Программа пребывания зарубежной делегации. Программа пребывания

«ПРОГРАММА ПРЕБЫВАНИЯ ДЕЛЕГАЦИИ» по дисциплине: «Деловой протокол»

Программа

Приезд делегации из Италии по установлению торговых отношений с фирмой «Красотка». Делегация представляет фирму «AVON». На протяжении 2 – ух лет фирмы поддерживают дружеские отношения, цель приезда этой делегации – заключить договор по продаже косметики марки «AVON», которые будут выпускаться на наших заводах, и распространяться по территории Украины.

Цель нашей делегации:

1. Достойно встретить делегацию из Италии, удобно разместить делегацию, выразить благодарность делегации за приезд.

2. Показать офисы нашей фирмы, а также провести выезд делегации на завод в городе Вишнёвое, находящийся в 15 км. от Киева.

3. Путешествие по культурным памятникам Киева.

4. Заключение договора и согласование условий договора, обсуждение требований нашей стороны.

5. Проводы делегации.

Состав делегации от фирмы « Opel »:

Ганн Мюллер – торговый представитель фирмы «AVON» в Украине.

Фридрих Шиллер – руководитель отдела закупок

Макс Бонн – заместитель директора фирмы « Opel »

Луиза Моне - переводчик

Срок пребывания делегации – 4 дней

Ответственные за приём делегации: Соловьёв А. Н. , Смирнов Н. П. ,

Фёдорова С. В, Овчаренко И. А.

Менеджер по работе с зарубежными партнёрами – Стрельцов Виктор Алексеевич. Тел +380 509869756

Директор фирмы - Смирнов Николай Петрович. Тел +380 994526741

Менеджер по продажам - Овчаренко Ирина Александровна.

Тел +380 952019653

Гид – переводчик – Фёдорова Светлана Викторовна. Тел +380 508635725

Дата Время Мероприятие Ответственный

8:00 Встреча делегации в Смирнов Н. В.

Аэропорту

16.10 9:00 Размещение делегации Смирнов Н. В.

в гостинице «Украина»

13:00 Гости приглашаются в Фёдорова С. В.

ресторан, где будет высказана

благодарность по поводу приезда

делегации

16:00 Ознакомительная поездка Фёдорова С. В.

по городу.

20:00 Прибытие в гостиницу. Фёдорова С. В.

21:00 Ужин в ресторане. Фёдорова С. В.

Освещение программы на Стрельцов В. А.

следующие дни. Соловьёв А. Н.

17.10 9:00 Завтрак в гостинице

10:30 Выезд из гостиницы Овчаренко И. А.

на автомобилях (5 машин)

11:00 -16:00 Посещение офисов Овчаренко И. А.

фирмы « Автодель», выезд делегации Стрельцов В. А.

на завод в городе Вишнёвое, путешествие Соловьёв А. Н.

по культурным памятникам Киева. Смирнов Н. В.

Фёдорова С. В.

16:30 Возвращение в гостиницу. Отдых. Овчаренко И. А.

Стрельцов В. А.

Соловьёв А. Н.

Смирнов Н. В.

19:00 Ужин в ресторане « Дубы Колдуны» Фёдорова С. В.

Посещение театра. Стрельцов В. А.

18.10 9:00 Завтрак в гостинице

10:30 Выезд из гостиницы Соловьёв А. Н.

11:00 Прибытие на офис. Торжественное открытие Стрельцов В. А.

переговоров. Выгода от сотрудничества Смирнов Н. П.

для обеих сторон соглашения. Овчаренко И. А. Предъявление и согласование требований сторон. Фёдорова С. В.

14:00 Обед в ресторане или кафе. Стрельцов В. А.

Смирнов Н. П.

Овчаренко И. А.

Фёдорова С. В.

15:30 Продолжение переговоров. Все те же

18:30 Возвращение в гостиницу. Овчаренко И. А.

Отдых. Фёдорова С. В.

20:00 Вечерний ужин. Шоу – программа. Смирнов Н. П.

Обсуждение переговоров. Фёдорова С. В.

Стрельцов В. А.

19.10

8:00 Завтрак в гостинице.

9:00 Выезд из гостиницы. Поездка по городу. Фёдорова С. В.

Покупка сувениров. Свободное время. Стрельцов В. А.

Прогулки. Соловьёв А. Н

13:00 Обед в кафе. Те же.

14:00 Поездка в офис Смирнов Н. П.

и продолжение переговоров. Стрельцов В. А.

Овчаренко И. А.

Фёдорова С. В.

16:00 Торжественное подписание контрактов. Те же.

17:00 – 23:00 Возвращение в гостиницу. Отдых.

Празднование заключения контракта в ресторане.

Салют. Шоу – программа. Поздравление. Вручение

подарков.

Все представители фирмы «Красотка»

20.10

11:00 Завтрак в гостинице. Отдых.

13:00 Обед в ресторане. Фёдорова С. В.

Поездка в гостиницу. Овчаренко И. А.

16:00 Проводы в аэропорту.

Обмен благодарностями, сувенирами,

приглашениями. Все представители фирмы «Красотка»

Расчёт расходов.

1. Встреча в аэропорту, размещение в гостинице на 4 дня.

9600 грн.

2. Обеды и ужины в ресторанах, кафе. 11400 грн.

3. Поездки (по городу, заказ автомобилей). 3000 грн.

4. Шоу – программы, салют, подарки. 8000 грн.

5. Посещение театра. 700 грн.

Общая сумма: 33700 грн.

«ПРОГРАММА ПРЕБЫВАНИЯ ДЕЛЕГАЦИИ» по дисциплине: «Деловой протокол» - 5.0 out of 5 based on 1 vote

К приезду зарубежной делегации готовятся две программы: общая , предназначенная для гостей, и подробная (рабочая) – для организаторов приема. Программа для гостей представляет собой расписанный по дням и числам график пребывания их в стране (изготавливается типографским способом и вручается всем членам делегации в начале визита). В рабочей программе отражаются все организационно-технические детали приема делегации:

1. Бронирование гостиницы или подготовка место проживания делегации

2. Определение мест питания

3. Персональный состав встречающих в аэропорту или на вокзале

4. Содействие в прохождении пограничного контроля

5. Получение и доставка багажа, транспортное обеспечение

6. Помощь в размещении в гостинице

7. Работу переводчиков и др.

8. Визит в посольство или консульство (при обоюдном согласии сторон; уровень приглашаемого сотрудника диппредставительства необходимо соотносить с уровнем делегации).

Официальный статус встречающего главы делегации должен соответствовать официальному статусу приезжающего главы делегации. При определении языка переговоров преимущество имеет язык принимающей стороны. При выборе подарка необходимо учесть существующее официальное и протокольное старшинство внутри делегации. Организация (учреждение), принимающая зарубежную делегацию, обеспечивает своевременное разъяснение своим гостям основных положений указанных документов, точное выполнение установленных в отношении иностранных граждан правовых норм, а также несет ответственность за своевременное оформление документов на право пребывания их в Республике Беларусь, передвижение по территории страны и на въезд из Республики Беларусь по истесении определенного им срока пребывания.

Права и обязанности членов зарубежных делегаций в Республике Беларусь регламентируется следующими основными документами:

· Законом Республики Беларусь «О правовом положении иностранных граждан в Республике Беларусь» № 2339 – ХІІ от 3 июня 1993г.

· Правилами пребывания иностранных граждан и лиц без гражданства в Республике Беларусь, утвержденными постановление Совета Министров Республики Беларусь № 1654 от 25 октября 1999г.

· Положением о депортации иностранных граждан и лиц без гражданства Республики Беларусь, утвержденными постановлением Совета Министров Республики Беларусь № 1653 от 25 октября 1999г.

· Инструкцией о порядке выдачи иностранным гражданам и лицам без гражданства виз Республики Беларусь, утвержденной МИД, МВД и Главным управлением пограничных войск Республики Беларусь.

Деловая виза выдается на срок 90 дней консульскими учреждениями. Приглашение принимающей стороны является основанием для получения зарубежным партнером визы на въезд в страну. Принимающая сторона обязана в течении трех суток, исключая праздничные и выходные дни, позаботиться о регистрации паспортов зарубежных гостей в органах внутренних дел.

Исследователь А.Тряпицина перечисляет несколько компонентов процесса межкультурного взаимодействия :

Стиль культурного поведения,

Культура быта и труда,

Культура управления и т.д.

Все эти компоненты имеют прямое отношение к имиджу делового человека. Что ещё раз подтверждает необходимость обучения деловой этики и деловому этикету разных стран. В связи с расширением международных культурных связей Республики Беларусь менеджерам СКС необходимо строить свой имиж с учётом различий в восприятии стереотипа делового человека, сложившегося в разных культурах.

