Методические рекомендации по разработке программы развития образовательного учреждения. «Программа»

В условиях инновационного развития экономики и системы образования программа развития образовательного учреждения является документом об инновационном развитии школы, способным эффективно понижать неопределенность будущего развития для различных субъектов образовательного процесса; инструментом управления образовательным учреждением, необходимым для привлечения управленческих, кадровых, финансовых ресурсов в решении значимой для образовательного процесса проблемы.

С точки зрения современного менеджмента программа является основой как для принятия стратегических и оперативных управленческих решений в инновационной деятельности образовательного учреждения, так и его финансирования в рамках новой методологии подготовки и исполнения бюджета - бюджетирования, ориентированного на результат (БОР).

Основой модели бюджетирования, ориентированного на результат, является программно-целевой метод планирования, предполагающий формирование программного бюджета, сочетающего в себе требования к установлению планируемого результата и к конкурентному распределению ресурсов.

На протяжении последних пяти лет был сформирован целый пласт законодательства, регулирующего применение БОР:

– целевое планирование деятельности учреждения (доклады о результатах и основных направлениях деятельности);

– переход к среднесрочному бюджетному планированию (трехлетний бюджет или среднесрочный финансовый план);

– программный подход к планированию деятельности учреждения (целевые программы);

– установление связи между результатами и финансированием (государственные и муниципальные задания).

В Концепции реформирования бюджетного процесса в Российской Федерации, утвержденной Постановлением Правительства РФ от 01.01.01 г. № 000, определены общие требования к бюджетным программам :

– четкая формулировка цели программы, соответствующей приоритетам государственной политики, полномочиям и сферам ответственности;

– описание поддающихся количественной оценке ожидаемых результатов реализации программы;

– наличие системы показателей для измерения результатов реализации программы и целевых значений каждого из таких показателей;

– обоснование потребностей в ресурсах для достижения цели и результатов программы, оценки внешних условий и рисков реализации программы;

– определение системы управления реализацией программы, разграничения полномочий и ответственности.

В условиях БОР бюджетные организации:

– будут обосновывать целесообразность расходов по определенным критериям;

– должны будут уметь формулировать свои стратегические цели, сопоставить с основными направлениями деятельности значимые результаты, распределить бюджеты по основным целям и функциям, и оценить эффективность этих расходов;

– будут представлять бюджет не в виде сметы, а как программную концепцию развития своего образовательного учреждения, из которой будут ясны цели и задачи, а также способы их реализации.

Таким образом, в сложившейся ситуации институциональных преобразований деятельности образовательного учреждения программа развития является по форме целевой программой, а по содержанию - бизнес-планом.

Прежде чем приступать к разработке программы развития образовательного учреждения, необходимо разобраться для самих себя, ответить на следующие вопросы:

– Что следует учесть при разработке программы развития образовательного учреждения?

– Что такое программа, чем она отличается от плана мероприятий (гораздо более привычной формы планирования)?

– В чем различия программы и проекта?

– Что такое концепция, является ли она частью программы?

– Каковы соотношения понятий: программа, план, проект, концепция?

– Из каких элементов (блоков) должна состоять программа? Какова «нагрузка» каждого элемента (блока)?

– Как организованы эти элементы (блоки), какова структура программы?

Когда ответы на эти вопросы составителю программы ясны (ниже приведены необходимые объяснения), можно приступить собственно к составлению программы (разработке). На этом этапе также необходимо ясно представлять себе, как это делается. Здесь необходимо прояснить для себя следующее:

– С чего начинать?

– В какой последовательности двигаться?

– На что обращать внимание в первую очередь?

– Каковы критерии реальности программы?

– Что необходимо проверить, учесть при составлении программы?

Рассмотрим эти вопросы и возможные ответы на них последовательно.

Что следует учесть при разработке программы развития образовательного учреждения?

– основные направления реализации национальной образовательной инициативы «Наша новая школа»:

o переход на новые образовательные стандарты;

o развитие системы поддержки талантливых детей;

o совершенствование учительского корпуса;

o изменение школьной инфраструктуры

o сохранение и укрепление здоровья школьников

o развитие самостоятельности образовательного учреждения;

– основные направления модернизации системы образования в Хабаровском крае:

o совершенствование содержания и технологий образования;

o кадровая политика в сфере образования;

o развитие инфраструктуры системы образования;

o поддержка талантливых детей и молодёжи;

o развитие системы оценки качества образования.

Договоримся о понимании основных терминов

Что такое программа, чем она отличается от плана мероприятий?

