Облачный документооборот. Перспективы использования облачных технологий в электронном документообороте Что мешает и что помогает вендорам и заказчикам внедрять облачные СЭД

«Облачный документооборот» - это современная технология документооборота, в которой необходимое программное обеспечение для работы с документами предоставляется пользователю как интернет-сервис. Это услуга по модели SaaS (Software as a Service) – программное обеспечение как сервис. Данный подход позволяет не покупать программный продукт, а временно использовать его при возникновении потребности, оплачивая фактическое время использования ресурса. При этом любой сотрудник компании со своего персонального компьютера (ноутбука, планшета), имея доступ в интернет, может работать с электронными документами: создавать, редактировать, согласовывать и утверждать документы в любой момент времени независимо от своего местонахождения.

Очевидны преимущества облачного документооборота, которые выражаются в первую очередь в экономии денежных средств на покупку, установку и поддержку соответствующего программного обеспечения, а также необходимой ИТ-инфраструктуры. Гибкость и масштабируемость облачного решения позволяет подключать к системе любое количество пользователей в любое время из любой точки мира – потребность, которая вызвана увеличением мобильности современного бизнеса. Использование облачного документооборота также позволяет компаниям, имеющим филиалы, дочерние компании, стандартизировать документооборот за счет использования единой версии программного обеспечения всеми структурами компании.

Нельзя исключать и недостатки облачного документооборота, которые связаны с необходимостью передачи конфиденциальной информации третьим лицам, а также с вероятностью технических сбоев, например, отключением сервиса в результате форс-мажорных обстоятельств.

Но надо отметить, что облачные технологии сейчас становятся все более востребованными.

По данным компании IDC, общий рынок облачных услуг в 2016 году достигнет 98 млрд. долл. Из них 37 млрд. долл. будет приходиться на услуги по предоставлению программного обеспечения (SaaS), 30 млрд. долл. на предоставление инфраструктурных услуг (IaaS), 10 млрд. долл. на предоставление платформы (PaaS) и 20 млрд. долл. на развитие инфраструктурного ПО.

Среднегодовой рост рынка облачных услуг в России, согласно прогнозам IDC, в периоде с 2013 года по 2017 год, будет более 40%, а объем рынка облачных услуг в России в 2015 году достигнет показателя $1,2 млрд. Исследования компании Gardner показали, что порядка 40% компаний планируют внедрять системы автоматизации бизнес-процессов, основанные на принципе SaaS. Управление документами по модели SaaS позволит компаниям сэкономить более 50% затрат на инфраструктуру и управление в сравнении с традиционным внедрением программного продукта.

По мнению специалистов, тенденция размещения СЭД в «облаках» в ближайшем будущем будет усиливаться, в особенности среди субъектов среднего и малого бизнеса.

Разработчики отраслевых решений электронного документооборота и управления документами выводят на рынок новые продукты и реализуют соответствующие проекты «облачного» характера. Интересные решения представляют компании ЭОС, Интертраст, DIRECTUM, Docsvision и др. Рассмотрим некоторые из них.

СЛОВАРЬ

SaaS (Software as a Service) - бизнес-модель продажи и использования программного обеспечения, при которой поставщик разрабатывает веб-приложение и самостоятельно управляет им, предоставляя заказчикам доступ к программному обеспечению через Интернет.

IaaS (Infrastructure as a Service) - это предоставление компьютерной инфраструктуры (как правило в форме виртуализации) как услуги на основе концепции облачных вычислений.

PaaS (Platform as a Service) - модель предоставления облачных вычислений, при которой потребитель получает доступ к использованию информационно-технологических платформ: операционных систем, систем управления базами данных, связующему программному обеспечению, средствам разработки и тестирования, размещённым у облачного провайдера.

eDocLib

Компания Электронные офисные системы предоставляет ЕСМ-систему eDocLib по модели SaaS. Партнером ЭОС в рамках этого проекта выступает компания «Инт-Информ», которая выделяет ресурсы своего сертифицированного дата-центра для размещения системы (рис. 1).

Рис. 1. Доступ к облачному сервису.

В системе eDocLib реализуются все функции классических систем электронного документооборота:

• перевод бумажных документов в электронную форму (сканирование);
• регистрация в системе и систематизация документов;
• управление жизненным циклом электронных документов – от создания проекта документа, его согласования, утверждения, рассылки, выдачи по нему поручений и заданий и т. д. до полного исполнения и помещения в архив.

Возможности eDocLib позволяют легко настраивать личное пространство сотрудника - виртуальный рабочий стол. При входе в систему пользователь получает быстрый доступ ко всем необходимым и часто используемым ресурсам: последним документам, личным папкам, исполняемым и новым задачам, к поступившим сообщениями, избранным разделам рубрикатора, актуальным подборкам необходимых данных (рис. 2).

Рис. 2. Интерфейс системы eDocLib.