В последнее время эти вопросы широко освящаются в научной и научно-популярной литературе: практических пособиях Л.В.Лойко и Г.Н.Михалькевича «Приём зарубежной делегации» и «Протокол и этикет международного общения», И.И.Калачёвой «Молодёжь и поликультурное образование в высшей школе», книги Р.Льюиса Д. «Деловые культуры в межународном бизнесе. От столкновения к пониманию», Д.Холла «Как понять иностранца без слов», Д.Честара «Деловой этикет». Популярные серии изданий познавательно-развлекательного характера, которые знакомят с культурными особенностями стран: «Настольная книга бизнесмена», «Эти странные Американцы», «Эти странные Шотланцы» и др.

16 ноября объявлен ЮНЕСКО Международным днём толерантности. Обучение толерантности имеет большое практическое значение для личностного роста менеджера СКД и его профессионального совершенствования. Модель профессионала, включающего в свой имидж качества толерантной личности важна и своевременна, для жизнедеятельности в многонациональном мире. Для предпринимательской деятельности необходимо умение принимать решения, находить быстрые и адекватные способы реагирования на складывающиеся ситуации. Но это не представляется возможным без умения вести диалог с другим человеком, природой, обществом. Вести диалог – это значит взаимодействовать, а главным условием взаимодействия как отмечает В.В. Шалин, является толерантность [Шалин В.В. Толерантность. Ростов н/Д, 2000].

Белорусским предпринимателям в новом веке предстоит решать важную задачу интеграция республики в европейское и всемирное сообщество. Культура национального общения — необходимое условие формирования имиджа делового человека. Принципы поликультурного (многокультурного) образования выполняют функции адаптации, выживаемости, повышения стрессоустойчивости личности. Элементы культуры делового человека, способствующие установлению позитивного диалога представлены на схеме 6.[ И.И. Калачева c.115.]

Прием иностранной делегации

Профессиональное училище № 71

«Прием иностранной делегации»

Проверила: мастер группы 103

Выполнила: учащаяся группы 103

Список используемой литературы

Подготовка встречи делегации в крупных компаниях занимается протокольный отдел. В некоторых фирмах создается специальный оргкомитет. Но обычно протокольной отдел и оргкомитет заменяет офис – менеджер или секретарь.

В этой ситуации перед офис – менеджерами и секретарями встает ряд вопросов о том. Как правильно подготовиться к приему делегаций на фирме. Как подготовиться помещение для переговоров? Как приготовить и подать чай и кофе участникам переговоров.

В некоторых фирмах заведен четкий порядок работы с зарубежными партнерами. Приему делегации предшествует переписка. Секретарь по определенному образцу составляет письмо – приглашение. Партнеры извещают о своей готовности к приезду примерно за месяц. За это время согласовывается дата, время прибытия, должность партнеров. В ответ принимающей стороне направляется письмо сотрудничестве.

Текст приглашения должен содержать следующие данные о партнере:

Число, месяц и год рождения

Пол, гражданство. номер паспорта

Цель поездки (переговоры, выставка, семинары и т.д.)

Дату въезда и выезда из страны

Наименование принимающей организации

Фамилию и должность лица, подписавшего соглашения

Срок пребывания определяется деловой целесообразностью. Приглашение направляется в виде телекса или письма, и оно является достаточным основанием для получении я визы.

Минимальный срок обращение за визой в российское посольство или консульство составляет 5 дней, для получения многократной визы 14 дней.

Для получения визы иностранному партнеру следует предоставить следующие документы:

Письмо – запрос на визу от иностранной фирмы.

Российскую визовую анкету.

В ряде случаев двусторонними межгосударственными соглашениями предусматривается безвизовый въезд в нашу страну.

Иностранные граждане проживают на территории Российской Федерации по паспортам, зарегистрированными согласно «Правилам пребывания иностранных граждан».

Свой паспорта иностранные граждане представляют для регистрации по прибытии в пункт назначения в течении 3 дней, исключая праздничные и выходные дни.

От регистрации освобождаются:

Лица, имеющие дипломатические паспорта и члены их семей.

Лица, имеющие паспорт ООН, и члены из семей.

Лица, прибывшие на сток до 3 суток, не считая праздничных и выходных дней.

Лица, не достигшие 18 летнего возраста.

Лица, следующие транзитом через территорию Российской Федерации.

Иностранные туристы, совершающие круизы.

Принимающие организации регистрируют своих деловых партнеров, прибывших по приглашению, на срок не более 3 месяцев.

Встреча в аэропорту (на вокзале)

Встреча делегации в аэропорту (на вокзале) открывает визит. Прото­кол встречи предусматривает соблю­дение ряда правил.

На встречу, делегации следует вы­езжать в таком составе, который соот­ветствует статусу приезжающих гос­тей. Однако протокол разрешает, что­бы в процедуре встречи вместо перво­го лица принял участие его замести­тель. Главного встречающего сопро­вождают 2-3 члена принимающей де­легации, включая переводчика. При этом количество встречающих не должно превышать число гостей.

В момент встречи с прибывшей делегацией главный представитель встречающих первым подходит к главе иностранной делегации и назы­вает свою фамилию, имя, отчество, должность. В ответ представляется гость. Если он прибывает с супругой, то на встрече присутствует супруга главного встречающего. Происходит их взаимное представление.

После этого главный встречаю­щий представляет сопровождающих его лиц в соответствии с их служеб­ным положением. Но если в их сос­таве есть женщины, он представляет их первыми. Глава иностранной деле­гации называет своих спутников. Да­мам преподносятся цветы (при встрече в аэропорту, на вокзале цве­ты вручают в целлофановой упаков­ке). После короткой процедуры вза­имных приветствий гости, в сопро­вождении встречающих, в автомоби­лях направляются в гостиницу.

Главный гость и главный встреча­ющий садятся в первую машину. По протоколу наиболее почетное место находится на заднем сиденье справа. Это место и предназначается главно­му гостю. Вторым почетным местом считается заднее сиденье слева.

Машина подается правой дверцей к тротуару. Дверцу машины откры­вает кто-нибудь из встречающих или водитель машины. Первым садится и выходит почетный гость. Главный встречающий обходит машину сзади и садится в автомобиль через левую дверцу после того, как в машину сел почетный гость. Переводчик занима­ет место на переднем сиденье рядом с шофером. Если в машине едет еще один пассажир, он занимает место между главным гостем и главным встречающим, либо, если машина большая, на откидном сиденье.

В тех случаях, когда условия не позволяют подать автомобиль с пра­вой стороны, почетный гость первым садится в машину через левую двер­цу, остальные следуют за ним. По прибытии на место машина паркует­ся так, чтобы свободным был выход с правой стороны.

В том случае, когда глава иност­ранной делегации прибывает вместе с супругой и во встрече участвует супруга главного встречающего, да­мам подается вторая машина, и они занимают в ней места по той же схе­ме, по которой происходила рассад­ка в первой машине.

Если при встрече используется личный автомобиль, а за рулем нахо­дится встречающий член российской делегации равного с гостем ранга, он приглашает гостя сесть рядом с собой. В данном варианте это место

читается самым почетным. Дамам место на переднем сиденье по протоколу предлагать не принято.

К моменту приезда делегации в гостиницу там все должно быть подготовлено сотрудниками организа­ции (протокольный отдел, управле­ние делами, секретарь-референт). Для того чтобы не было накладок, следует заранее знать, сколько ожи­дается мужчин, сколько женщин, супружеских пар, какого уровня но­мера им предоставлены. Вопрос об оплате решается на стадии согласо­вания, и к моменту приезда делега­ции все необходимые платежи уже должны быть произведены.

Встречающие официальные лица прощаются с гостями в вестибюле гостиницы, договорившись с руково­дителем делегации о протокольном визите к руководителю учреждения, так называемом визите вежливости. С гостями до момента расселения остается переводчик и представи­тель протокольного отдела или адми­нистративно-хозяйственной службы, которые помогают им пройти поло­женные формальности.

После устройства в гостинице членам делегации предоставляется личное время в соответствии с прог­раммой.

Прежде чем начать деловую часть визита, глава прибывшей деле­гации в соответствии с общеприня­той практикой наносит визит вежли­вости руководителю принимающей организации. Визит вежливости яв­ляется протокольным ответом за проявленное внимание, за встречу при приезде. В процессе визита, кроме того, еще раз согласовывается программа пребывания, высказыва­ются, если есть необходимость, до­полнительные просьбы и пожелания.

Рассмотрим протокол визита веж­ливости.