План обычно (так сложилось) составляется «от сегодняшнего дня», вперед, насколько хватит воображения у составителя. Как правило, составляя план, мы отвечаем на вопрос: «Что можно сделать?». А длительность (продолжительность) плана зависит от множества условий, как правило, внешних: «На сколько надо?». Программа, по крайней мере, в момент своего составления, не привязана к срокам. Вопрос о планировании во времени встает на одном из последних этапов работы над программой.

План – это система (перечень) мероприятий, направленных на достижение целей и задач программы развития образовательного учреждения.

Вопрос, на который отвечает программа – другой: «Что необходимо сделать, чтобы…?». Поэтому при составлении программы всегда сначала необходимо задать вопрос: «Что должно произойти?», а потом: «Как именно этого добиться?». Программа в отличие от плана мероприятий ориентирована на изменение, на «шаг развития». Поэтому программа всегда составляется не от нынешнего момента вперед, а, наоборот, от завтрашнего дня, от образа потребного будущего, к сегодняшней, наличной ситуации. В этом главное отличие плана от программы.

Сразу же заметим, что программа – гораздо более ответственный документ, задавая образ результата (того, что получится в конце) мы берем на себя ответственность за собственные действия по его достижению.

Программа - документ, отражающий системные, целостные изменения в образовательном учреждении, обеспечивающий новое качественное состояние образовательной системе.

Программа, задавая результат, проявляет наши намерения, показывает в явном виде, на что именно направлены наши действия. И, следовательно, программа гораздо «строже» к результатам: прямо указывая, что должно быть получено.

В чем различия программы и проекта?

Что такое проект? Это серия спланированных, тщательно документально обоснованных взаимосвязанных мероприятий, предназначенных для достижения определенных целей и разрешения конкретных задач за строго определенный период времени. Это планомерная работа, направленная на достижение конкретных целей, основанная на адекватном использовании имеющихся в распоряжении ресурсов.

Что такое концепция и является ли она частью программы?

Концепция – 1) определенный способ понимания, трактовки каких-либо явлений, основная точка зрения, руководящая идея для их освещения; ведущий замысел; 2) относительно целостная и завершенная, структурированная система взглядов, представлений, идей.

Концепция программы представляет собой текст, в котором изложено желаемое будущее состояние школы в ней не описывается то, что есть, а предписывается, что должно быть, что должно характеризовать новую школу. Концепция – это составная часть программы. Концепция опирается на результаты проблемно-ориентированного анализа.

Каковы соотношения понятий Программа, План, Проект, Концепция?

Программа как целое объединяет в себе концепцию, проекты (два и более), план мероприятий.

Рассмотрим содержание и структуру программы развития образовательного учреждения

В начале разработки программы необходимо представить, в какой логике, последовательности будем писать текст.

Определим существующее положение дел (проблемно-ориентированный анализ ). Первоначально убедимся, какие в образовательном учреждении есть условия, внутренние ресурсы и потенциал, позволяющие прогнозировать качественные изменения в школе. Разберемся, что составит проблему, а также угрозу для достижения желаемого будущего. И, наоборот, на какие внешние факторы и ситуации мы можем рассчитывать. Главное не забывать об объективности и надежности информации (не полагаться на устаревшие данные).

Теперь уверенно можно вообразить образ желаемого будущего (концепция ) и разрабатывать стратегию (выражена в формулировке темы, описании противоречий, проблем, цели ) и тактику его достижения (проекты, планы мероприятий ).

Из каких элементов (блоков) должна состоять программа?

Основными элементами (блоками) программы можно считать: анализ реальной ситуации с формулировкой актуальных проблем, формулировку цели, задач, разработку проектов, планирование результатов, составление плана мероприятий, финансового плана.

Анализ ситуации

При подготовке анализа, кроме описания действительного положения дел образовательного учреждения, должны быть: выявлены противоречия, обозначены проблемы, сформулирована тема программы.

Противоречие - это несоответствие между желаемым и дей­ствительным состоянием учебно-воспитательного процесса школы (например, противоречие между объективной необходимостью качественных изменений результатов обучения школьника и недостаточными условиями для повышения качества обученности учащихся в школе).

Вопрос: Чего необходимо достичь и каково действительное положение дел?

Требования к формулировке противоречий:

– реальность, то есть брать для работы «посильные противоречия», которые можно разрешить педагогическими средствами и в рамках школьных возможностей;

– позитивность, разрешение противоречия должно способствовать положительному преобразованию практики, сознательное получение антипедагогического результата в сфере образования противопоказано.

Проблема (греч. задача, задание) – вопрос, требующий решения. Формулируется и выявляется проблема из противоречия. Например, каким образом в условиях образовательного учреждения можно обеспечить повышение качества обученности школьников? или Какие условия необходимы для повышения качества обученности школьников?