О7.ДОК

Электронные офисные системы совместно с Ростелекомом реализовали облачный сервис электронного документооборота «О7.ДОК», являющийся частью Национальной облачной платформы O7.

Сервис «O7. ДОК» предназначен для использования в организациях различной формы собственности, органах государственной власти и местного самоуправления, а также в бюджетных учреждениях. Сервис позволяет автоматизировать процессы делопроизводства и межведомственного электронного документооборота, в том числе для оказания государственных услуг. Функциональность сервиса представлена на рис. 3.

Рис. 3. Функциональность O7. ДОК

Подключившись к сервису «O7. ДОК», любая организация сможет регистрировать все электронные документы, контролировать прохождение и исполнение документов, работать с проектами и версиями документов. Также здесь поддерживаются функции администрирования и хранения документов, различные виды поиска документов, генерации отчетов, интеграции с инфраструктурой электронного правительства, использования электронной цифровой подписи для организации юридически значимого документооборота.

4EasyCM

Компания Docsvision предлагает сервис 4EasyCM – облачное решение по управлению документами и бизнес-процессами, основанное на собственной технологической платформе. Это простой облачный сервис, предназначенный для предприятий малого или среднего бизнеса. Он обеспечивает хранение файлов и документов, резервное копирование, перенос файлов и документов в рабочие папки, поиск и просмотр документов, позволяет управлять жизненным циклом документов с возможностью контроля версий и настройкой маршрута согласования (рис. 4).

Рис.4. Интерфейс системы 4EasyCM

У компании имеется еще одно облачное решение «Docsvision: Внешний документооборот», основанное на базовой системе электронного документооборота компании Docsvision 5 и интегрированное с системой Диадок.

Диадок

Диадок - это облачный сервис, предоставляемый компанией СКБ Контур. Он позволяет организациям обмениваться любыми внешними и внутренними документами (договоры, акты и т.д.), подписанными электронной подписью, со своими клиентами, поставщиками, партнерами, удаленными подразделениями (рис. 5).

Рис. 5. Основная страница системы Диадок

Диадок обеспечивает полный набор возможностей, необходимых для полноценной работы с электронными документами в организации. Со своей стороны модуль «Docsvision: Внешний документооборот» обеспечивает встраивание функций обмена документами с контрагентами для любых процессов, поддерживаемых корпоративной СЭД:

договорной процесс, процесс обмена корреспонденцией, процесс заказов на поставки, согласование разнообразных документов с контрагентами и пр.

Документы сопровождают бизнес-процессы компаний, участниками которых могут быть не только свои сотрудники, но также и другие компании, поэтому вопросы обмена юридически значимыми документами, оперативное взаимодействие участников бизнес процессов для согласования различных вопросов и прочих коммуникаций сегодня очень актуальны. Предлагаемые облачные решения в этой сфере достаточно разнообразны.

Битрикс24

Компания «1С-Битрикс» запустила облачный сервис для совместной работы «Битрикс24», в основе которого лежит концепция социального интранета. Сервис «Битрикс24» размещен в нескольких дата-центрах в облаке Amazon.

«Битрикс24» объединяет привычные рабочие инструменты управления задачами, документами, рабочим временем с хорошо известными социальными сервисами (рис. 6).

Рис. 6. Интерфейс сервиса Битрикс24

В «живой ленте» можно быстро создать сообщение одному или нескольким сотрудникам и прикрепить к сообщению документ, перетащив его в область загрузки с компьютера или из библиотеки на портале (рис. 7).

Рис. 6. Создание сообщения в системе «Битрикс24»

Сервис позволяет работать с документами на портале в любых условиях, даже при отсутствии интернета. В момент подключения к интернету документы на портале и на рабочем устройстве синхронизируются.

На портале у каждого сотрудника есть папка «Файлы», в которой можно создать каталоги данных с любой иерархией хранения объектов. При публикации новых материалов сразу производится их индексация, с помощью которой осуществляется мгновенный поиск необходимых документов. История изменений сохраняется, поэтому всегда можно восстановить предыдущую версию документа.

При отсутствии на компьютере программного обеспечения, необходимого для работы с документами, например, офисного пакета, можно воспользоваться технологией Google Docs. Эта технология позволяет открыть, просмотреть и отредактировать непосредственно на сайте любые файлы популярных форматов.

Многие вендоры уже имеют облачные решения для своих продуктов. Компания «Ай-Теко» предлагает бизнесу «облачные» сервисы на базе технологий ведущих мировых вендоров, основанные на базе собственного дата-центра «ТрастИнфо». В магазине облачных сервисов компании i-Oblako есть достаточно большой набор облачных сервисов, в том числе и для автоматизации документооборота.

DIRECTUM

Компания DIRECTUM предлагает облачный вариант развертывания системы DIRECTUM в инфраструктуре облачных IaaS-провайдеров и готова поставлять лицензии по модели SaaS.

