Отчет в фсс по электронке. Как сдать отчетность в фсс в электронном виде

Сергей КОВАЛЕВСКИЙ, заместитель руководителя Фонда социального страхования РФ рассказал читателям журнала («Главбух» , как в этом году страхователи должны сдавать отчетность через Интернет .

С этого года компании численностью свыше 100 человек должны отчитываться по страховым взносам в электронном виде. Как это можно сделать?

Сразу скажу, что в отличие от налоговой службы и ПФР для сдачи отчетности в ФСС РФ необязательно пользоваться услугами посредников (специализированных операторов связи). Для этого мы разработали единый шлюз приема отчетности (сайт ). Технология такова: на нашем портале или в любом программном обеспечении, поддерживающем формирование отчетной формы в электронном виде утвержденного формата, бухгалтер может сформировать 4-ФСС, затем подписать полученный файл своей ЭЦП, зашифровать открытым ключом ФСС РФ и отправить нам через приемный шлюз. В то же время страхователи, которые хотят, как и раньше, работать со специализированными операторами связи, смогут отправлять отчеты в ФСС РФ через них: наш шлюз поддерживает открытый формат обмена информации со сторонним ПО. Так что бухгалтеры могут выбрать для себя более удобный вариант.

- Кто будет выдавать сертификат ЭЦП?

Любые удостоверяющие центры, включая ведомственные, вступившие в доверительные отношения с удостоверяющим центром фонда, например те, которые сейчас выдают сертификаты подписи для налоговой и пенсионной отчетности. В настоящее время мы заключили соглашения с большинством центров, оказывающих услуги по выдаче и поддержке сертификатов ЭЦП для представления налоговой и прочей отчетности в государственные органы.

Специализированные операторы связи говорят, что ЭЦП, которые предприятия используют для налоговой и ПФР, не подходят для ФСС РФ. Почему?

Дело в том, что существуют различия в идентификации соответствия «сертификат ЭЦП - налогоплательщик (страхователь)» в системах представления отчетности ФНС, ПФР и ФСС. В системе отчетности ФНС за идентификацию отвечают спецоператоры, в системе ПФР такая идентификация проводится при заключении соглашения между отделением ПФР и каждым страхователем. Нами выбрана схема идентификации, наиболее широко используемая в мировой практике. Для этого используется предусмотренная стандартами возможность хранения идентифицирующих признаков в самом сертификате и заверения этих признаков УЦ, выдавшим этот сертификат. Отмечу, что этот сертификат будет универсальным и его можно будет использовать и для отчетности в ФНС и ПФР. УЦ планово ежегодно переиздают сертификаты в связи с требованием безопасности и могут внести в них необходимую информацию при переиздании. В ходе консультаций с крупнейшими УЦ высказана уверенность, что до начала периода массового приема отчетности они успеют переиздать сертификаты своим клиентам, а это до 90 процентов всех страхователей, представляющих отчетность в электронном виде.

А если компании, которые обязаны отчитываться через Интернет, по каким-то причинам не смогут это сделать и принесут расчет на бумаге?

Мы не имеем права не принять такую отчетность. Другое дело, что потом может возникнуть спорная ситуация (например, как часто происходит в отношении налоговой отчетности). В спорах мы будем ориентироваться на опыт коллег и судебную практику.

Еще один момент: согласно регламенту ФСС РФ расчет будет считаться сданным, если пройдет сверку показателей. Получается, что страхователь должен закладывать время на проверку и не может отправить отчетность в последний день?

Нужно различать два момента - получение отчета и проверка присланного страхователем файла. Помимо правильности ЭЦП проверяется, соответствует ли присланный файл утвержденному формату (форматно-логический контроль). Остальные показатели, не вошедшие в описание форматно-логического контроля, на этом этапе не проверяются, так как это уже прерогатива камеральной проверки. Если результат проверки положительный - формируется квитанция, которая и подтверждает факт сдачи отчетности, причем дата получения отчета в квитанции проставляется по дате загрузки файла. Конечно, проверка может занять время - 24 часа максимум, но дата получения отчета от времени, затраченного на проверку, не зависит. В действительности, я думаю, все будет происходить гораздо быстрее. Подытожу: чтобы не быть оштрафованным за несвоевременную сдачу отчетности, необходимо прислать отчет до 24 часов 15-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом, по местному времени того исполнительного органа ФСС РФ, в который сдается отчет.