Вопрос: Что не устраивает в образовательном пространстве?

Определить наличие проблемы можно по признакам:

– затруднения педагогической практики;

– анализ педагогической практики на предмет выявления требуемых знаний;

– недостаток в результатах работы системы школьного образования;

– неясность причин и способов устранения недостатков (недостаток проявляется на основе сравнения реального положения дел с требуемым - желаемым).

Требование к формулировке проблемы:

– актуальность, что означает: возможность влияния на результаты учебно-воспитательного процесса; наличие объективных средств, условий для решения проблемы;

– проблема может быть только одна.

Проблему можно сформулировать в виде:

– проблемной ситуации – описание ситуации конкретного образовательного учреждения, в которой обнаружены отрицательные признаки процесса, требующие решения;

– проблемного вопроса – это вопрос, поставленный относительно возможности исследовать тот или иной предмет познания; выражается вопросительным предложением, в котором фиксируется предмет исследования;

– проблемной задачи – это обозначение предполагаемого результата исследования; проблемная задача формулируется как обыкновенная цель – «найти способы связи компонентов системы …», «определение комплекса условий …».

Требования к описанию педагогической (социально-экономической) проблемы:

– наименование проблемы;

– цифровая, иная информация характеризующая проблему (текущее состояние, динамика изменений);

– оценка развития ситуации на перспективу;

– краткий обзор имеющейся практики (край, РФ, зарубежье).

Проблема определяет формулировку названия программы. Тема программы развития образовательного учреждения формулируется по желанию разработчиков. Тема программы развития образовательного учреждения - «свернутое» в одно предложение содержание изменения или локальная формулировка, выражающая главную идею, мотив, пафос преобразования.

Вопрос: В чем суть изменений (преобразований)?

Требования к формулировке темы:

– значимость для образовательного учреждения.

– конкретность, точность; широкая тема указывает на поверхностность программы, мешает определить цели и выделить посильный круг задач;

– прогностичность, то есть при выборе темы нужно серьёзно думать о возможности её решения (о вероятной логике построения работы и диагностике, подтверждении результатов).

Типы формулировок тем программы развития образовательного учреждения:

– Изменение качеств А у В в условиях С. Например, повышение качества обученности школьников в условиях ИКТ насыщенной среды образовательного учреждения.

– Условия изменения качества А у Б (вместо «условий» могут быть «факторы, основы, принципы, подходы»). Например, педагогические условия обеспечения повышения качества обученности школьников средствами ИКТ.

– А как Б (в качестве А может быть любой педагогический феномен, а в качестве Б лишь функция, средство, метод, принцип, форма, фактор, проблема, результат). Например, ИКТ как средство повышения качества обученности школьников.

Определившись с проблемами и темой смело можно приступать к разработке основного инструмента программы: концепция, цель, задачи, проекты, результаты.

Концепция:

– Формулировка видения. Видение – это сложившийся в нашем сознании идеальный образ желаемого будущего, достижение которого возможно только при самых благоприятных внутренних и внешних условиях; образ наилучшего, наиболее совершенного состояния школы.

– проектирование миссии образовательного учреждения (приоритетных интересов), целей и принципов построения;

– поиск, изучение и оценка новшеств;

– предварительный выбор идей;

– формирование образа будущего.

Формулировка цели

Вопрос: Чего мы хотим достичь, на какой результат выйти, выполняя программу?

Цель - элемент программы, тесно связан с другим ее элементом - «Результат». Фактически это равнозначные элементы, организующие всю программу в целом. Цель программы может быть сформулирована как «разрешающая проблему, которая стоит перед школой».

Цель – более общая формулировка того, что мы хотим получить в результате реализации программы. Цель обычно касается нового качества, которое мы хотим получить по окончании программы.

Цель может, например, определять:

– новое качество предоставляемых школой образовательных услуг;

– новую номенклатуру предоставляемых услуг;

– новые условия обучения школьников;

– изменение технической оснащенности и т. д.

Однако, как правило, цель программы связана с основной деятельностью той организации, которая составляет и осуществляет программу. Поэтому среди приведенных примеров более важной целью является новое качество образования, а изменение технического парка школы – менее важной (частной) целью.

Важно, чтобы цель, которая сформулирована в программе была понятна всем участникам программы, четко сформулирована, просто – близка всем, кто имеет отношение к ее достижению. Только в этом случае можно надеяться, что программа будет поддержана всем педагогическим коллективом .