При этом организация-заказчик может приобрести систему DIRECTUM по классическим схемам лицензирования, а затем разместить сервер системы на серверах провайдера или в частном облаке. Доступ к системе будет осуществляться через веб-браузер и в терминальном режиме. Система обеспечивает веб-доступ из любого браузера и практически с любого устройства, включая мобильные телефоны и планшеты. Если на сервере облачного провайдера размещается клиентская часть системы (desktop-приложения), то доступ к DIRECTUM также возможен по технологии терминального доступа. В этом случае пользователь получает возможность полноценной работы с функционалом системы DIRECTUM, включая все прикладные модули.

Для знакомства пользователей с возможностями системы компания развернула в инфраструктуре провайдера облачных вычислений демо-стенд DIRECTUM, который соответствует модели SaaS. Демо-стенд содержит все функциональные модули системы и предоставляет возможность работы с демонстрационной версией DIRECTUM через веб-доступ и в терминальном режиме (рис. 8).

Рис. 8. Система DIRECTUM

Чтобы привлечь внимание компаний малого и среднего бизнеса к облачным решениям компанией DIRECTUM был проведен эксперимент по размещению своей системы на облачной инфраструктуре, предоставленной компанией ActiveCloud. Целью эксперимента было выявление максимального числа пользователей, которые смогут комфортно работать через толстый клиент с системой DIRECTUM, находящейся на недорогом облачном сервере.

CompanyMedia

Компания ИнтерТраст, разрабатывая новую версию системы CompanyMedia, учитывала требования к современным СЭД, выдвигаемых государством и бизнесом, которые отразились в ряде архитектурных изменений. Была произведена социализация контента, разработан модуль интеграции с системой межведомственного электронного документооборота (МЭДО), заложена возможность развертывания системы в облаке (рис. 9).

Рис. 9. Облачная модель СЭД

Надо отметить интересный подход компании к разработке системы. Компания пригласила всех заинтересованных лиц обсудить в открытом диалоге ключевые аспекты создания современной СЭД:

вопросы выбора архитектуры, масштабируемости, дизайна пользовательского интерфейса, юзабилити, защиту информации и другие вопросы. К разработке WEB-интерфейса была привлечена студия Артемия Лебедева (рис. 10).

Рис. 10. Интерфейс CompanyMedia

Особенности интерфейса CompanyMedia 4 - это независимость от платформы и браузера, настраиваемость в зависимости от роли пользователя в системе и система кейс-менеджмента. В системе поддерживается несколько мобильных клиентов, работа на персональном компьютере, ноутбуке, смартфоне (BlackBerry) и планшете (iPad) (рис. 11).

Рис. 11. Рабочее место руководителя

EMC Documentum 7.0

Корпорация EMC предлагает новую версию платформы EMC Documentum 7.0, оптимизированную для развертывания в облачной структуре. Оптимизация основана на использовании новой технологии xCelerated Management System, разработанной совместно с компанией VMware, и позволяющей достаточно быстро, буквально за несколько часов, развернуть Documentum 7.0 в частном облаке на базе технологий VMware .

Кроме этого, у ЕМС есть своя облачная среда EMC OnDemand. Это публичное облако, которое предоставляет пользователям возможность работать с приложениями, установленными в центре обработки данных корпорации EMC. Для использования доступны следующие решения компании: решение для ввода и обработки данных с бумажных носителей EMC Captiva 7.0, решение для автоматизации документооборота Documentum 7.0, решение для создания и распространения документов EMC Documentum Sciences.

Компания постоянно совершенствует свой портфель приложений. Недавно на рынок было выпущено решение EMC Documentum EMA (Enterprise Migration Appliance), предназначенное для поддержки проектов миграции корпоративных СЭД/ЕСМ на платформу EMC Documentum 7.0.

Е1 Евфрат

Облачная версия «Е1 Евфрат» компании Cognitive Technologies позволяет организовать электронный документооборот, размещая настроенную серверную компоненту системы вместе с документами на сервере, расположенном в собственном защищенном дата-центре компании. Функционал SaaS-решения «Е1 Евфрат» позволяет:

• хранить большие массивы структурированных документов;
• управлять папками и документами;
• работать с различными версиями документов, сохраняя всю историю изменений;
• разрабатывать и работать с шаблонами документов;
• просматривать документы внутри системы с помощью внутренних средств;
• согласовывать и утверждать документы в системе;
• осуществлять эффективный поиск документов;
• осуществлять доступ к системе с различных стационарных и мобильных устройств.

Компания обеспечивает информационную безопасность SaaS-версии системы «Е1 Евфрат». Для этого в июне 2012 года была внедрена новейшая система безопасности для серверов дата-центра компании, обеспечивающая четвертый уровень надежности серверов Е1.