А как сдавать отчетность тем страхователям, у которых работает менее 100 человек? По закону они не обязаны отчитываться в электронном виде…

Такие страхователи могут сформировать 4-ФСС на нашем портале, отправить нам без ЭЦП, а потом продублировать отчетность на бумаге. Можно также из своей программы распечатать расчет и принести в свое отделение ФСС РФ или отправить по почте. Однако в этом случае вероятность ошибок больше.

- Почему?

Когда пять лет назад разрабатывали наш портал, мы исходили из того, что в итоге не страхователь должен формировать отчетность, а ФСС РФ. Сейчас бухгалтер, который работает с нашим сайтом, может зайти в свой личный кабинет и там уже увидеть практически готовую форму 4-ФСС. Потому что все расчеты, которые он делал в течение квартала, туда уже занесены. Ему остается только проверить все показатели и при необходимости что-то поправить (например, мы не можем заранее знать, изменилось ли количество работников-инвалидов). Более 80 процентов страхователей подтвердили нам, что все взаиморасчеты полностью совпадают с информацией, которую они видят на портале. Я считаю, что это очень неплохой результат. Поэтому у страхователей, которые работают с нашим сайтом, проблем при камеральной проверке практически не возникает.

Рекомендации разработаны для помощи страхователям при сдаче расчетных ведомостей по Форме 4 ФСС РФ в электронном виде, через интернет с использованием ЭЦП в соответствии с федеральными законами №№ 212-ФЗ от 24.07.2009 г., 1-ФЗ от 10.01.2002 г., 149-ФЗ от 27.07.2006 г., а также приказа ФСС РФ от 12.02.2010 г №19 с приложением «Технология приема расчетов страхователей по начисленным и уплаченным страховым взносам в системе Фонда социального страхования Российской Федерации в электронном виде с применением электронной цифровой подписи».

Необходимо иметь следующее:

1. Доступ в сеть Интернет к сайту ФСС РФ http :// www.fss.ru , к Порталу ФСС РФ http :// fz 122. fss . ru , к Шлюзу приема отчетности ФСС РФ http ://f4.fss. ru , ящик электронной почты на любом платном/бесплатном почтовом сервере;

2. Установленное сертифицированное средство криптозащиты, например, Крипто Про CSP или VipNet CSP (приобретается у представителей удостоверяющих центров – спецоператоров связи). В случае, если у Вас уже заключен договор с одним из спецоператоров для передачи сведений в ПФР РФ или ФНС РФ, то вероятнее всего, у Вас уже установлено СКЗИ. Удостоверьтесь, что используемое Вами СКЗИ удовлетворяет требованием Технологии .

3. Действующий ключ ЭЦП нового образца с необходимыми полями OID.1.2.643.3.141.1.1 (РНС ФСС – регистрационный номер страхователя) и OID.1.2.643.3.141.1.2 (КП ФСС – код подчиненности страхователя) лица, уполномоченного руководителем организации подписывать расчетную ведомость по Форме 4 ФСС РФ. Приобретается также у представителей удостоверяющих центров – спецоператоров связи, имеющих аккредитацию с удостоверяющим центром ФСС РФ или имеющих кросс-сертификацию с УЦ, имеющем аккредитацию с УЦ ФСС РФ. Список аккредитованных УЦ размещен на сайте ФСС РФ http://www.fss.ru/uc .

Первый этап – регистрация на Портале ФСС РФ.