Требования к постановке целей:

– реалистичность, посильность, достижимость;

– однозначность, представлять в обобщенном виде конечный продукт исследования;

– проверяемость цели, ее контролируемость, в отдельных случаях диагностируемость;

– определенность во времени (определены сроки проведения исследования);

– операциональность (цель распределена на задачи);

– отсутствие специальных (профессиональных) терминов;

– отсутствие неоднозначных выражений и понятий;

– отсутствие указаний на иные цели и задачи – следствия реализации программы;

– указания на пути, средства, методы реализации программы;

– явное соответствие заявленной проблеме.

Итак, мы определили стратегию программы развития учреждения, она заключается в описании темы, противоречий, проблем, цели, концепции.

Тактика реализации программы – это система локальных практических действий, направленных на достижение цели. Вырабатывая тактику, мы определяем задачи, разрабатываем проекты, планируем мероприятия по достижению результатов, выбираем методы диагностирования, продумываем ресурсы и условия.

Формулировка задач

Задачи - это конкретизированные или более частные цели (цель, подобно вееру , развертывается в комплекс взаимосвязанных задач.). Задачи по отношении к цели выступают как самостоятельные «цели».

Вопрос: Какие промежуточные результаты нужно получить, чтобы достичь цели?

Деление цели на задачи – неизбежный процесс, делается это для того, чтобы:

– выделить более простые и доступные для выполнения операции;

– создать последовательность выполнения операций с учетом их связи, сложности и времени выполнения, то есть выработать тактику достижения цели;

Технология формирования задач состоит в «расщеплении» цели на составляющие, одновременно в своей совокупности они дают представления о том, каким путём будет достигнута цель. Именно поэтому, задачи формулируются в виде перечисления (изучить, описать, выяснить, сформулировать, установить и т. д.) и, как правило, их не бывает более 4-5.

Очень важно, чтобы задачи и цель были согласованы. Составляя список задач, проверяйте себя, не появилось ли лишних задач (тогда поставленная цель должна быть переформулирована). Или может оказаться, что поставленных задач не достаточно для достижения цели. В этом случае список задач должен быть дополнен.

Требования к представлению задач программы:

– формулировка в виде заданий по достижению определенных результатов к определенному сроку;

– результаты должны быть измеримы (как правило – в цифрах);

– набор задач необходим и достаточен для достижения цели;

– задаче поставлен в соответствие набор мероприятий;

– набор мероприятий необходим и достаточен для решения задачи.

Как разработать проект

В последние годы модным и часто употребляемым стало слово «проект». В сущности, термины «программа» и «проект» близки. Их часто употребляют как синонимы. Некоторые авторы предлагают считать программой несколько взаимосвязанных проектов. Этого же понимания мы и предлагаем придерживаться.

Проект всегда имеет цель (перевод слова «проект» - брошенный вперед). В отличие от цели программы, цель проекта – гораздо конкретнее. Это может быть, например, отдельная задача. Но может быть и иначе в зависимости от структуры всей программы в целом.

Проект обязательно ограничен во времени. Про проект всегда понятно, сколько времени он будет реализовываться. Отдельные школьные проекты в рамках программы имеют собственную продолжительность, которая определяется не столько общей (внешней) временной рамкой, а собственно содержанием данного конкретного проекта, временем на достижение его результата.

При разработке конкретных проектов, особое внимание следует уделить ответам на следующие вопросы.

Первая группа вопросов:

– Что должно быть сделано? Как это связано с целями и задачами региона, муниципалитета, программой развития в целом?

– Какие результаты должны быть достигнуты? «Где» («на чем») мы их увидим? Каковы индикаторы, критерии успешности?

– Как будет организован мониторинг хода реализации проекта? Что (какие мероприятия) надо осуществить для того, чтобы ход реализации проекта можно было бы вовремя скорректировать?

– В каком виде и кому будут представляться отчуждаемые продукты (результаты реализации проекта)?

Вторая группа вопросов:

– Кто будет это осуществлять? Кого следует привлечь к этой работе (как в школе, так и извне)? Кого необходимо привлечь для реализации замысла?

– Когда это будет осуществлено?

– Как это будет осуществлено?

– Какие дополнительные ресурсы потребуются для реализации проекта?

Требования к представлению краткого резюме проекта:

– ожидаемые измеримые результаты реализации проекта;

– сроки реализации проекта;

– перечень проектных действий;

– объем расходов, в т. ч. для каждого проектного действия;

– объем эксплуатационных расходов (по годам);

– требования к формулированию проектных действий – как для мероприятий программы.

Результаты программы

Как уже понятно из вышеизложенного, критерием успешности разработки всей программы является ее результат. При составлении программы необходимо сформулировать результат. Именно результат (ожидаемый) определяет цель программы.

Вопрос: что конкретно изменится на уровне данного образовательного учреждения по завершении программы?