Специалисты в области электронного документооборота считают, что на современном этапе использование СЭД/ЕСМ по модели SaaS может удовлетворить только небольшие компании, которым для организации документооборота достаточно простых бесплатных сервисов. Для средних же и крупных организаций на первый план выходят вопросы безопасности, и модель SaaS пока воспринимается ими как неоправданный риск. Но несмотря на это у облачных СЭД большое будущее, которое строится на преимуществах модели: простота внедрения, уменьшение затрат на приобретение и эксплуатацию системы, передача функций обслуживания системы, возможность работать с СЭД из любой операционной системы и из любого места.

Словарь:

Национальная облачная платформа - это комплекс интегрированных информационных систем, предназначенный для предоставления органам исполнительной власти различного уровня, органам местного самоуправления, коммерческим организациям и физическим лицам услуг по модели облачных вычислений.

Терминальный режим работы - организация сетевой работы информационной системы посредством размещения всех пользовательских приложений и данных на центральном сервере (серверах), доступ к которым осуществляется с машин-терминалов, изготовленных в упрощенном исполнении и, как следствие, с низкой стоимостью, занимающих минимум места, бесшумных и практически не требующих обслуживания.

Т.В. Алексеева, доцент, Московский финансово-промышленный университет «Синергия»

24-25 октября 2012 г. в Москве (Российская Федерация) состоялась XIX Международная научно-практическая конференция «Документация в информационном обществе: «облачные» технологии и электронный документооборот», посвященная теоретическим и практическим проблемам применения «облачных» технологий в электронном документообороте, законодательному и нормативно-методическому обеспечению управления электронными документами, особенно в связи с электронным межведомственным взаимодействием и оказанием электронных государственных услуг.

Традиционно организаторами конференции выступили Федеральное архивное агентство (Росархив), Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) и Российский государственный гуманитарный университет (РГГУ), Российское общество историков-архивистов (РОИА).

В конференции приняло участие более 200 участников - представителей Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти, органов управления субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, архивных учреждений субъектов Российской Федерации, а также представителей коммерческих организаций, высших учебных заведений и научных учреждений − из Российской Федерации, Беларуси, Украины, Литвы и Вьетнама. Республику Беларусь на конференции представляли младший научный сотрудник отдела документоведения БелНИИДАД Д.А.Синяк и научный сотрудник БелНИЦЭД Т.В.Моржало.

Открыл конференцию вступительным словом директор ВНИИДАД М.В.Ларин. В своем выступлении он поприветствовал участников конференции и гостей из-за рубежа, а также отметил актуальность проведения подобных мероприятий ввиду существования проблемы применения «облачных» технологий в электронном документообороте.

С первым докладом, посвященным правовым проблемам применения «облачных» технологий в электронном документообороте, выступил начальник департамента Управления Президента Российской Федерации по государственным наградам, д.ю.н., профессор Н.Н.Куняев. В своем выступлении он выделил преимущества и недостатки применения «облачных» технологий в электронном документообороте, где к первым отнес мобильность, удобство использования, экономическая эффективность, ко вторым − отсутствие правового регулирования этой проблемы в целях информационной безопасности, т.е. использование подобных технологий должно быть технический проработано и иметь нормативное закрепление.

Заместитель руководителя Федерального архивного агентства, к.и.н. О.В.Наумов в своем докладе остановился на трех основных проблемах использования электронного документооборота в деятельности организаций. Во-первых, на необходимости введения единых требований к системе электронного документооборота. Ввиду того, что она используется в текущей деятельности организации, на стадии делопроизводства, у нее отсутствует архивная составляющая. Во-вторых, реформа государственного управления 2004 г. не наделила ни один орган полномочиями в выработке государственной политики в области делопроизводства. И, в-третьих, электронные документы до архивистов дойдут еще не скоро. Документы постоянного срока хранения по-прежнему создаются на бумаге. И как следствие, по мнению О.В.Наумова, пришло время отвечать на вопросы: «Что такое электронный документ?», «Каковы форматы документов, передаваемых на государственное хранение?», «Каковы сроки их передачи?». Резюмировав сказанное, О.В.Наумов высказал опасность вытеснения архивистов из архивов ИТ-специалистами.

Большую часть пленарного заседания заняли выступления представителей компаний, специализирующихся на применении «облачных» технологий и внедрению электронного документооборота в организациях.

Председатель правления ООО «Фирма «АС» А.Н.Авдеев в своем докладе сделал основной акцент на пересмотр существующих делопроизводственных и архивных понятий. В частности, особое внимание он уделил введению нового понятия «документоориентированныйоборот».

Руководитель отдела по работе с партнерами Департамента стратегических технологий компании «Microsoft» Д.Марченко осветил международный опыт компании в части применении «облачных» технологий в деятельности организаций. В своем выступлении он обратил внимание на случаи, когда эффективнее всего использовать «облачные» технологии, преимущества и недостатки данных технологий, отметив, что недавно вышедшая новая версия Windows 8 в значительной степени интегрирована с «облачными» технологиями.