В случае, если Вы уже зарегистрированы на Портале ФСС РФ http ://fz122.fss. ru или для получения файла расчетной ведомости по Форме 4 ФСС РФ . xml установленного Технологией формата используете программное обеспечение стороннего разработчика (например, бухгалтерские системы фирмы «1С», «Парус» и т.п., или предоставленное Вашим спецоператором), переходите ко второму этапу.

Загружаете в интернет-браузере Портал ФСС РФ http ://fz122.fss. ru , нажимаете в верхнем левом углу Регистрация ,

открывается карточка для заполнения данных пользователя, уполномоченного руководителем организации для заполнения расчетной ведомости по Форме 4 ФСС РФ, Вам необходимо придумать уникальное имя пользователя и непростой пароль , которые Вы в дальнейшем будете использовать для работы на Портале ФСС РФ. Использовать можно русские и латинские буквы, как строчные, так и прописные, а также цифры. После этого нажмите кнопку К шагу 2 .

После этого в течение 24 часов на указанный Вами при регистрации почтовый ящик придет письмо о необходимости активации Вашего аккаунта на Портале ФСС РФ. Нажмите на ссылку в середине текста письма для активации Вашего аккаунта.

Вы автоматически попадете на Портал ФСС РФ, введите Ваше имя пользователя и пароль в верхнем левом углу и нажмите кнопку Вход

После этого через меню Профиль – Организации и нажимаете кнопку Добавить.

В раскрывшейся карточке заполняете необходимые поля, в поле Вид организации – Сторонняя организация , в поле Наименование – Полное наименование Вашей организации, заполняете поля ИНН, КПП, ОГРН, Рег.номер страхователя , Адрес , в поле Региональное отделение/филиал Фонда выбираете свой филиал и нажимаете кнопку Сохранить.

После этого нажимаете в горизонтальном меню кнопку Заявление страхователя , проверяете правильность заполнения всех полей, нажимаете кнопку Напечатать.

Распечатываете указанное заявление на бумаге, подписываете у руководителя организации, ставите печать организации или индивидуального предпринимателя (в случае наличия), отсылаете по почте в адрес отделения Фонда:

В течение нескольких рабочих дней после поступления Вашего заявления в отделение Фонда Вам как страхователю будут даны расширенные права на Портале ФСС РФ, о чем Вам придет письмо на ящик электронной почты, указанной при регистрации на Портале ФСС РФ.

Аналогично Вы можете заполнить сведения по другим Вашим организациям (не более 100).

Второй этап – заполнение расчетной ведомости по Форме 4 ФСС РФ на Портале ФСС РФ.

В случае если для получения файла расчетной ведомости по Форме 4 ФСС РФ . xml установленного Технологией формата Вы используете программное обеспечение стороннего разработчика (например, бухгалтерские системы фирмы «1С», «Парус» и т.п., или предоставленное Вашим спецоператором), переходите к третьему этапу.

Подключаетесь на Портал ФСС РФ http ://fz122.fss. ru , входите под Вашим именем пользователя и паролем . Рекомендуется прочесть раздел Частые вопросы .

После этого нажимаете кнопку Форма-4 для добавления расчетной ведомости по Форме 4 ФСС РФ.

Проверяете и в случае необходимости заполняете поля Регистрационные данные страхователя , нажимаете кнопку Сохранить .

После этого нажимаете кнопку Добавить отчет

Выбираете необходимые разделы с соответствующими шифрами, нажимаете кнопку Создать

Заполняете необходимые поля расчетной ведомости по Форме 4 ФСС РФ, после этого нажимаете кнопку Выгрузка в XML и сохраняете файл в формате .xml на локальном компьютере, например, на рабочем столе или в папке Мои документы. Имя файла имеет вид Рег.номер_год_квартал. xml (квартал в формате 3 – для I кв., 6 – для II кв., 9 - для III кв., 0 – для IV кв.)

Третий этап – установка сертификатов удостоверяющего центра ФСС РФ и уполномоченного лица ФСС РФ для приема расчетных ведомостей по Форме 4 ФСС РФ.