Цель программы и ее результат – взаимосвязаны. Формулируя цель, разработчики программы сразу же определяют круг возможных результатов. По конкретности планируемых результатов цель тоже приобретает черты определенности. Чем точнее сформулированы результаты, тем понятнее всем участникам становится цель программы в целом, тем легче она будет реализовываться.

Именно формулировка результатов программы может вызвать наибольшие споры потому, что результаты наглядны и конкретны. Формулируя результаты, необходимо задуматься о том, в чем конкретно они будут «измеряться»: где их будет видно, насколько они изменят ситуацию в обучении.

Требования к целевым индикаторам, описанию ожидаемых результатов:

– соответствующие показателям, характеризующим проблему;

– значения индикаторов за последний год;

– промежуточные годовые значения индикаторов (при наличии);

– качественное описание степени решения проблемы;

– оценка устойчивости результатов;

– при отсутствии статистического наблюдения значения целевых индикаторов могут отсутствовать.

Планирование

Планирование - это проекция деятельности в будущее для достижения поставленной цели при определенных условиях и средствах. Результатом планирования является план - управленческое решение задачи достижения поставленной цели. План представляет систему мероприятий, предусматривающую порядок, последовательность, сроки и средства их выполнения.

Практика убедительно показывает, что тщательно разработанный план - залог его успешного проведения; он позволяет всесторонне осмыслить действия, заранее предусмотреть объем работы, избежать различных огрехов, придает работе ритмичность на всех этапах его проведения.

При разработке плана четкое отражение должны найти следующие вопросы.

– в чем будет заключаться преобразование, какие именно педагогические воздействия, способы решения задач и т. п. будут подвергаться проверке и в каких вариантах;

– какие параметры (свойства, характеристики, признаки) педагогического процесса будут выбраны для изменений и их следствий;

– как будут отслеживаться выбранные параметры;

– для каждого мероприятия указан объем финансирования (в целом, по годам).

Финансовый план

В соответствии с Федеральным законом государственные (муниципальные) учреждения разделены на бюджетные и казенные.

Базовые изменения в статусе бюджетных учреждений вводятся в конечном итоге к расширению объема их прав и большей самостоятельности:

– изменяются механизмы финансового обеспечения – переход с бюджетной сметы на субсидии по государственному (муниципальному) заданию;

– полученные доходы не являются доходами бюджета, остаются в распоряжении учреждения и должны направляться на достижение целей, ради которых она создана;

– учреждения получают большую самостоятельность при использовании средств, полученных из бюджета;

– заключаются гражданско-правовые договора, приобретаются права и обязанности от своего имени.

Статус казенных учреждений, по сути, будет идентичен существующему, закрепленному в действующем законодательстве правовому статусу бюджетного учреждения, с дополнительным ограничением в виде зачисления всех полученных учреждением средств от приносящей доходы деятельности в соответствующий бюджет.

Таким образом, при разработке финансового плана программы развития образовательного учреждения определяем:

– целевые ориентиры и приоритетные задачи развития образовательного учреждения;

– доходную часть, которая складывается:

o из стоимости образовательных услуг, предоставляемых образовательным учреждением в соответствии с ее уставной деятельностью и оплачивается за счет бюджетных средств;

o из доходов от предпринимательской и иной приносящей доходы деятельности;

– структуру расходов, отражающую приоритетные направления расходования финансовых средств, обеспечивающих достижение поставленных целей.

Требования к обоснованию финансового плана на реализацию программы:

– формируется в разрезе отдельных мероприятий;

– охватывает прямые расходы и эксплуатационные;

– способы обоснования:

o примеры стоимости аналогичных мероприятий, ссылки на рыночные предложения;

o сметная стоимость;

o расчеты на основе фактической информации;

o иные способы.

Как организованы элементы (блоки) программы, какова ее структура?

В организации программы главное – согласованность ее элементов. Первое – взаимосвязанность элементов программы. Об этом уже шла речь, теперь попытаемся сформулировать требования к согласованности элементов программы точнее. Итак, во-первых, цель и результат программы – взаимосвязаны и отражают друг друга. Лучше, возможно, сформулировать сначала результаты, а затем цели или делать это параллельно.

Следующий важный момент – согласование целей и задач программы и составляющих ее проектов. Здесь возможны различные варианты структуры.

Например, задачи формулируются как микро цели, каждая из которых отражает отдельное направление деятельности (рис. 1). Общая цель дробится на свои составляющие, которые в свою очередь становятся проектами – самостоятельными микропрограммами со своими частными результатами.