В выступлении Т.П.Грибули, директора по продажам ООО «ОСГ Рекордз Менеджмент Центр», были освещены опыт и практика управления архивами «в облаках». В этом контексте были представлены три продукта, предлагаемые компанией, с указанием их основных параметров: i-Архив, IT-Архив и e-Архив.

Сравнение недостатков и преимуществ электронных архивов по сравнению с архивами бумажных документов было отражено в докладе директора ООО "1С-Эффективность" Е.В.Питолина.

Интересный подход к проблеме электронного документооборота в своем выступлении обозначил представитель ЗАО "Компания ИнтерТраст" В.Ипатов. В частности, он определил систему электронного документооборота (СЭД) как систему документирования деятельности в интересах управления, а Enterprise Content Management (ECM) как систему управления неструктурированной информацией. Помимо этого В.Ипатовым были озвучены ключевые требования к управлению документами, среди которых сокращение ручных операций, снижение операционных затрат, соответствие изменяющимся требованиям внешнего регулирования, и главное − ориентированность на требования бизнеса. Подводя итог, В.Ипатов отметил, что в настоящее время происходит изменение роли «управляющего документами»: от регистрации и учета к прямому участию в создании бизнес ценностей, открытию новых зон ответственности, органичному включению СЭД к общую инфраструктуру обеспечения деловой деятельности организации.

В докладе И.В.Скородумова, начальника отдела электронного правительства ООО «Электронные офисные системы», были озвучены основные параметры облачного сервиса «О7.ДОК», посредством которого осуществляется предоставление услуг облачного электронного документооборота органам государственной власти, местного самоуправления и иным организациям. Также в докладе были отражены преимущества облачной сервисной модели, среди которых отсутствие потребности в собственной инфраструктуре и специалистах по сопровождению, более низкая потребность в инвестициях, низкая стоимость владения, эффективное использование бюджетных средств на информатизацию и др.

С докладом о государственной политике США по управлению официальными документами выступил директор ВНИИДАД, д.и.н., профессор М.В.Ларин. Он проанализировал ряд нормативных правовых актов США по вопросам управления документами, в том числе и в электронном виде. Наиболее детально им был представлен Президентский Меморандум об управлении правительственными документам, подписанный 28 ноября 2011 г. В нем нашли отражение цели и задачи федеральных агентств по вопросам управления документами:

• внедрение электронного делопроизводства с целью обеспечения безопасности, прозрачности и эффективности;
• к 2019 г. управление всеми электронными документами с постоянным сроком хранения;
• введение механизма ответственных должностных лиц;
• проведение обучения в сфере управления документами;
• составление перечней документов и представление их в Национальные архивы США.

В своем выступлении М.В.Ларин особо отметил необходимость в формулировке критерия необходимого и достаточного между бумажными и электронными документами.

Особый интерес участников конференции вызвал доклад ректора Ханойского Университета Внутренних Дел (Вьетнам), к.и.н. Чьеу Ван Кыонга, посвященный применению ЭД в управленческой деятельности организаций. Согласно информации Чьеу Ван Кыонга проблема юридической значимости ЭД во Вьетнаме все еще не решена, поэтому в большинстве случаев документы хранятся на бумаге. Вместе с тем начиная с 2005 г. в целях сокращения количества административных процедур социальные услуги оказываются в режиме онлайн, другие виды услуг − в режиме «одно электронное окно».

Еще один аспект применения «облачных» технологий в органах государственной власти Российской Федерации был представлен в докладе заведующей кафедрой документационного обеспечения управления Поволжского института управления им. П.А. Столыпина, к.и.н., профессора А.В.Ермолаевой. В выступлении особо было уделено внимание необходимости обеспечения полноты, достоверности, актуальности и доступности официальной правовой информации в электронном виде. Одновременно с этим было проанализировано понятие информации, содержащееся в различных нормативных правовых актах РФ, а также методы использования IT-технологий в работе с обращениями граждан.

Вопросы обеспечения сохранности документов Национального архивного фонда Украины в условиях внедрения электронного документооборота были раскрыты в докладе директора Украинского научно-исследовательского института архивного дела и документоведения (УНИИАДД) А.Я.Гаранина и заместителя директора Центрального государственного электронного архива Украины (ЦГЭА Украины), к.и.н. Ю.С. Ковтанюка. Раскрывая эту проблему, А.Я.Гаранин указал на то, что в Украине еще нет четкого понимания термина электронного правительства, одновременно с этим существует его аналог − е-правление (укр. «електронне урядування»). Вместе с тем в докладе были озвучены планы научно-исследовательской и методической работы ЦГЭА Украины, среди которых разработка порядка приема-передачи документов личного происхождения в электронной форме в ЦГЭА Украины, порядка создания унифицированного информационного объекта, проведение учета и описания электронных документов, которые находятся на хранении в ЦГЭА Украины и др. Подводя итог А.Я.Гаранин отметил, что на сегодняшний день в Украине нет надлежащей системы, которая бы обеспечила безопасность всему жизненному циклу электронного документа.