В интернет-браузере загружаете сайт Фонда социального страхования РФ http :// www.fss.ru и выбираете пункт горизонтального меню Удостоверяющий центр . На открывшейся странице нажимаете на ссылки Сертификат издателя удостоверяющего центра ФСС РФ и Сертификат открытого ключа подписи уполномоченного лица для подписи квитанции о приеме расчета и последовательно сохраняете оба сертификата на локальном компьютере, например, на рабочем столе или в папке Мои документы. В случае, если Вы ранее устанавливали на локальный компьютер Сертификат издателя удостоверяющего центра ФСС РФ , сохранять и устанавливать этот сертификат не требуется, за исключением случаев окончания срока действия или отзыва этого сертификата, следите за информацией на официальном сайте Фонда социального страхования РФ http://www.fss.ru/uc .

После этого открываете сохраненный файл сертификата удостоверяющего центра ФСС РФ CA_FSS_RF_2010.crt и устанавливаете его.

В открывшемся Мастере импорта сертификатов нажимаем кнопку Далее ,

выбираете хранилище Автоматически выбрать хранилище на основе типа сертификата и нажимаете кнопку Далее , затем в следующем окне Готово.

На этом установка сертификата удостоверяющего центра ФСС РФ успешно завершена. Аналогично устанавливаете сертификат уполномоченного лица ФСС РФ по приему расчетных ведомостей по Форме 4 ФСС РФ F 4_ FSS _ RF _2010. crt .

:// f 4. fss . ru сохраненного отчета.

Загружаете в интернет-браузере Шлюз ФСС РФ по приему расчетных ведомостей по Форме 4 ФСС РФ http ://f4.fss. ru . На первой вкладке Описание сервиса дано описание сервиса по импорту расчетных ведомостей по Форме 4 ФСС РФ, внимательно прочтите его! Также в середине страницы Вы найдете ссылку на бесплатную утилиту для вызова СКЗИ (установленного Вашим спецоператором средства криптозащиты информации), нажимаете на ссылку и сохраняете архив ar m . zip на локальном компьютере, например, на рабочем столе или в папке Мои документы.

После этого на локальной машине раскрываете архив arm.zip (для MS W indows XP, Vista , 7 распаковка происходит автоматически, для остальных версий можно воспользоваться бесплатными архиваторами 7Zip, FreeArc и т.п.), запускаете утилиту arm . exe

В поле Криптопровайдер выбираете технологию СКЗИ, которую предоставляет Ваш спецоператор, в поле Сертификат для ЭЦП выбираете ключ нового образца лица, уполномоченного руководителем организации подписывать расчетную ведомость по Форме 4 ФСС РФ (при этом дискета с закрытым ключом должна быть вставлена в дисковод),

в поле Сертификат получателя выбираете сертификат открытого ключа уполномоченного лица ФСС РФ по приему расчетных ведомостей по Форме 4 ФСС РФ,

в поле Файл для подписи и шифрования выбираете сохраненный Вами с Портала ФСС РФ или сформированный в ПО стороннего разработчика файл расчетной ведомости по Форме 4 ФСС РФ в формате .xml , при этом автоматически заполняется поле Выходной файл с тем же именем, что и файл расчетной ведомости, но с расширением . ef 4 .

После нажатия кнопки Подписать и зашифровать происходит подписание файла расчетной ведомости по Форме 4 ФСС РФ закрытым ключом уполномоченного лица Вашей организации и шифрование указанного файла открытым ключом уполномоченного лица ФСС РФ. Сформированный файл с именем формата Рег.номер_год_квартал. ef 4 сохраняется в той же папке, в которой находится оригинальный, сохраненный Вами с Портала, файл расчетной ведомости.

После этого открываете вторую вкладку Шлюза ФСС РФ по приему расчетных ведомостей по Форме 4 ФСС РФ http ://f4.fss. ru – Отправка Ф4-ФСС , на которой нажимаете кнопку Обзор , выбираете сформированный Вами подписанный и зашифрованный файл расчетной ведомости по Форме 4 ФСС РФ.