При такой структуре программы она с самого начала существует и далее развертывается как несколько относительно самостоятельных подпрограмм. Как правило, при такой организации на решение каждой задачи назначается отдельный человек (ответственный), который на протяжении всего срока существования программы курирует ее реализацию. Такая структура имеет свои преимущества. Она наиболее проста для контроля и оперативного управления . Однако есть и недостаток – при такой организации наиболее вероятен разрыв между направлениями, конкурентные направления между нами, потеря общей цели и опасность не достичь общего результата.

Прообразом такой организации программы может стать ее поэлементное выполнение, например, как если бы при ремонте помещения каждую стену ремонтировали бы отдельно.

Возможна и другая структура программы (рис. 2).

319" valign="top" style="width:239.3pt;padding:0cm 5.4pt 0cm 5.4pt">

В современном мире побеждает лишь тот, кто лучше всех подготовлен к предстоящим действиям. Программа и план – две важных части проектного менеджмента, реализация идей которого позволяет привести к успеху любое предприятие. Понимание разницы между ними очень важно для будущих руководителей, которые хотят не просто быть винтиком системы, а грамотно управлять ресурсами и определять своё будущее.

Определение

Программа – последовательный алгоритм действий, реализация которого позволит исполнителю достигнуть определённой цели. Программа может быть компьютерной, предвыборной, рабочей. Всех их объединяет одно: набор взаимосвязанных мероприятий, направленных на реализацию поставленных задач.

План – ряд действий, объединённых единой целью и предназначенных к выполнению до определённой даты. План позволяет создать рабочий график, который дисциплинирует как отдельного индивида, так и группу людей, помогая им ориентироваться во времени и пространстве.

Сравнение

Таким образом, программа – широкое понятие, обозначающее стратегию достижения результата. Без неё не обходится деятельность ни одной крупной компании и организации, руководитель которой действительно хочет добиться успеха. Программа – гибкая, ради достижения целей отдельные пункты могут изменяться, адаптироваться под реальные условия. При этом она может иметь несколько планов, выполняемых параллельно.

План – устаревший способ реализации задач проектного менеджмента. Он детализирован, а каждое событие обладает временными рамками, но далеко не факт, что выполнение всех задач приведёт к достижению целей.

Выводы сайт

1. Широта понятия. Программа – более широкая категория, которая может включать в себя несколько планов.
2. Прогрессивность. Программа является более гибкой, нежели план, и её можно корректировать, направлять в процессе реализации.
3. Гибкость. Отдельные пункты программы могут выполняться независимо друг от друга, возможно несколько исходов. План всегда линеен, а потому должен реализовываться последовательно.
4. Детализация. Программа содержит лишь общие положения, цели, а план – детальную проработку каждого шага, временные рамки, ресурсы.
5. Оценка результата. Чтобы понять результативность плана, необходимо сопоставить запланированные мероприятия с реально выполненными. Оценить эффективность программы можно лишь по достижении цели.

Любая деятельность требует грамотного управления. Если дело касается предприятия или компании, управленческие функции берут на себя менеджеры : руководители, начальники отделов, ведущие сотрудники, которым поручен крупный проект. Управлять нужно не только на производственном уровне, но и на бытовом: чем лучше организована деятельность, тем больше радует результат.

И директор фабрики, и домохозяйка, и ректор университета, по сути, делают одно и то же, только в разных масштабах. Они разрабатывают концепцию деятельности (она же – философия) и стратегию, планируют каждый шаг (операцию или действие), организовывают участников процесса, составляют списки и графики, чтобы лучше ориентироваться в ситуации. Они распределяют финансовые средства, используют разнообразные уловки для стимулирования активности исполнителей, проводят «контроль качества».

План и стратегия – звенья одной цепи

Стратегия и план являются элементами планирования – одной из функций менеджмента. Это, по сути, результаты планирования как процесса: хорошо составленный план – половина работы. Несмотря на важность разработки и прогнозирования хода событий, пока дела остаются на бумаге в виде пунктов, подпунктов, тезисов, нельзя говорить о полноценной производственной и любой другой активности. Управленческая деятельность не мыслится без составления планов:

• Стратегических – долгосрочных, или перспективных;
• Тактических – поддерживающих (для реализации стратегии);
• Оперативных – краткосрочных, ориентированных на решение конкретных задач в сжатые сроки.

Стратегия приобретает реальные очертания и практическую ценность лишь в случае ее воплощения. Планы позволяют упорядочить хаотический набор задач в стройную схему действий. Они должны составляться для каждой сферы приложения управленческих и исполнительских усилий, будь то производство или финансы, работа с персоналом или маркетинговые изыскания.

Нельзя путать план и стратегию!