Представителем Литвы − докторантом факультета коммуникации Вильнюсского университета, главным специалистом Отдела надзора за документооборотом Нового государственного архива Литвы Дануте Контримавичене − был представлен опыт Литвы по управлению электронными документами. Так, была представлена законодательная база Литвы по управлению электронными документами, требования к логической и физической структуре упаковки электронного документа, содержанию электронного документа и формату файлов. Отдельно следует отметить, что в Литве для создания электронных цифровых подписей принято решение использовать формат XAdES. Помимо этого в докладе были озвучены некоторые требования к доступу к документам в информационной системе электронного архива.

Сравнительный анализ определений понятия «электронный документ» в нормативных актах Российской Федерации, стран СНГ и Латвии был представлен в докладе заместителя директора ВНИИДАД, к.и.н., доцента В.Ф.Янковой. В выступлении В.Ф.Янковая указала на отсутствие фактических работ, которые бы описали структуру электронного документа при передаче на архивное хранение. По мнению В.Ф.Янковой, пока этого не будет сделано, сложно будет предлагать какие-либо подходы для решения проблемы по передаче электронного документа на архивное хранение.

Завершился первый день конференции выступлением Е.В.Злобина, представителя Архива Российской Академии наук, к.и.н., доцента. Свое выступление он начал с вопроса: «А нужны ли облачные технологии историкам и архивистам?». По его мнению экономически эффективнее будет докупить несколько винчестеров, а не закупать дорогостоящие «облачные» технологии. «Облачные» технологии предназначены для обмена информацией в больших объемах, что не совсем подходит для бюджетных архивов. Возможно, это всего лишь маркетинговый ход − резюмировал Е.В.Злобин.

Второй день конференции открыла заведующая отделом документоведения ВНИИДАД В.С.Иритиковой докладом о принципах организации документооборота, его предметной сущности, задачах электронного документооборота, который был дополнен докладом доцента кафедры ДОУ Поволжского института управления им. П. А. Столыпина (г. Саратов), к.и.н. Е.А.Плешкевича о проблеме использования понятий электронный документооборот и электронное правительство.

Пленарное заседание продолжила ведущий эксперт по управлению документацией ООО «Электронные офисные системы», к.и.н. Н.А.Храмцовская с докладом об итогах работы Конгресса Международного Совета Архивов в Брисбене, необходимости переосмысления роли архивного дела в электронную эпоху и создании новой Концепции развития архивного дела.

Ряд выступлений второго дня конференции содержал конкретный практический опыт организаций по внедрению систем электронного документооборота, а также отражал связанные с этим вопросом проблемы. Перспективы формирования документальных и архивных фондов органов государственной власти субъектов Российской Федерации в условиях электронного документооборота (на примере Саратовской области) были представлены начальником Управления по делам архивов управления делами Правительства Саратовской области, к.и.н. Е.Ю.Кошелевой. Практическим опытом внедрения электронного информационного обмена с органами Пенсионного фонда Российской Федерации в Национальном архиве Республики Карелия поделилась заместитель директора Государственного казенного учреждения Республики Карелия «Национальный архив Республики Карелия» И.А.Путешова. Внедрение и развитие системы электронного документооборота на примере коммерческой организации было раскрыто в докладе начальника отдела документационного обеспечения ЗАО "Сибирская Сервисная Компания" В.А.Чёботовой.

Вопросы к докладчикам и дискуссия участников конференции свидетельствовали о большой актуальности теоретических, методических и технологических проблем оптимизации документооборота, на решение которых должны быть направлены дальнейшие усилия научного и профессионального сообщества.

С заключительным словом выступила В.Ф.Янковая, которая отметила, что существующее разделение подходов архивистов и IT-специалистов к терминологии начинает исчезать. Специалисты этих областей стали лучше друг друга понимать и это движение взаимное. Одновременно с этим настало время активнее переосмысливать и популяризировать теорию документоведения, что подразумевает более глубокое теоретическое осмысление прозвучавших на конференции проблем.

Соб. инф.

Российский разработчик ПО для бизнеса 1С имеет в своем арсенале огромное количество решений: как универсальных для крупных предприятий, так и отраслевых для фирм поменьше. Кроме того, предлагаются продукты для работы с конкретными бизнес-процессами. В частности, конфигурация 1С: Документооборот, построенная на базе мощной системы 1С: Предприятие.

Система автоматизирует весь цикл работы с документами, позволяет наладить взаимодействие между сотрудниками, ускорить сроки согласования и принятия решений, контролирует использование рабочего времени. Она поможет сократить до минимума время поиска нужных данных, повысит качество документации за счет упорядочивания работы пользователей, сделает невозможной утерю документов. Приложение создано с учетом требований современной нормативной документации (ГОСТов) и поддерживает традиционный подход к делопроизводству.