После нажатия кнопки Отправить Вы автоматически попадаете на третью вкладку Проверка и контроль , на которой Вы видите Протокол обработки расчетной ведомости по Форме 4 ФСС РФ и можете проследить этапы обработки Вашего отчета по Форме 4 ФСС РФ.

В случае выявления ошибок на одном из этапов проверки файла расчетной ведомости по Форме 4 ФСС РФ Вы можете повторить этапы заполнения, сохранения расчетной ведомости с Портала ФСС РФ http ://fz122.fss. ru на локальной машине, подписания, шифрования и импорта на Шлюз ФСС РФ http ://f4.fss. ru .

После успешного прохождения 4-х этапов обработки Вы получаете Квитанцию . p 7 e , которую можете сохранить на локальной машине в любой папке, например, на рабочем столе или в папке Мои документы.

Обработка Вашего файла расчетной ведомости по Форме 4 ФСС РФ на Шлюзе ФСС РФ проходит в течение 24 часов с момента получения. Запишите идентификатор отчета или сохраните закладку в интернет-браузере для контроля этапов обработки Вашего файла расчетной ведомости по Форме 4 ФСС РФ.

Сохраненный Вами на локальном компьютере файл Квитанции Вы можете расшифровать и проверить подпись с помощью утилиты АРМ подписания и шифрования Ф4 на вкладке Проверить подпись . После этого Вы можете распечатать расшифрованный файл Квитанции . Квитанция является юридически значимым документом, подтверждающим факт приема ФСС РФ заполненной Вами расчетной ведомости по Форме 4 ФСС РФ.

В случае необходимости внесения исправлений в расчетную ведомость Вы можете повторить этапы заполнения, сохранения расчетной ведомости с Портала ФСС РФ http ://fz122.fss. ru на локальной машине, подписания, шифрования и импорта на Шлюз ФСС РФ http ://f4.fss. ru .

Дополнительную информацию по сдаче расчетных ведомостей по Форме 4 ФСС РФ в электронном виде с использованием ЭЦП Вы можете найти на сайте Фонда социального страхования РФ http :// www.fss.ru , на сайте регионального отделения по адресу: www.fss74.3dn.ru , на Портале ФСС РФ http ://fz122.fss. ru и на Шлюзе ФСС РФ по приему расчетных ведомостей по Форме 4 ФСС РФ http :// f 4. fss . ru .

Полный текст Технологии приема расчетов страхователей по начисленным и уплаченным страховым взносам в системе Фонда социального страхования Российской Федерации в электронном виде с применением электронной цифровой подписи размещен на сайте Фонда социального страхования РФ по адресу http://www.fss.ru/ru/news/27420.shtml .

Также следите за актуальной информацией о доверенных удостоверяющих центрах и удостоверяющих центрах, с которыми заключено соглашение и проведена кросс-сертификация, а также о лицах Фонда, уполномоченных принимать расчетные ведомости по Форме 4 ФСС РФ в электронном виде на сайте

Представлять отчетные формы в Фонд Соцстрахования в электронной форме страхователи могут добровольно, или в обязательном порядке. Когда предприниматели и организации обязаны отчитываться электронно, в какие сроки, какие технические средства для этого необходимы, как отправить отчет в ФСС - об этом наша статья.

Электронная сдача отчетности в ФСС

Напомним, что в 2017 г. в Фонд Соцстраха сдается расчет по форме 4-ФСС , включающий сведения только по «травматизму» – страхвзносам на обязательное соцстрахование от профзаболеваний и несчастных производственных случаев. Данные о взносах на случай болезни и материнства теперь подаются в ФНС и отражаются в Расчете по страховым взносам .

Отчетность по взносам в ФСС можно сдавать, наряду с налоговой и бухгалтерской отчетностью, в электронном виде, что значительно экономит время и позволяет отчитываться даже в самый последний момент.