В назначенное время в вестибюле первого этажа офиса принимающей организации главу приехавшей деле­гации, сопровождаемого переводчи­ком, встречает секретарь-референт или помощник руководителя, сот­рудник протокольного отдела и про­вожает их в кабинет руководителя организации (если нет специального помещения для приема иностран­цев). Руководитель встречает гостей, выйдя из-за рабочего стола пример­но на середину кабинета. Перевод­чик представляет гостя хозяину.

По сложившейся традиции, гостя приглашают сесть на диван, стоящий в гостевой части кабинета. Это по­четное место. Хозяин кабинета зани­мает кресло слева от дивана. В ре­зультате, как и полагается по этике­ту, гость сидит по правую руку от хозяина. Если они оба садятся на ди­ван, то гостя следует пригласить сесть с правой стороны от хозяина. Если гость прибыл с дамой, то в та­ком случае на самое почетное место, по правую руку от хозяина, пригла­шают сесть даму, а по левую руку — гостя. Переводчик занимает место произвольно.

Не полагается принимать почет­ных гостей сидя за своим письмен­ным столом или во главе стола для за­седаний. Такое расположение собе­седников относительно друг друга создает моральное преимущество для хозяина, атмосферу его доминирова­ния в общении. Беседу начинает хозяин. Первые фразы должны носить светский характер. Только после этого возможно обсуждение деловых воп­росов, связанных с программой.

Поскольку визит вежливости длится не более 20-30 минут, уже че­рез 5-7 минут секретарь может по­дать угощение: чай, кофе, прохлади­тельные напитки, конфеты (в короб­ке), печенье, фрукты Спиртные на­питки не подаются. Естественно, что все угощение, кроме чая и кофе, мо­жет быть накрыто на журнальном столе до прихода гостей.

В завершение беседы гостю могут быть вручены фирменные сувениры. Инициатива ухода принадлежит гос­тю. Хозяин встречи провожает иностранного коллегу до дверей ка­бинета. Дальше, до выхода из зда­ния, гостей провожает тот сотрудник учреждения, который их встречал.

Переговоры имеют целью найти приемлемое решение взаимо актуаль­ной для партнеров проблемы. Они могут пройти успешно или завер­шиться неудачей. Во многом их успех решается тем, как переговоры подго­товлены организационно и по содер­жанию, как проработаны их будущие стратегия и тактика.

На первом этапе, в период подго­товки, обе стороны анализируют проблему, интересы участников в ее разрешении; формируется общий подход и собственная позиция на пе­реговорах; определяются их возмож­ные результаты. Готовятся докумен­ты (заявления, протоколы, проекты договоров, соглашений, контрактов), переводятся на рабочий язык пере­говоров. Составляется досье по вопросам, намеченным для обсуждения. Собираются официальные справки, рекламные проспекты, пресса, ана­литические материалы о фирме-партнере. А также о собственной фирме в аспекте, интересном для участников переговоров.

Второй этап - собственно ход пе­реговоров.

Третий - анализ достигнутых ре­зультатов.

В данной статье основное внима­ние будет уделено организационно-протокольной стороне переговоров.

По взаимной договоренности оп­ределяется время, место, регламент переговоров. При этом окончатель­ное решение предоставляется приг­лашенной стороне. Местом перего­воров могут быть служебное поме­щение принимающей стороны либо нейтральная территория. Регламент работы в течение дня рекомендует­ся в пределах полутора-двух часов. Если затрачивается больше време­ни, то переговоры проводятся с пе­рерывом.

Помещение для переговоров должно быть чистым, светлым, не­шумным. Стол переговоров должен быть соответствующей конфигура­ции (круглый, квадратный, прямоу­гольный) и размера. Уделяется вни­мание оформлению помещения. На столе переговоров могут быть распо­ложены государственные флаги (флажки) стран-участниц. По прото­колу, одновременно выставляемые флаги (флажки) разных стран долж­ны быть одинакового размера и раз­мещены на одном уровне. Зал может быть украшен цветами. На столе раскладывают блокноты, листы бу­маги, карандаши, ручки. Не полагается оставлять никаких документов бумаг, кроме переговорных.

Если на столе для переговоров стоят пепельницы, курить нельзя. В таком случае полагается подготовить помещение для курения.

Должно быть приготовлено и все необходимое для фиксирования хода переговоров в соответствии с договоренностью (протокол, стенограмма, аудиозапись).

Телефоны, пейджеры, сотовая связь в период переговоров не должны мешать работе. На входной двери должна быть табличка о переговорах с просьбой не входить. Обстановка переговоров должна быть спокойной и конфиденциальной.

На стол переговоров еще до начала ставят бутылки с минеральной водой, стаканы или фужеры, на один-два больше числа участник.

В перерыве подается угощение: чай, кофе, бутерброды, фрукты, т.п. Желательно еду организовать в отдельном помещении. Если такой возможности нет, угощение вносят в зал заседания. Персонально обслуживаются только руководители делегаций, остальные участники обслуживают себя сами. Алкогольные напитки могут быть предложены только после завершения переговоров и подписания протоколов.

Обслуживание переговоров иностранной делегацией производят только секретарь руководителя и сотрудницы учреждения. Официанты и буфетчики не привлекаются

Делегация принимающей стороны в полном составе ждет гостей в комнате зала для переговоров. Состав делегации, должностной статус руководителя определяют на основе паритета. Делегации имеют равный уровень полномочий.

После прибытия делегации гос­тей происходит процедура офици­ального представления. Руководите­ли делегаций обмениваются визит­ными карточками.

Для удобства ведения перегово­ров заранее готовится «Протоколь­ный список присутствующих» с ука­занием фамилии, имени (для росси­ян и отчества), должности, места ра­боты членов делегаций.

После того как произошло предс­тавление, руководитель принимаю­щей делегации приглашает всех за стол переговоров.

Рассадка за столом двусторонних переговоров в составе делегации мо­жет быть проведена с использовани­ем одного из следующих вариантов:

1. Главы делегаций располагаются на первых местах во главе прямоу­гольного стола, переводчики сбоку от каждого. Далее за столом - за­меститель и члены делегаций в соот­ветствии с должностным рангом (по убывающей).

2. Главы делегаций занимают мес­та в центре прямоугольного стола напротив друг друга. По правую руку каждого из них располагаются замес­тители, по левую - переводчики. Ос­тальные члены делегации занимают места с правой и левой стороны в со­ответствии с должностным рангом.

3. Делегации располагаются за круглым столом по схеме варианта №2.

Если двусторонние переговоры происходят «с глазу на глаз» между «хозяином кабинета» и главным гос­тем, то для рассадки может быть ис­пользован протокол по схеме «Визи­та вежливости». Второй вариант -

«хозяин кабинета» предлагает про­вести переговоры за специальным столом и приглашает гостя сесть нап­ротив.

Некоторые вопросы, касающиеся правил поведения участников пере­говоров.

Переговоры протекают при соб­людении правил субординации. По протоколу переговоры ведут руково­дители делегаций. Остальные члены делегации вступают в разговор толь­ко по приглашению своего лидера.

Строго соблюдается дисциплина присутствия: не принято покидать комнату переговоров, за исключени­ем случаев, связанных с потреб­ностью в медицинской помощи.

В случае деловой необходимости делегация может попросить о пере­рыве в заседании.

Для успешного продвижения по пути переговоров члены делегации должны не только владеть профес­сиональными знаниями и навыками ведения переговоров, но и обладать серьезной подготовкой в области де­лового общения, знать принципы, нормы и правила делового этикета. К числу его главных принципов отно­сятся: принцип уважения достоин­ства личности, принцип целесооб­разности действий, принцип эстетиз­ма, принцип уважения традиций и обычаев других народов.

Участникам переговоров необхо­димо понимать ситуацию общения, находить наиболее приемлемую ли­нию поведения. Владеть правилами речевого этикета - обращения и привлечения внимания, приветствия, согласия и несогласия, одобрения и неодобрения, внесения предложения, извинения, комплимента. Использования

грамматических и лексических норм, позволяющих вести перегово­ры в дипломатической форме.

Нужно следить за содержанием и формой своей речи с учетом обще­ния через переводчика: говорить четко, точно формулировать мысль, быть немногословным. Важно слу­шать и слышать собеседника. Твер­дость в отстаивании интересов своей компании, организации должна со­четаться с уважением позиций и пот­ребностей партнеров.

Нужно быть корректным, то есть ориентироваться на нормы «прилич­ного» поведения в любых, в том числе в острых, конфликтных случаях. Необ­ходимо контролировать свои движе­ния, жесты, мимику и адекватно инте­рпретировать реакцию собеседников.