Мысли о деятельности могут быть интересными и перспективными, но пока они находятся в состоянии неких идей, из них трудно выжать пользу. Прогнозы по поводу дальнейшего функционирования организации облекаются в форму планов. Для иллюстрации функции планирования и соотношения понятий стратегии, тактики, целей, задач, планов подойдет метафора о путешествии:

• Цель – это сделать отпуск незабываемым или же съездить в командировку с пользой для карьеры.
• Задачи – пошаговое разъяснение того, как добраться до пункта назначения и сделать все, что нужно (запланировать поездку, выбрать страну/город, выбрать оптимальный по стоимости услуги и скорости вид транспорта, купить билет, забронировать номер в отеле)
• Стратегия – это понимание того, чтó подобные события принесут человеку в будущем при их систематическом повторении. К примеру, отдых необходим, чтобы восстанавливать силы и быть готовым с обновленной энергией встретить профессиональные вызовы. Если речь о командировках, нельзя не учитывать роль поездок (участия в семинарах, повышения квалификации, обмена опытом) в профессиональном продвижении. Их частота и высокая результативность положительно скажутся на карьерном росте.
• Тактика – конкретизация различных этапов достижения цели. Если на время отпуска запланированы поход, приобретение равномерного загара и знакомство с интересной компанией, то для каждого мероприятия нужна своя тактика. Стратегия при этом остается прежней – хорошо провести время в отпуске, с пользой для души и тела.
• План и список – это, соответственно, программа проведения конференции (события расположены в порядке их проведения) и перечень покупок (здесь важна не последовательность совершения покупок, а точное количество и наименование необходимых товаров).

В процессе достижения цели возможно корректирование заранее составленного плана действий, поэтому следует продумать комплекс альтернатив. Они помогут заполнить пробелы в графике, если изменившиеся условия препятствуют деятельности. Так, на курорте солнечные дни могут смениться дождливыми, поэтому походы на пляж придется заменить посещением выставок и прочих мероприятий «под крышей».

Стратегия и тактика соотносятся так же, как климат и погода . Климат – это сложившаяся за долгие годы комбинация из нескольких метеорологических составляющих (количество осадков, средняя температура, влажность воздуха), которая характерна для данной территории. Климатические условия меняются редко: за всю историю человечества их было столько, что для подсчетов хватит пальцев одной руки. Погода переменчива, ее возможно предсказать относительно точно лишь на пару дней.

Стратегия определяет долгосрочные перспективы : в ее рамках решение задач растягивается на несколько лет. Тактика – это декомпозиция стратегии, и ее основная функция – распределить основные задачи во времени, которое дается для достижения цели. Понятие «план» в этой цепочке сравнений соответствует прогнозу погоды: это подробное описание деятельности по пунктам. Чем детальнее и конкретнее план, тем быстрее происходит движение «из точки А в точку Б».

План и стратегия сопоставляются, но не противопоставляются. Содержание деятельности компании (аспекты производства, финансирования, инвестирования, распределения прибыли, маркетинга, управление работой персонала, оптимизации) подробно расписывается в стратегии, которая соответствует цели и философии компании. Различные типы планирования придают этому содержанию форму, в результате чего действия по достижению цели предстают в виде «дорожной карты». Цель разбивается на задачи, что ускоряет продвижение: благодаря этому путь к успеху организации перестает казаться непреодолимым.

«Программа». Сравнение понятий проект и «программа»

В ряде отраслей - таких, как авиационно-космическая или оборонная промышленность, создаваемые объекты являются настолько сложными, что работа над ними осуществляется не в составе проектов, а в составе Программ, которые можно определить как совокупность проектов или проект, отличающийся особой сложностью создаваемой продукции и/или методов управления его осуществлением. При таком подходе термин "проект", как правило, связывается с относительно краткосрочными целями. В настоящее время в Российской Федерации разработан и реализуется ряд программ развития: топлива и энергетики, продовольствия, транспорта и связи, жилья, машиностроения и некоторые другие.

В число приоритетных федеральных программ вошли программы энергоснабжения, электрификации и газификации сельских районов, повышения безопасности атомной энергетики, использования нетрадиционных источников энергии, освоения газовых месторождений полуострова Ямал, развития Канско-Ачинского топливно-энергетического комплекса.

Характеристики понятия «проект». Признаки проекта

Проект как объект управления описывается совокупностью определенных показателей - характеристик проекта, которые закладываются на этапе планирования (см. Главу 1). На основе характеристик определяется, во-первых, целесообразность, выполнимость и устойчивость проекта а, во-вторых, пути и способы достижения запланированных показателей. Именно поэтому, для принятия финансовой организацией положительного решения о выделение средств, последующих эффективного управления проектом и успешной его реализации необходимо сформулировать и обосновать планируемые характеристики проекта.