Расчет 4-ФСС, начиная с периода 9 месяцев 2017 г., заполняется по обновленной форме (приказ ФСС РФ от 26.09.2016 № 381 с изм. от 07.06.2017). Для страхователей, у которых прошлогодняя среднесписочная численность работников составила более 25 человек, сдача отчетности в электронном виде является обязательной. При средней численности 25 человек и менее отчетность можно подавать на бумаге. Несоблюдение электронной формы, когда она обязательна, грозит страхователю штрафом.

Срок сдачи отчета в ФСС в электронном виде более длительный, чем на бумаге: до 25 числа следующего месяца после отчетного периода. «Бумажный» 4-ФСС сдается до 20 числа. За 2017 год страхователям нужно отчитаться не позднее 25 января электронно, и 22 января 2018 г. (т.к. 20 января – суббота) – на бумаге.

Сдача отчетности по ТКС – необходимые условия

Передавать отчеты в ФСС можно через шлюз приема отчетности, расположенный ]]> на портале Фонда ]]> . Этот ресурс позволяет загружать электронный Расчет 4-ФСС, просматривать и проверять корректность его заполнения, а также получать результаты обработки файла Расчета.

Для подключения к системе сдачи электронной отчетности страхователю нужно выполнить ряд определенных условий:

• На компьютере должно быть установлено средство криптозащиты информации (СКЗИ), которое можно приобрести в удостоверяющем центре. Если ранее страхователь заключал договор с представителем удостоверяющего центра (например, для передачи электронной отчетности налогоплательщика в ИФНС), то СКЗИ уже должно быть установлено.
• Нужно приобрести действующий ключ электронной цифровой подписи (ЭЦП) с необходимыми для отчетов ФСС полями. Ключ приобретается в доверенных удостоверяющих центрах, список которых указан на сайте ФСС. Чтобы получить электронную подпись для сдачи отчетности, нужно предоставить следующий пакет документов: учредительные документы для юрлиц/паспорт для ИП, выписку из ЕГРЮЛ/ЕГРИП, свидетельство о постановке на учет в налоговой.
• Пройти регистрацию и получить расширенные права доступа на портале ФСС для электронной передачи отчетности. Для этого на портале заполняется информация о страхователе и «Заявление о предоставлении прав доступа». Заявление распечатывается, подписывается и отправляется обычной почтой в свое отделение ФСС. Расширенные права доступа предоставляются Фондом через несколько дней.

Для приема Фондом отчетности в электронном виде необходимо установить сертификаты удостоверяющего центра ФСС и уполномоченного лица ФСС. Инструкции о том, как это сделать, можно найти на портале Фонда.

Подготовка и сдача отчетности через ТКС

Когда все перечисленные условия для электронного документооборота выполнены, можно перейти непосредственно к подготовке отчетности. Портал ФСС дает возможность заполнять расчетную ведомость 4-ФСС и выгружать ее в формате XML. Также это можно сделать и в других программах, в функционал которых входит подготовка и отправка в ФСС электронной отчетности (Контур Экстерн, 1С Отчетность и другие).

Порядок действий страхователя после заполнения показателей Расчета следующий:

• Формируется XML–файл, содержащий все показатели Расчета 4-ФСС, он должен соответствовать действующим форматам (приложения 1 и 2 к приказу ФСС от 12.02.2010 № 19).
• Проверяется правильность заполнения Расчета 4-ФСС. Контрольные соотношения для проверки, которые нужно применять перед отправкой электронной отчетности Фонда соцстраха, утверждены приказом ФСС РФ от 12.02.2010 № 19 с изм. от 11.09.2017 (приложение 3).
• Файл Расчета подписывается ЭЦП страхователя и шифруется согласно требованиям ФСС (приложение 4 к приказу ФСС № 19).
• Далее файл Расчета 4-ФСС представляется по телекоммуникационным каналам связи для сдачи отчетности (ТКС) на шлюз приема отчетности ФСС.
• Полученному Соцстрахом файлу присваивается уникальный номер – идентификатор. Файл проходит проверку на соответствие форматам, расшифровывается, проверяется ЭЦП страхователя и соответствие отчетности контрольным соотношениям.
• После проверки формируется протокол проверки и «Квитанция о получении отчетности». Если были обнаружены несоответствия, то создается «Квитанция о получении расчета с ошибками». Время и дата, указанные в квитанции, являются временем получения Расчета 4-ФСС от страхователя. Если проверка не дала отрицательных результатов, Расчет считается представленным своевременно.