Этикет в силу своей нормативности предъявляет строгие требования к стилю самоподачи участников переговоров, в том числе к деловому стилю их одежды на переговорах.

«___» ______________ 0000 г

Пребывание немецкой делегации в количестве 4-х человек, прибывающих АО «Интеркаонтинет» для решения вопросов по взаимному сотрудничеству

Состав делегации: Герман фон Бегр – президент фирмы «Ориент»

Эрих Крамер – руководитель отдела внешних сношений,

Фриц Вольф – руководитель отдела закупок,

Хельга Редигер – переводчик.

Срок пребывания – 00 дня.

Ответственней за прием делегации – Сидоров Александр Анатольевич

Международные переговоры. Зачёт. Шпаргалки / Программа пребывания делигации

Программа пребывания делегации

До приезда иностранной делегации принимающая сторона должна разработать две программы ее пребывания в стране:

Общую программу, предназначенную для гостей;

Подробную программу, которая включает технические детали, необходимые для принимающей стороны, заинтересованных лиц и ор­ганизаций.

Общая программа включает в себя информацию о следующих вопросах.

1. Встреча делегации.

2. Деловая часть программы (переговоры, встречи, беседы).

3. Приемы (завтраки, обеды и т.д.).

4. Культурная программа.

5. Поездки по стране.

6. Проводы делегации.

Что касается подробной программы, то в ней во избежание срывов и накладок необходимо отразить все организационные моменты, связанные с приемом иностранной делегации. Так, в частности, встреча делегации требует от принимающей стороны проработки таких вопро­сов, как:

Персональный состав встречающих;

Участие (в случае необходимости) представителей прессы, радио, телевидения;

Размещение в гостинице и т.д.

Встреча делегации в аэропорту (на вокзале) открывает визит. Про­токол встречи предусматривает соблюдение ряда правил.

На встречу делегации следует выезжать в составе, соответствую­щем статусу приезжающих гостей. Однако протокол разрешает, чтобы в процедуре встречи вместо первого лица принял участие его замести­тель. Главного встречающего сопровождают 2-3 члена принимающей делегации, включая переводчика. При этом количество встречающих не должно превышать число гостей.

В момент встречи с прибывшей делегацией главный представитель встречающих первым подходит к главе иностранной делегации и называет свою фамилию, имя, отчество, должность. В ответ представляется гость. Если он прибывает с супругой, то на встрече присутствует супру­га главного встречающего. Происходит взаимное представление.

После этого главный встречающий представляет сопровождающих его лиц в соответствии с их служебным положением. Но если в их со­ставе есть женщины, он представляет их первыми. Глава иностранной делегации называет своих спутников. Дамам преподносятся цветы. После короткой процедуры взаимных приветствий гости в сопровож­дении встречающих в автомобилях направляются в гостиницу. Глав­ный гость и главный встречающий садятся в первую машину. По про­токолу, наиболее почетное место находится на заднем сиденье справа. Это место и предназначается главному гостю. Вторым почетным ме­стом считается заднее сиденье слева.

Переводчик занимает место на переднем сиденье рядом с шофером. Если при встрече используется личный автомобиль, а за рулем - встречающий равного с гостем ранга член российской делегации, он приглашает гостя сесть рядом с собой. В данном варианте это место считается самым почетным.

К моменту приезда делегации в гостиницу там все должно быть подготовлено сотрудниками организации (протокольный отдел, управление делами, секретарь-референт). В случае если глава делега­ции прибывает с супругой, принимающая сторона должна предусмот­реть специальную программу или отдельные мероприятия в общей программе для супруги гостя и супруг лиц, сопровождающих его. Про­граммы бывают также внешние (для иностранной делегации) и внут­ренние. Во внешней программе нет лиц, ответственных за прием, со­провождение, проведение мероприятий. Во внутренней программе указываются: дата, место, мероприятие, его цель, сроки, сопровож­дающие, ответственный за проведение мероприятия. Внутренняя про­грамма утверждается руководителем принимающей организации.

При составлении программы внимание принимающей организации должно быть сосредоточено на основной цели визита (переговоры, встречи, беседы и т.д.). Самое главное в программе - ее сбалансирован­ность. С одной стороны, она должна удовлетворять профессиональным интересам делегации, с другой - носить и общеобразовательный харак­тер. Корректировка программы возможна, но в исключительных случа­ях и в самом минимальном размере.

Для гостей, прибывших на переговоры, обязательно планируют развлекательную программу - посещение театров, концертов, ресто­рана (организация банкета), знакомство с достопримечательностями и т.п. В чужой стране приглашают хозяева. В своей - инициатор пере­говоров. Отсутствие приглашений обычно означает намек на потерю интереса к партнеру. Как правило, платит тот, кто приглашает, исключение составляет Германия. Надо уточнить, кто платит, поскольку может оказаться, что предполагается, что каждый за себя.

В ряде европейских стран принято за деловым обедом переходить к вопросам, составляющим предмет переговоров, только после кофе. Во Франции за обедом полагается говорить об искусстве, в Англии - о спорте и т.д. Эти ритуалы имеют добротную психологическую основу: после насыщения участники находятся в благодушном настроении и им легче договориться. Кофе же активизирует умственную деятельность.

Программа пребывания зарубежной делегации фирмы-партнера

Прибывающая сторона — немецкая языковая школа. Данная языковая школа является частной организацией, занимающейся обучением клиентов иностранным языкам. Делегация состоит из директора языковой школы и двух преподавателей. Директор — Мария Бергер. Преподаватель английского языка — Ингрид Хольманн, преподаватель немецкого языка (ст. преподаватель) — Ута Маер.

Принимающая сторона — студия иностранных языков в г. Вологда, сфера деятельности которой является обучение иностранным языкам. Директор языковой студии — Попова Анна Владимировна.

Цель визита — обмен педагогическим опытом преподавания языков, знакомство с русской культурой, обычаями, практика иностранного языка.

Даты визита: 01.02.2013 — 04.02.2013.

16:00 Встреча делегации на вокзале. Ответственный за встречу — директор принимающей стороны Попова Анна Владимировна.

16:00 — 16:30 сопровождение делегации в отель «Атриум».

17:00 — 18:00 регистрация делегации в отеле, размещение в номерах отеля. Ответственный — преподаватель-переводчик Смирнова Юлия Борисовна.

18:00 — 19:00 ужин в ресторане отеля. Ответственный — преподаватель-переводчик Смирнова Юлия Борисовна.

10:00 встреча делегации в отеле. Завтрак в ресторане отеля. Ответственный — преподаватель-переводчик Смирнова Юлия Борисовна.

11:00 Визит делегации в языковую студию. Ответственный за проведение встречи — офис-менеджер языковой студии Сорокина Анастасия Леонидовна.

11:30 или 11:45 Начало прогулки по городу. Ответственный за маршрут и рассказ о городе преподавателя английского языка Воронова Наталья Юрьевна. Ответственный за перевод — преподаватель-переводчик Смирнова Юлия Борисовна.

13:00 Сопровождение делегации на обед. Место обеда — ресторан Красный Мост. Ответственный — преподаватель-переводчик Смирнова Юлия Борисовна.

14:00 до 16:00 предоставление отдыха гостям. Гостей провожают в отель. Ответственный — преподаватель-переводчик Смирнова Юлия Борисовна.

16:00-16:30 сопровождение гостей в языковую студию. Ответственный — преподаватель-переводчик Смирнова Юлия Борисовна.

17:00 проведение семинара по методике преподавания иностранных языков. Ответственный за организацию рабочего кабинета для семинара — офис-менеджер языковой студии Сорокина Анастасия Леонидовна. Ответственный за проведение семинара — преподаватель английского языка Костина Екатерина Николаевна.

19:00 чаепитие с учениками студии в неформальной обстановке. Ответственный — преподаватель-переводчик Смирнова Юлия Борисовна.

20:00 иностранную делегацию провожают в отель. Ответственный — преподаватель-переводчик Смирнова Юлия Борисовна.

20:30 ужин в ресторане отеля по желанию представителей делегации. Ответственный — преподаватель-переводчик Смирнова Юлия Борисовна.

11:00 культурная программа. Посещение Вологодского Кремля, Музея Кружева. Ответственный за организацию экскурсий в музеях — преподаватель английского языка Воронова Наталья Юрьевна. Ответственный за перевод — преподаватель-переводчик Смирнова Юлия Борисовна.

12:00 обед. Сопровождение иностранной делегации в ресторан Красный мост. Ответственный — преподаватель-переводчик Смирнова Юлия Борисовна.