Основные возможности системы

1. Учет, хранение документов

• Присвоение входящих и исходящих номеров
• Учет внутренних документов (инструкций, служебных записок, указаний и поручений)
• Структура каталогов для хранения документов
• Поддержка загрузки из электронной почты, со сканера
• Поддержка бумажного делопроизводства (номенклатура дел, контроль перемещений)
• Учёт обращений и хранение персональных данных клиентов и сотрудников

1С: Документооборот поддерживает документы любых типов: тексты, изображения, видео и аудио, формат MS Office, архивы, запускаемые файлы.

2. Работа с документами

• Просмотр и редактирование
• Учет на всех стадиях изменения (от черновика до утверждения или удаления)
• Поддержка резолюций
• Полнотекстовый поиск
• Опция связывания документов между собой с указанием главного и зависимого
• Поддержка совместной работы над одним и тем же документом
• Движение между ответственными сотрудниками для проверки, ознакомления, внесения правок, утверждения или выполнения
• Контроль выполнения задач в заданные сроки
• Учет и планирование времени сотрудников в разрезе выполняемых работ
• Разграничение прав доступа
• Поддержка электронной цифровой подписи и штрих-кодов

Руководитель компании регулярно получает отчет о затратах рабочего времени отдельных сотрудников, эффективности подразделений и проектов.

Использование системы 1С: Документооборот значительно повышает безопасность работы с документами, ведь все хранится в электронном виде, учитывается каждая правка (при необходимости можно восстановить), есть защита от несанкционированного доступа к данным и от одномоментного редактирования документа несколькими сотрудниками.

Почему стоит использовать облачную версию 1С: Документооборот?

«Классическая» 1С стоит недешево, но купить только её - недостаточно. Потребуется также приобрести и настроить сервер, подключить к нему компьютеры сотрудников. Придется нанять персонал для развертывания и обслуживания такой системы.

Доступ к облачной версии 1С стоит от 1000 рублей в месяц. Ничего не нужно будет настраивать - в облаке вы и ваши сотрудники будете подключаться к удаленному ПК с установленной операционной системой и самой свежей версией 1С. В случае возникновения вопросов или проблем наша техническая поддержка - к вашим услугам.

Помимо низкой стоимости столь мощного сервиса есть другие важные преимущества использования 1С в облаке:

• Доступ к вашей системе через интернет в любое время и из любой точки мира. Открыть базу данных сможет любой сотрудник, у которого есть для этого полномочия. Подключение будет надежно защищено.
• Полная безопасность. Выше уже говорилось о том, что электронный документооборот в разы надежнее обычного. Ну а использование облачной системы делает его еще надежнее! Наши дата-центры имеют высокий уровень защиты от перебоев в подаче электричества и атак злоумышленников. Регуляроно производится резервное копирование данных пользователей. Кроме того, данные могут быть зашифрованы, так что даже наши собственные сотрудники не смогут получить несанкционированный доступ к конфиденциальной информации клиентов. У нас минимальный уровень отказов системы (гарантируем 99,9% рабочего времени), но в случае проблем мы готовы вернуть деньги.

Квалифицированные специалисты помогут с быстрым «переездом» ваших документов в 1С-облако. Мы предлагаем две недели тестового периода бесплатно - пора знакомиться с преимуществами облачных сервисов!

Документооборот в "облаке" - решение проблем среднего и малого бизнеса

Проблема организации электронного документооборота актуальна для компании любого масштаба. Однако представленные на рынке решения преимущественно рассчитаны на крупный и средний бизнес и не могут помочь СМБ. Небольшим предприятиям нужны "легкие", простые и недорогие СЭД. Впору обратиться к "облакам".

Реализация совместной работы с документами для малого бизнеса является такой же важной задачей, как и для среднего и крупного. Часто она осложняется тем, что часть сотрудников подобных компаний (например, бухгалтер) находятся "на удаленке", и в офисе рабочих мест у них нет. Бывает, что и офиса как такового не существует, и все сотрудники работают из дома. При этом очевидно, что превалирующие на рынке большие системы с недешевым внедрением не подходят для СМБ - руководителю маленького предприятия нет смысла платить за лишний функционал, нет своей площадки с мощным сервером и администраторов, готовых такую СЭД настраивать и поддерживать.

СМБ приходилось довольствоваться работой с документами с помощью обычных офисных редакторов и электронной почты. Однако пересылка, совместная разработка и согласование документов таким образом не только не помогают решить основные задачи малого бизнеса, но и значительно усложняют их. У руководителя нет четкого понимания, где и в каком состоянии находится нужная редакция документа, когда и какие правки в нее были внесены. Все это порождает хаос и заставляет тратить лишнее время на упорядочивание и контроль.