Отчетность не будет принята Фондом, если:

• Файл не соответствует установленным электронным форматам,
• ЭЦП страхователя не действует, или была выдана не прошедшим аккредитацию удостоверяющим центром,
• Отчетность подписана ЭЦП лица, не имеющего на это полномочий.

После устранения ошибок и перечисленных проблем, электронную отчетность нужно отправить повторно.

Сдавайте отчетность в ФСС в электронном виде через Экстерн. Всегда актуальные формы отчетности. Необходимые формы система сформирует на основании ваших данных. Встроенная проверка выявит ошибки, препятствующие отправке отчетов. Удобная навигация поможет быстро перейти к ошибке и исправить ее.

В ФСС электронная отчетность передается по телекоммуникационным каналам связи. Вы сможете отследить всю цепочку отправки отчета. Как только специалисты фонда примут отчетность, вы получите квитанцию о приеме.

Кто должен отчитываться в ФСС?

В ФСС РФ отчитываются все плательщики страховых взносов. Это и ИП, и организации с работниками. Взносы платятся с доходов всех работников, которые подлежат социальному страхованию.

Расчет взносов производится по специальным тарифам.

Сдавать отчетность можно как в электронном виде, так и в бумажном. Единственное ограничение при выборе способа сдачи отчетов — численность. Если у страхователя до 25 работников включительно, закон позволяет сдавать отчетность на бумаге. Во всех остальных случаях отчитаться придется в электронном виде.

Какие формы можно подготовить и сдать через Экстерн?

Ежеквартально страхователям нужно сдавать форму 4-ФСС. В ней компании и ИП сообщают о начисленных взносах на травматизм. До 2017 года форма 4-ФСС включала информацию также и по взносам на случай временной нетрудоспособности и социальному страхованию. В связи со сменой администратора взносов форма претерпела изменения и стала другого вида.

Сдача отчетности по форме 4-ФСС не зависит от факта начисления зарплаты. Если в отчетном периоде по каким-либо причинам у работников не было дохода, сдать форму нужно с нулевыми показателями. Несвоевременная сдача отчетности грозит штрафом от ФСС. Сдача отчетности в электронном виде помогает сэкономить время и устранить ошибки до отправки отчета.

При сдаче отчетных форм через Экстерн вы можете быть уверены, что они дойдут до Фонда социального страхования в срок.

«ФСС Электронная отчетность » — раздел интернет-портала фонда соцстрахования, в рамках которого можно сдать отчет. Об этом и других способах сдачи в ФСС электронной отчетности читайте в нашей публикации.

Кто должен сдавать отчетность в ФСС в электронном виде?

В общем случае сдавать отчет в соцстрах страхователи могут разными способами: принести его в фонд лично, передать через представителя по доверенности, отправить Почтой России или предоставить в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (ТКС). Чем больше в фирме работает сотрудников, тем сложнее инспекторам фонда проверять отчетность и тем больше вероятность ошибок при переносе сведений из бумажной формы в информационную систему ФСС. Поэтому для компаний, у которых среднесписочная численность сотрудников больше 25 человек, законодательством предусмотрен только один способ сдачи в соцстрах отчетности — в электронном виде (ст. 15 закона «О страховых взносах» от 24.07.2009 № 212-ФЗ). Но это не значит, что бухгалтер может отправить в фонд электронное письмо с квартальным расчетом 4-ФСС: для электронной отчетности существует ряд требований к ее структуре и формату.