13:00-15:30 сопровождение гостей в отель. Предоставление свободного времени. Отдых. Ответственный — преподаватель-переводчик Смирнова Юлия Борисовна.

15:30-16:00 сопровождение гостей с языковую студию для проведения демо-уроков. Ответственный — преподаватель-переводчик Смирнова Юлия Борисовна.

16:15 проведение открытого демо-урока в студии преподавателем студии принимающей стороны. Ответственный за подготовку рабочего кабинета, размещение учеников, преподавателей и гостей студии — офис-менеджер Сорокина Анастасия Леонидовна. Ответственный за проведение урока — преподаватель немецкого языка Северова Мария Николаевна. Продолжительность урока 45 минут.

17:15 проведение открытого демо-урока одним из преподавателей иностранно делегации. Ответственный за проведение урока преподаватель английского языка

18:00 — 18:30 сопровождение делегации с отель. Ответственный — преподаватель-переводчик Смирнова Юлия Борисовна.

19:00 ужин в ресторане отеля. Ответственный — преподаватель-переводчик Смирнова Юлия Борисовна.

11:00-11:30 сопровождение делегации в языковую студию. Ответственный — преподаватель-переводчик Смирнова Юлия Борисовна.

11:30 семинар, посвященный обсуждению проведенных уроков. Ответственный за подготовку рабочего кабинета и размещение преподавателей и гостей студии — офис-менеджер Сорокина Анастасия Леонидовна. Ответственный за проведение семинара — преподаватель английского языка Костина Екатерина Николаевна. Продолжительность семинара 2 часа 30 минут.

14:00 сопровождение делегации в ресторан Красный мост на обед. Ответственный — преподаватель-переводчик Смирнова Юлия Борисовна.

15:00 сопровождение делегации в отель. Ответственный — преподаватель-переводчик Смирнова Юлия Борисовна.

17:00 выписка из отеля и сопровождение делегации на вокзал. Ответственный — преподаватель-переводчик Смирнова Юлия Борисовна.

Встречает делегацию ответственный за встречу прибывающей стороны, директор вологодской языковой студии, который подписывал приглашение, и переводчик-преподаватель Смирнова Юлия Борисовна. Переводчика-преподавателя выбирает директор из числа преподавателей студии, владеющих немецким языком. При посадке в автомобиль сначала садится директор немецкой студии справа по ходу движения (первое почетное место), слева должен сидеть преподаватель старший по званию (второе почетное место), младший по званию преподаватель должен сидеть в середине, чтобы не мешать сидящему на почетном месте при выходе. За руль садится директор принимающей стороны и рядом преподаватель-переводчик. Делегацию отвозят в гостиницу или в другое место, где решено было их разместить.

Ответственный за ужин заранее узнает у прибывающей стороны о том, что они предпочитают, и договаривается о соответствующем меню с руководством ресторана.

Ответственный за завтрак заранее узнает у прибывающей стороны о том, что они предпочитают, и договаривается о соответствующем меню с руководством ресторана.

Ответственный за визит делегации офис-менеджер языковой студии Сорокина Анастасия Леонидовна подготавливает кабинет для встречи делегации и предоставляет директору студии Поповой Анне Владимировне программу пребывания гостей. На встрече присутствуют преподаватель переводчик Смирнова Юлия Борисовна, преподаватели английского языка Воронова Наталья Юрьевна и Костина Екатерина Николаевна, немецкого языка — Северова Мария Николаевна, а также преподаватель испанского языка Меньшиков Игорь Алексеевич. Во время визита в языковую студию директор принимающей стороны сообщает гостям программу пребывания, наиболее важные ее пункты, вносит необходимые изменения по требованию гостей, происходит знакомство с преподавателями студии. Продолжительность 30-45 минут, за специально предназначенным для этого столом. На столе находятся фрукты, вода, если кто курит — сигареты, после 15 минут беседы подается чай или кофе.

Во время прогулки по городу происходит знакомство с основными достопримечательностями и культурой города. Продолжительность примерно около часа. Ответственным за прогулку назначается преподаватель английского языка Воронова Наталья Юрьевна, которая заранее (до приезда делегации) подготавливает программу маршрута, представляет ее гостям и корректирует ее, следуя предпочтениям прибывающей стороны. Кроме того, делегацию сопровождает преподаватель-переводчик Смирнова Юлия Борисовна, чтобы избежать какого-либо непонимания русской речи. Продолжительность прогулки по городу 1 час. Во время прогулки гости посещают набережную города, кремлевскую площадь, памятник В.И. Ленину, центральную площадь и вечный огнь. Затем гости проходят к пешеходному мосту к памятнику первому фонарю. Во время прогулки преподаватель английского языка Воронова Наталья Юрьевна рассказывает о достопримечательностях, истории и жизни Вологды и вологжан.

После прогулки делегацию сопровождают в ресторан. Ответственный за обед заранее узнает у прибывающей стороны о том, что они предпочитают и договаривается о соответствующем меню с руководством ресторана. При этом принимается во внимание не только меню, но и уровень обслуживания в ресторане, сервировка стола. Сопровождающие должны помочь гостям без труда найти свое место. Если есть мужчины, то они прежде чем сесть помогают сесть женщинам. Сидеть на стуле необходимо так, чтобы было удобно есть, отдыхать и вместе с тем не мешать рядом сидящим. При этом нужно держать осанку, не разваливаться и не сутулиться. Туловище от края стола находится на ширину четырех сложенных пальцев. До еды руки находятся на коленях, а во время еды — слегка прижаты к туловищу. На стол можно опираться только запястьями. Салфетку, предназначенную для предохранения и вытирания губ, сложив пополам, кладут на колени. Инициатива окончания обеда принадлежит гостям. Обед длится час или полтора часа. Завтраки и ужины проходят в отеле.

Проведение семинара. Тема семинара и обсуждаемые вопросы устанавливаются заранее. Кабинет для проведения семинара должен быть чистым, проветренным. На столе должны стоять бутылки с минеральной водой. Если первые лица делегации не курят, то лучше от курения воздержаться. Во время семинара могут быть поданы чай или кофе. Когда гости входят в кабинет, директор языковой студии показывает им их места на другом конце стола, на столе также можно расставить таблички с именами, чтобы проблемы с рассадкой гостей и участников семинара не возникало . Продолжительность семинара 1час 30 минут.

После семинара проходит чаепитие с учениками студии в неформальной обстановке. Ученикам предоставляется возможность пообщаться с иностранными гостями, задать интересующие их вопросы. Беседа проходит на иностранном языке, что также способствует практике речи изучаемого языка. Как учащимся студии, так представителям делегации необходимо познакомиться, так как на следующий день запланировано проведение демо-уроков.

Во время проведения демо-урока преподаватели вологодской языковой студии, члены иностранной делегации, преподаватели студии и ее директор присутствуют на уроке в качестве наблюдателей. То же самое происходит при проведении второго демо-урока преподавателем иностранной делегации. Темы этих двух уроков оговариваются заранее, чтобы и принимающая сторона и гости студии могли без проблем подготовиться к урокам.

Во время семинара проводится выявление ошибок, высказывание замечаний, обмен опытом. Семинар проводится в неформальной обстановке, подаются чай, кофе, минеральная вода. В течение второй части семинара подводятся итоги всего периода пребывания делегации, высказываются слова благодарности за визит, за оказанную методическую помощь и советы, вручаются подарки с логотипами языковой студии принимающей стороны (различные канцелярские принадлежности: набор ручек, блокноты), сувениры с национальными логотипами, производится договоренность о дальнейшем сотрудничестве и обмене опытом.

Сопровождают иностранную делегацию на вокзал преподаватель-переводчик Смирнова Юлия Борисовна и директор принимающей стороны Попова Анна Владимировна.

Принимать зарубежных партнеров волнительно и очень ответственно. Особенно, если они прибывают с официальным визитом. Чтобы не ударить в грязь лицом, к торжественному мероприятию следует тщательно подготовиться.

Правила протокола в настоящее время кажутся несколько старомодными. Но не соблюдать их так же глупо, как не снимать шляпу при входе в церковь или обувь при входе в мечеть. В сущности, не всё уж так бессмысленно в этих торжественных пустяках...

Ф ранцузский дипломат Жюль Камбон

Составлять программу пребывания зарубежных гостей и организовывать для них прием необходимо на основе общепринятой протокольной практики. Деловой протокол устанавливает нормы и правила поведения, помогает внести ясность в отношения сторон, а значит, быстрее прийти к соглашению по всем вопросам. Неправильная рассадка гостей, нарушение порядка переговоров могут испортить отношения между деловыми партнерами. Чтобы этого не произошло, постарайтесь учесть все нюансы.