Благодаря развитию облачных сервисов на российском рынке начали появляться системы, предназначенные для решения проблемы организации совместной работы с документами именно для небольших предприятий. Одним из таких решений является облачная система электронного документооборота Docloud.

Как "облака" меняют СЭД

Облачные технологии (англ. cloud computing, также используется термин "облачные вычисления") - технология обработки данных, при которой компьютерные ресурсы и мощности предоставляются пользователю как сервис, доступный через интернет. Пользователь имеет доступ к собственным данными и при этом не должен заботиться об инфраструктуре, операционной системе и собственно программном обеспечении, с которым он работает.

Применительно к СЭД это означает, что для использования системы не нужно закупать дорогостоящее оборудование, проводить внедрение и отправлять сотрудников на обучение. Для доступа ко всем возможностям и функциям сервиса достаточно регистрации на сайте. Пользователь платит только за тот объем ресурсов, который ему нужен, и может зайти в систему с компьютера, планшета или смартфона в любой момент, где бы он ни находился.

Что умеет облачная СЭД

Рассмотрим основные функциональные особенности системы.

Начнем с того, что система позволяет хранить и систематизировать любые документы по видам или направлениям. Для этого необходимо лишь перенести эти их с ПК или со сканера в систему и, при необходимости, добавить комментарии или указать дополнительные метаданные. Стоит отметить, что вложенные файлы основных текстовых форматов (TXT, RTF, DOC) можно просматривать прямо из системы, не скачивая на устройство и не имея ПО, необходимого для просмотра файлов такого типа. Например, со смартфона, на котором не установлены программ для работы с файлами, можно просматривать файлы word и excel. Это значительно упрощает работу с планшетов и мобильных устройств.

Также руководитель может быстро и легко настроить параметры доступа, определив, какие сотрудники могут видеть или редактировать определенные документы.

Для упрощения работы с типовыми документами в системе предусмотрено создание шаблонов. С их помощью можно значительно облегчить процесс создания и наполнения таких часто востребованных документов, как "счет-фактура" или "акт".

Важной функцией организации документооборота является согласование и утверждение документа, поэтому ее реализация должна быть понятной и простой. В Docloud документ можно отправить на согласование сразу после создания, указав сотрудников, от которых требуется согласование или внесение правок, вся информация о движении документа, его текущей версии и статусе всегда доступна всем работающим с ним пользователям.

Быстрый и удобный полнотекстовый поиск позволяет находить нужные документы по содержанию вложенных в них файлов, а параметрический поиск в папках дает возможность отбора по необходимым параметрам.

Что дает облачная СЭД

Рассмотрим преимущества облачных решений для СМБ. Во-первых, при использовании такого ПО компании не приходится платить за внедрение системы. В Docloud уже предоставлено решение, содержащее все самое необходимое. Войдя в систему, пользователь обнаружит настроенные по направлениям деятельности компании папки, увидит основные, часто используемые виды документов и удобное решение для их просмотра. Все документы, уже заложенные в систему, закрывают большую часть потребностей любой небольшой компании, а при необходимости их можно скорректировать.

Во-вторых, интерфейс Docloud позволяет любому пользователю сразу начать работу с системой - все основные действия по работе с документами он может изучить в первые дни в ходе работы.

В-третьих, при использовании облачного ПО компании не нужно платить за поддержку или брать на работу системного администратора, поскольку данный вид сервиса уже включен в стоимость лицензии. При возникновении каких-либо проблем пользователь может оперативно получить ответ от специалистов, а также заглянуть на форум технической поддержки и ознакомиться с вариантами решения проблемы от пользователей, уже с ней столкнувшихся.

В-четвертых, нет необходимости переплачивать за срок использования системы. Гибкая политика лицензирования поможет выбрать свой тип подписки и указать необходимое количество пользователей. В случае возникновения проблем руководитель может приостановить работу на срок до полугода, для того, чтобы вернуться в нее позже. При этом все настройки и документы для него будут сохранены.

Чем "облака" заманивают гигантов

Мы рассмотрели выгоды от использования облачной СЭД для руководителей небольших компании, однако данный функционал может быть интересен не только для них.

Представим себе руководителя одного из отделов крупной компании- его отделу понадобилась недорогая и простая система внутреннего согласования документов, но СЭД, установленная в его организации, слишком перегружена функционалом или не может позволить ему отделиться от общей структуры. В таком случае ему подойдет Docloud, в которой он сможет реализовать свои задачи, не разворачивая дополнительных систем в офисах предприятия и не тратя на это много денег из бюджета отдела.

Или представим себе проектную команду, состоящую из сотрудников нескольких различных организаций, которым необходимо согласовывать документы между собой. В такой ситуации развернуть локальное решение не представляется возможным и можно воспользоваться системой Docloud. При этом им не придется покупать данное решение на долгий срок - выбрав оптимальный тариф на время жизни проекта, они могут прекратить использование системы сразу после его завершения.