Внимание! Закон не запрещает страхователю с меньшим числом сотрудников отправлять в ФСС отчетность по ТКС.

Способы сдачи отчетности в электронном виде в ФСС

Чтобы сдавать в ФСС электронную отчетность , у юрлица или предпринимателя должна быть усиленная квалифицированная электронная цифровая подпись (ЭЦП).

Получить ЭЦП можно в одном из многочисленных аккредитованных удостоверяющих центров. ЭЦП выполняет те же функции, что и обычная подпись, — подтверждает достоверность сведений в отчетности. Однако в отличие от рукописного росчерка ЭЦП очень трудно подделать. Кроме того, без визирования отчета электронной подписью он не сможет поступить в госорган. ЭЦП надежнее и безопаснее для страхователя.

Отчетность в соцстрах можно отправить разными способами:

• Через уполномоченного представителя (согласно ч. 7 ст. 5 закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ). Для этого нужно заключить договор с юрлицом или ИП, которое будет выступать в качестве представителя, а также представить в ФСС доверенность (оригинал принести в свой филиал фонда, а отсканированную доверенность на представителя загрузить в личный кабинет на портале ФСС). Страхователь может сам готовить отчетность, а через представителя только сдавать ее в ФСС. Либо может отдать этот аспект бухучета полностью на аутсорсинг.
• Через удостоверяющий центр — в таком случае центр и произведет выпуск ЭЦП для компании, а также предоставит программное обеспечение для отправки отчетности и будет осуществлять методическую и техническую поддержку. Сдача электронной отчетности в соцстрах проходит в этом случае так: бухгалтер выгрузит готовый отчет из бухгалтерской программы и загрузит его в программу, предоставленную удостоверяющим центром. Затем проверит корректность загрузки, подпишет ЭЦП и отправит. Плюс этого способа в том, что бухгалтер оперативно сможет узнавать о стадиях прохождения отчетом проверки в ФСС и своевременно реагировать на ошибки в расчетах.
• Через сайт соцстраха — при этом фирма сможет не только передавать отчетность, но и проводить сверку расчетов с фондом, узнавать о грядущих проверках.

Сдача электронной отчетности через сайт ФСС

На сайте соцстраха имеется специальный раздел , посвященный сдаче отчетности в электронном виде. Здесь публикуются новости о порядке сдачи отчетности в электронном виде.

Чтобы отправить отчет, пользователь должен выбрать вкладку «Отправить документ». В открывшемся окне есть строка выбора файла с отчетностью. Предварительно его нужно подготовить в бухгалтерской программе и разместить в компьютере. После отправки отчету присваивается идентификатор, по которому на вкладке «Проверка и контроль» можно получить информацию о том, принят ли расчет фондом и есть ли ошибки.

Раздел «Личный кабинет» данного интернет-ресурса позволяет просмотреть состояние сданных за последнее время (максимум — за последний год) отчетов в соцстрах. Чтобы воспользоваться этим сервисом, нужно ввести регистрационный номер страхователя.

Кроме того, отчетность в соцстрах можно передавать и через другой сервис фонда — «Поисково-мониторинговую систему ФСС» . Использование данного сервиса предполагает регистрацию пользователя: нужно указать данные о компании, на основании которых будет сформировано заявление страхователя. Этот документ необходимо принести в филиал ФСС, к которому прикреплен страхователь. В течение 5 рабочих дней соцстрах предоставит компании расширенные права в поисково-мониторинговой системе: фирма сможет не только сдавать уже готовые отчеты в госорган, но и составлять их непосредственно на сайте, отслеживать правильность начисления и уплаты взносов.

Итоги

Электронную отчетность в соцстрах можно сдавать разными способами: как через специальную организацию или программное обеспечение, так и с помощью самого сайта ФСС. Для сдачи электронной отчетности у компании должна быть усиленная квалифицированная ЭЦП.