ТИПЫ ВИЗИТОВ

Для начала определите, какого типа визит планируется. По степени торжественности приема традиционно различают:

• официальные визиты;
• рабочие визиты;
• частные визиты.

Кроме того, выделяют государственные визиты (визиты глав государств) и визиты проездом.

Подробнее рассмотрим официальный и рабочий визиты.

Официальный визит отличается особой значимостью и торжественностью. Он включает большое количество церемоний и мероприятий. В ходе официального визита обычно решаются вопросы долгосрочного сотрудничества, определяются основные направления совместной работы по важным перспективным проектам.

Рабочий визит подразумевает, что гости прибывают с конкретными деловыми целями: провести переговоры, консультации, рабочие встречи, подписать договоры и соглашения. В отличие от официального, рабочий визит занимает не так много времени и все мероприятия в его рамках проводятся при более скромном протокольном оформлении.

ПОДГОТОВКА К ВИЗИТУ

Визит иностранной делегации согласовывается сторонами заранее, чтобы на подготовку осталось достаточно времени. В особо торжественных и ответственных случаях в страну предварительно прибывают представители зарубежной компании, чтобы принять участие в подготовке приема, проверить состояние всех объектов и мест посещения, оценить условия размещения и обслуживания.

Стороны должны обсудить:

• точные сроки визита;
• численность и состав делегаций;
• порядок въезда в страну (пограничный, таможенный контроль);
• программу визита;
• организационно-финансовые вопросы (оплату гостиницы, питания, транспорта и т.п.).

Необходимо определить все статьи расходов, составить предварительную смету приема, включить в нее непредвиденные траты и согласовать с руководством.
Важно! Позаботьтесь о том, чтобы прибытие и отъезд зарубежной делегации не пришлись на выходные или праздничные дни. В противном случае обеспечить необходимый уровень торжественности будет непросто.

Документы на въезд

Перед визитом представителей иностранного государства нужно быстро и юридически грамотно решить ряд вопросов: позаботиться об оформлении въездных документов, учесть особенности пограничного и таможенного контроля, миграционного учета. В некоторых случаях гостям может понадобиться официальное приглашение или помощь с выдачей въездной визы.

Программа визита

Обычно составляются две программы:

• общая – для гостей;
• подробная (рабочая) – для организаторов приема.

Если визит официальный, в общую программу может включаться программа для супруг членов делегации. Общая программа представляет собой расписанный по дням и часам график мероприятий для зарубежных партнеров. В начале визита организаторы вручают гостям общую программу на русском языке и на родном языке гостей. Она включает в себя:

• встречу делегации;
• деловую часть программы (переговоры, рабочие встречи, беседы);
• приемы (завтраки, обеды и т.д.);
• культурную программу;
• проводы делегации. Подробная программа описывает организационные моменты, связанные с приемом:
• пограничный и таможенный контроль;
• состав встречающих и провожающих;
• участие представителей прессы, радио, телевидения (по необходимости);
• вручение цветов;
• доставку багажа;
• транспорт для гостей;
• рассадку по автомобилям;
• сопровождение ГИБДД (по необходимости);
• размещение в гостинице или резиденции;
• питание;
• работу переводчиков;
• порядок выступлений на переговорах и т.п.

После окончательной проработки программы визита, ее необходимо дополнить справочными и пояснительными материалами – составить планы встречи и проводов делегации, всех официальных протокольных мероприятий, размещения гостей с адресами, телефонами и номерами закрепленных за ними автомашин

По каждому пункту программы должно быть указано имя ответственного лица с контактными данными.

Состав встречающих

Определять состав лиц, встречающих иностранных партнеров, необходимо по следующим правилам:

• Вместе с главой принимающей делегации гостей встречают 2–3 представителя компании. Это могут быть руководители отдельных служб, специалисты, а также переводчик,
• Ранги и должности глав обеих делегаций должны соответствовать друг другу, т.е. если приезжает глава иностранной компании, то его должен встретить глава принимающей компании,
• Если глава зарубежной делегации приезжает с супругой, то его встречает глава принимающей делегации также с супругой.

Официальный визит: программа для супруг делегатов

Если глава делегации прибывает с супругой, организаторы визита могут составить для нее отдельную программу, по аналогии с программой для супруга, или предусмотреть мероприятия в общей программе – запланировать посещение музеев, выставок, памятников культуры и искусства, а также школ, домов ребенка, интернатов (по желанию гостьи).
Кроме того, в программу для женской части делегации может входить официальное чаепитие в честь гостей.

ВСТРЕЧА ГОСТЕЙ: В АЭРОПОРТУ, НА ВОКЗАЛЕ, НА ВЪЕЗДЕ В ГОРОД

Представители принимающей стороны обычно приезжают на место встречи заранее и дожидаются прибытия гостей. При встрече мужчины вручают дамам цветы, полностью упакованные в целлофан, чтобы пыльца не испачкала одежду и не вызвала аллергию.

В некоторых аэропортах можно договориться о подаче автомобиля прямо к трапу самолета.

Встреча происходит у трапа самолета (у вагона поезда):

• У здания аэропорта (вокзала) выстраивается кортеж автомобилей и автобусов для делегации;
• В аэропорту (на вокзале) поднимаются флаги страны гостей, Российской Федерации и Москвы или того региона, куда прибывает делегация;
• У трапа самолета и перед входом в vip-зал аэропорта (или перед выходом из вагона поезда) расстилаются ковровые дорожки. Встречающие выстраиваются в одну линию у начала ковровой дорожки в соответствии с протокольным старшинством.

Оркестр подчеркнет торжественность момента при встрече иностранных гостей.

Когда официальная делегация прибывает в Москву или иной регион на автомобильном транспорте, встреча происходит на въезде в город. Официальное протокольное мероприятие не предусматривается. При встрече возможна краткая беседа протокольного характера, о которой стороны договариваются заранее. Кроме того, официальный визит обычно сопровождается протокольной фотосъемкой.

Флаги

Несколько флагов поднимают одновременно на отдельных флагштоках в алфавитном порядке по названиям стран. Соотношение размеров флагштока и флага – 1:6.
Статус флагов определяется в следующем порядке (от высшего к низшему):

• флаги международных организаций;
• государственные флаги;
• флаги органов федеральной исполнительной власти Российской Федерации;
• флаги субъектов Российской Федерации;
• флаги муниципальных образований;
• флаги организаций, предприятий, объединений;
• прочие флаги (в том числе официально не утвержденные и декоративные).

С учетом статуса флагов необходимо соблюдать следующие правила:

• полотнища флагов одного статуса должны быть одинакового размера;
• флаги высшего статуса не должны быть меньше флагов низшего статуса;
• флаги низшего статуса не поднимают выше флагов высшего статуса;
• полотнища флагов не должны касаться земли или пола.

Флаг официальной делегации любого государства занимает почетное место относительно флага Российской Федерации.
При нечетном количестве флагов Государственный флаг Российской Федерации располагается в центре, его поднимают на более высоком флагштоке, остальные флаги – в зависимости от их статуса:

• вторая позиция – слева от Государственного флага;
• третья – справа от него;
• четвертая – слева от второй позиции;
• пятая – справа от третьей и т.д.

При четном количестве флагов (более двух) Государственный флаг Российской Федерации размещается левее центра, остальные флаги – в зависимости от их статуса:

• вторая позиция – справа от центра;
• третья – слева от Государственного флага;
• четвертая – справа от второй позиции и т.д.

Государственный флаг и флаг на второй позиции поднимают на более высоких флагштоках.
При большом количестве равнозначных флагов, их размещают в алфавитном порядке.
Флаги на стенах и переговорных столах устанавливают по аналогии с флагами на флагштоках. При этом:

• Флаг на стену вывешивается в развернутом виде полотнищем вправо от спины сидящего за столом.
• Флаг на стол ставится на специальной подставке по правую руку от сидящего.
• Флаги на подставках должны быть на одинаковой высоте и одинакового размера.

Приветствие и представление

Порядок знакомства делегаций включает приветствие, рукопожатие и представление.

• Первым приветствует всех и представляется глава принимающей делегации. Если с ним приехала его супруга, то он представляет и ее;
• Следующим представляется глава прибывшей делегации и представляет свою супругу;
• Глава принимающей делегации представляет сопровождающих его лиц – членов делегации, которые приехали встречать гостей по рангам (по нисходящей);
• Глава прибывшей делегации таким же образом представляет членов своей делегации.

Если среди встречающих есть женщины, то их представляют по рангам и в первую очередь.

Во время представления мужчины, как правило, обмениваются рукопожатиями, женщины делают это по обоюдному желанию.

• При обмене рукопожатиями женщина первая подает руку мужчине. Таким же приоритетом пользуются люди старшего возраста по отношению к молодым и руководители делегации по отношению к остальным ее членам.
• Cледует протягивать для рукопожатия правую руку. Исключение не делается даже для левшей.
• Протягивать вместо руки несколько пальцев или кончики пальцев нетактично.
• Мужчина при рукопожатии снимает перчатку с правой руки. На женщин это правило распространяется, только когда они приветствуют друг друга. Если одна из женщин сняла перчатку для рукопожатия, то другая следует ее примеру.
• Если женщина или старший по положению (возрасту) не предлагает руки, следует слегка поклониться.

Теплая встреча – основа для дружеской атмосферы в процессе работы, поэтому глава компании должен встретить и приветствовать зарубежных гостей на торжественном приеме. Остальное время гостями могут заниматься другие сотрудники.

При официальном визите порядок приветствий и представлений тот же.

Обращение

С первых минут визита соблюдайте правила этикета при обращении к прибывшим гостям. Формы обращения, принятые во многих странах, бывают достаточно сложны, определяются национальными традициями и культурными особенностями.

• К гражданину другой страны принято обращаться «господин» и называть его по фамилии, например, «господин Джонсон».
• К мужчинам, имеющим государственный статус, воинское звание, дипломатический ранг, ученую степень, в большинстве стран обращаются без упоминания имени и фамилии: «господин президент», «господин полковник», «господин секретарь». Исключением является Германия, где в подобном случае всё же присоединяется фамилия: «господин доктор Вольф».
• К женщинам нужно обращаться по фамилии мужа. При сложных и труднопроизносимых именах можно прибегнуть к международной форме «мадам».
• Обращение «сэр» может употребляться по отношению к людям старшего возраста, к тем, кто занимает более высокое положение, а также к достаточно известным, высокопоставленным особам во избежание частого повторения их официальных званий, рангов.

ПУТЬ ДО ГОСТИНИЦЫ

Гостей необходимо обеспечить транспортом, чтобы они могли свободно перемещаться во время визита. Кроме того, нужно помочь им оформить, получить и доставить багаж из аэропорта или с вокзала в гостиницу.

Официальный визит: по машинам!

После торжественной церемонии встречи глава принимающей делегации сопровождает гостей в автомашине в соответствии с программой визита. Если глава зарубежной делегации прибывает с супругой, ее сопровождает в отдельной автомашине супруга главы принимающей делегации.

• На автомобиле главы иностранной делегации устанавливают флажки родной страны гостя, Российской Федерации и Москвы или иного региона, куда прибыла делегация.
• При посадке автомобиль останавливается правой стороной к тротуару. Если его невозможно подать таким образом, пассажир, который садится на почетное место, пользуется левой дверцей.
• При высадке автомобиль подъезжает так, чтобы гости выходили через правую дверцу. Первым выходит наиболее почетный гость, а за ним все остальные.
• Перед посадкой и высадкой гостям необходимо открыть дверь, а затем закрыть ее за ними. Эту обязанность выполняет водитель, переводчик или кто-то из сопровождающих лиц.

Багажом гостей занимается специальный сотрудник.

Сопровождая зарубежных делегатов в гостиницу, не стоит оставлять их у входа – это невежливо, у гостей могут возникнуть проблемы при заселении. Но и провожать их до номеров не следует – они могут воспринять это как обязанность пригласить вас на чашку чая или кофе. Лучше всего попрощаться с гостями в вестибюле гостиницы, договорившись о времени встречи.

Рассадка в автомобилях

Первое почетное место – на заднем сидении справа по ходу движения автомобиля. На него садится наиболее почетный гость, а рядом с ним с левой стороны – второй по статусу гость. Возле водителя садится переводчик.

Если в качестве транспортного средства используется личный автомобиль, а в роли водителя выступает глава принимающей компании, то почетным местом для гостя будет место рядом с водителем. Это место считается почетным и во время экскурсии по городу как наиболее удобное место для обзора.

РАЗМЕЩЕНИЕ ГОСТЕЙ

Членов иностранных делегаций можно разместить в гостевой резиденции или гостинице, это нужно предварительно согласовать с прибывающей стороной.

Основные критерии при выборе гостиниц:

• лицензия и высокий классификационный уровень (4–5 «звезд»);
• безупречная репутация;
• богатый опыт проведения протокольных мероприятий;
• сертификат на все услуги (изготовление и продажу собственной продукции, напитков и т.п.);
• профессионально подготовленный и проверенный персонал высшей квалификации. Повара, официанты, метрдотели и другие работники должны иметь подтверждающие квалификацию документы и медицинские книжки с «допуском» к работе (отметками о проверке, анализах и т.п.);
• комфортные и красивые залы для переговоров, в том числе и закрытых (конфиденциальных);
• места для пресс-конференций и встреч с журналистами, общественностью и т.п.;
• транспортное обслуживание гостей и приглашенных;
• удобные парковки автотранспорта;
• дополнительные услуги: стирка, глажка белья, химчистка, парикмахерская, фитнес-центр, сауна и т.п.;
• собственное медицинское обслуживание – первая медицинская помощь и врачи-специалисты (скорой помощи);
• авиа- и железнодорожные кассы, места продажи театральных и концертных билетов, билетов на выставки, экскурсии.
• техническое оснащение залов:
  – яркое освещение;
  – система звукоусиления;
  – система звукозаписи и видеозаписи;
  – система синхронного перевода (на 3–5 языках);
  – возможность ретрансляции для прессы протокольных мероприятий из ресторанных залов и представительских помещений в холлах и вестибюлях гостиницы;
  – система вентиляции и кондиционирования воздуха;
  – система хранения ценных вещей;
  – лифты для подъема и сопровождения официальных гостей (в том числе и отдельные запасные лифты).

С администрацией гостиницы, в которой предполагается разместить высоких гостей, нужно договориться по поводу средств связи, интернета, компьютерных услуг, размножения документов, размещения и питания сопровождающих лиц и водителей (при необходимости), стоянок специального автотранспорта.

Официальный визит: размещение гостей

• Над резиденцией или зданием гостиницы, где будет жить глава зарубежной делегации, может быть поднят флаг страны, которую он представляет.
• У входа почетного гостя встречает директор гостиницы и сопровождает его в номер, при этом лифт заранее задерживается на первом этаже.
• Сотрудник поэтажной службы гостиницы встречает почетного гостя на соответствующем этаже, приветствует и показывает направление движения по коридору к номеру. Номер должен быть заранее открыт, и в нем – включено все освещение, выставлены цветы, фрукты, напитки, открыты шторы и занавески на окнах.
• Директор гостиницы либо его заместитель кратко поясняет гостю, какие достопримечательности видно из его номера, отвечает на возможные вопросы.

Личные вопросы, просьбы и предложения к высокому гостю запрещены.

Представителям принимающей стороны, которые сопровождают почетных гостей по программе визита необходимо знать основные нормы и правила протокола, оказывать почетным гостям искреннее уважение, радушие, внимание и гостеприимство.

ПЕРЕГОВОРЫ

Как подготовиться к переговорам:

• Определите время, отведенное на переговоры;
• Заранее согласуйте с гостями вопросы участия прессы, аудио- и видеозаписи, синхронного перевода в ходе переговоров, использования специальной связи, интернета, компьютерных услуг, размножения документов.
• На месте рассадки каждого гостя поставьте кувертную карточку с его именем и должностью. Как правило, на фронтальной стороне карточки находится надпись на языке принимающей страны или на английском языке (иногда в скобках приведена транскрипция), а на тыльной стороне – надпись на родном языке гостей.
• На столе для каждого участника подготовьте необходимые канцелярские принадлежности (блокноты, ручки), бутылку воды (не принято ставить воду с газом), стакан.

Среди сотрудников протокольной службы возникают споры, нужно ли класть салфетку под стакан. Общего мнения пока не найдено, поэтому на разных мероприятиях можно встретить оба варианта, а порой и третий – салфетка накрывает стакан. Бутылки ставятся группами по длине стола.

Кроме того, на столах могут стоять цветы в низких вазах. В зависимости от формы стола они располагаются в центре или по его краям.

Если переговоры длятся долго, в перерыве можно подать угощение: чай, кофе, бутерброды, фрукты.

В ходе переговоров или на последующем приеме принято обмениваться визитными карточками.

Официальный визит: переговорный процесс

• На столе переговоров устанавливаются малые флаги страны гостей, Российской Федерации, Москвы или того региона, куда прибыла делегация. За спинами глав делегаций могут быть установлены большие флаги.
• У подъезда делегацию встречает представитель принимающей стороны. Он провожает гостей до помещения, где будут проходить переговоры. В начале встречи происходит обмен приветственными словами.
• Перед началом переговоров главы делегаций должны представить их участников. Далее всё идет согласно повестке.
• Если стороны планируют подписать документы в торжественной обстановке, они определяют ведущего и двух ассистентов для церемонии.
• Когда в переговорном процессе предусмотрены перерывы, в отдельном помещении для гостей готовят угощение. Если такой возможности нет, блюда вносят в помещение, где ведутся переговоры. Угощение ставится персонально лишь перед главами делегаций. Остальные обслуживаются сами.
• По итогам мероприятия, как правило, предусматривается обмен памятными сувенирами.
• После переговоров проводится пресс-конференция. Обычно она длится от 20 минут до 1 часа. Если пресс-конференция не проводится, участники переговоров могут ответить на несколько вопросов журналистов. Это не должно занимать более 15 минут.

Рассадка за столом переговоров

Участников переговоров необходимо рассадить в соответствии с общепринятыми правилами, с учетом их рангов и служебного положения. Принимающая сторона разрабатывает и заранее согласовывает с прибывающей стороной схему рассадки участников встреч и бесед за столом переговоров согласно протокольному старшинству.
Как правило, главы делегаций располагаются по центру стола друг напротив друга, а далее – остальные участники делегации по рангам.

Если в переговорах участвуют три и более сторон, то они рассаживаются по алфавиту по часовой стрелке вокруг круглого или прямоугольного стола.
Если же это переговоры двух лиц, то они садятся друг напротив друга, по левую сторону от каждого располагается переводчик. На некоторых мероприятиях переводчик садится чуть сзади. Принимающая сторона обычно садится спиной к окну и лицом к входу.

КУЛЬТУРНАЯ ПРОГРАММА

В ходе визита гостям можно предложить посетить театры, музеи, организовать для них экскурсии или прогулки по городу. Их продолжительность зависит от интересов, возраста и состояния здоровья членов делегации.
В случае официального визита высшего уровня предусматривается возложение цветов.

Официальный визит: посещение театра

• В театре вместе с высоким гостем в ложе находится глава принимающей делегации.
• По обеим сторонам ложи вывешиваются государственные флаги Российской Федерации и страны гостей. Перед началом представления исполняются государственные гимны страны гостей и Российской Федерации.
• В ложе заранее раскладываются программы и либретто, отпечатанные на русском языке и языке страны гостей.
• Всех членов делегации рассаживают в соответствии с протокольным старшинством.
• Во время антракта предусматривается угощение (шампанское, фрукты).
• По окончании представления на сцену выносятся корзины цветов от имени гостей и принимающей стороны. А также может состояться встреча с ведущими артистами или постановщиками.

ДЕЛОВЫЕ ПРИЕМЫ

Прием от имени руководства принимающей компании в честь зарубежных гостей – обязательная часть программы визита. Деловые приемы играют большую роль, поскольку на них продолжаются те же дискуссии, что и за столом переговоров, только в более непринужденной и раскованной обстановке. Следовательно, организации приемов, манере поведения и формам общения на них следует уделять пристальное внимание и не забывать о правилах делового этикета.

Согласно международной практике приемы подразделяются на дневные и вечерние, а также приемы с рассадкой за столом и без нее. Дневные приемы принято считать менее торжественными, чем вечерние.

Дневные приемы:

• «бокал шампанского» («бокал вина»);
• завтрак.

Вечерние приемы:

• фуршет;
• коктейль;
• обед (обед-буфет);
• ужин.

Завтрак, обед и ужин проводятся со строгой рассадкой. При организации приемов «обед-буфет» или «чай» рассадка достаточно свободная, хотя столы, как правило, сервируются заранее.

Приглашения

Приглашения на приемы рассылаются не позднее, чем за 1–2 недели до приема. Они должны быть отпечатаны типографским способом на бланках или карточках на русском языке и национальном языке гостей.

Для приемов по случаю национального праздника или в честь какого-либо государственного деятеля или делегации заказываются специальные бланки.
В зависимости от конкретных обстоятельств, приглашения рассылаются с курьером или почтой. Приглашение официальным лицам и видным деятелям рекомендуется всегда рассылать с курьером.

ВРУЧЕНИЕ ПАМЯТНЫХ ПОДАРКОВ И ПРОВОДЫ

Памятные подарки должны соответствовать роду занятий, отвечать интересам и стилю того, кому предназначены. При выборе подарка важно учитывать национальные традиции страны, которую представляет гость, его возраст, хобби.

Лучше заранее осведомиться, что именно интересует конкретного человека (коллекционирует он редкие марки или холодное оружие), каковы его взгляды и убеждения. Например, В.В. Путин однажды получил в подарок от премьер-министра Японии Синдзо Абэ спиннинговый набор для рыбалки.

Если гость – сторонник Greenpeace, не стоит проявлять оригинальность и вручать ему живого медвежонка.

Вероисповедание представителей иностранной делегации также нужно учитывать. Например, такой подарок как икона будет крайне неуместен в адрес гостей из мусульманской страны.

В 2013 году В.В. Путин, находившийся с визитом в Ватикане, вручил Папе Римскому икону Божьей Матери и получил в подарок майолику с изображением Ватиканских садов.

Когда они встретились в июне 2015 года, Папа Римский подарил В.В. Путину медаль с изображением ангела мира и справедливости, а президент России преподнес духовному лицу панно с изображением храма Христа Спасителя и несколько томов «Православной энциклопедии».
Можно сделать зарубежным партнерам подарок с национальным колоритом: чайный сервиз работы гжельских мастеров или хохломскую роспись. Частым презентом являются произведения искусства.

Большое значение имеет упаковка подарков. Она должна быть не слишком броской, красивой и аккуратной. Как правило, подарки заворачиваются в плотную бумагу нейтральных тонов и перевязываются цветными лентами. В некоторых случаях расцветка лент совпадает с цветами государственного флага страны, где проходит визит, или с корпоративными цветами принимающей компании.

Нужно избегать повторения подарков. Это считается серьезным нарушением этикета.

Официальный визит: памятные подарки

При официальных визитах протокольные службы обеих сторон заранее договариваются об одновременной передаче памятных сувениров.

Согласно протоколу, женщине можно дарить коробку конфет, книгу, букет цветов, шоколад, а мужчине – фирменную ручку или галстук. Однако эти правила иногда нарушаются. Нередко в качестве подарка гостям преподносят оружие: меч, саблю или даже автомат.

Кроме того, дарят музыкальные инструменты (особенно редкие или национальные), предметы ручной работы, часы (наручные именные или настенные), раритетные вещи (печатную машинку, советскую периодику конкретного периода и т.п.)

Что касается ответных подарков, стоит предупредить гостей, что в соответствии с законодательством Российской Федерации государственным чиновникам можно принимать памятные сувениры, стоимость которых не превышает трех тысяч рублей.

Делая личный подарок официальному лицу, нужно убедиться, что адресат сможет оставить его себе. Например, большая часть подарков, полученных президентом Российской Федерации, отправляется в президентскую библиотеку. Согласно установленному порядку, все подарки, сделанные первому лицу государства, являются собственностью государства. По закону президент может взять себе только тот подарок, стоимость которого не превышает размера пяти минимальных месячных оплат труда (МРОТ).

Порядок проводов зарубежной делегации соответствует порядку ее встречи. Если визит официальный, то в аэропорту (на вокзале) поднимаются флаги страны гостей, Российской Федерации и Москвы или региона, где состоялась встреча. Может быть организован небольшой фуршет.

Когда гости отъезжают на автомобилях, глава принимающей делегации должен проводить их на своей автомашине до черты города (границы региона).

Внести некоторые непринципиальные изменения в порядок проводов можно лишь по желанию гостей.

Татьяна Баранова – в разное время занимала позиции персонального и бизнес-ассистента, административного директора, руководителя аппарата, главы семейного офиса и другие. Административный стаж – более 9 лет. Работала в структуре «Газпрома», принимала участие в подготовке предвыборной компании президента, трудилась под началом бизнесмена из первой пятерки Forbes.

Помимо основного переводческого образования получила Гарцбургский диплом Академии экономики и управления, прошла повышение квалификации в области международного делового протокола и этикета (МГИМО).

Что получит каждый ученик:

Практические знания и навыки в области делового протокола и этикета,
Сертификат, подтверждающий прохождение интенсива в Школе персональных ассистентов,
Презентации лекций: пересматривайте учебные материалы в любое удобное время и освежайте знания.

Стоимость обучения: 14 000 рублей