К основным характеристикам проекта относятся следующие:

· Цель и основные результаты проекта, получаемые бенефициариями в ходе реализации проекта и после его завершения;

· Финансовые средства, необходимые для реализации проекта;

· Качественные и количественные характеристики ресурсов, требующихся для реализации проекта;

· Квалификация специалистов и возможности организаций, привлекаемых к реализации проекта;

· Количественные и качественные показатели работ по проекту;

· Сроки выполнения проекта.

Текущие значения этих показателей могут меняться на протяжении всего жизненного цикла проекта, что обусловлено влиянием внутренней среды проекта и его внешним окружением. Эффективность управления как раз и предполагает достижение запланированных показателей проекта при действии указанных влияний . Таким образом, становится более понятной сама цель применения методологии и инструментов проектного менеджмента для достижения оптимального результата при заданных ограничениях и существующих рисках.

Основные отличия проекта от программы и операционной деятельности, отличия проектов от бизнес-процессов

Программа не имеет точки завершения. Скорее, программа - это непрерывный процесс перемен. Проект может быть составной частью программы.

Например, проект “Аполлон-11” - это часть американской лунной программы. Управление программой включает в себя управление входящими в нее проектами.

Проект -- это средство стратегического развития. Цель -- описание того, что мы хотим достичь. Стратегия -- констатация того, каким образом мы собираемся эти цели достигать. Проекты преобразуют стратегии в действия, а цели в реальность.

Таким образом, каждая работа, которую выполняет конкретный сотрудник, привязывается к достижению стратегических целей организации (рис. 1.1)

Причина такого внимания к понятию «проект» в том, что методы и инструменты управления проектами эффективно применять именно к проекту. Однако далеко не вся работа, ведущаяся в организации, является проектами. Поэтому компании, внедряющие управление проектами, часто испытывают затруднения с разделением проектов и операционной деятельности.

К примеру, является ли курс обучения сотрудников проектом? Любой курс имеет ограниченные сроки проведения, бюджет, требования к качеству. Для курса могут быть определены цели. Таким образом, курс обучения можно рассматривать как проект. Но если компания проводит десятки курсов в год и деятельность по организации обучения является рутинной, повторяющейся, не несет никакой уникальности в плане управления, -- является ли курс проектом? Необходимо ли применять методы управления проектом для каждого курса, например, назначать руководителя проекта и создавать график проекта? Аналогичная ситуация может возникать на заводе, производящем машины. Каждая машина может рассматриваться как небольшой проект.

В приведенных примерах, скорее всего, курс обучения и производство машины проектами не являются. Фактически, в предложенном контексте массового производства машин и проведения курсов, компания реализует серийное производство типовых продуктов и услуг без явного ограничения этой деятельности по срокам.

У каждого проекта есть четко определенные начало и окончание. Проект заканчивается вместе с достижением всех его целей или наоборот, когда становится ясно, что эти цели не могут быть достигнуты. Временность не означает краткосрочность проекта -- многие проекты могут продолжаться несколько лет. В любом случае, проект конечен и не может состоять из постоянно продолжающихся действий.

Очень многие предприятия временны в том смысле, что в какой-то момент работа на них остановится. Например, понятно, что конвейер по производству определенной модели автомобилей когда-то остановится, так как машина будет снята с производства. Однако такой род временности не делает конвейер проектом, поскольку работа по сборке машин является типичной рутинной операционной деятельностью. Фундаментальное отличие проекта заключается в том, что проект заканчивается, когда поставленные цели достигнуты, тогда как при непроектной деятельности перед исполнителями ставятся новые цели и работа продолжается.

Временная природа проектов сказывается и на других аспектах проектной деятельности. Например, проекты обычно имеют четко очерченные временные рамки для создания продукта или услуги, поскольку благоприятная для них ситуация на рынке складывается на ограниченное время. Кроме того, проектная команда, как правило, по его окончании распадается, а ее члены переходят в другие проекты.

В отличие от конвейера по сборке автомобилей хорошим примером проекта может быть разработка нового автомобиля. Разработка осуществляется в ограниченные сроки и продолжается до достижения определенного результата -- прототипа нового автомобиля. Когда результат достигнут, автомобиль отправляется в производство, а проектная команда -- конструкторы, дизайнеры, инженеры и прочие -- могут быть вовлечены в новый проект, хотя и не обязательно в том же составе.

Таким образом, операционная деятельность состоит из постоянного повторения одних и тех же операций с целью производства одного и того же продукта (или предоставления одной и той же услуги). Примерами могут служить серийное производство, продажи типовых продуктов, бухгалтерские операции.

Основная разница между операционной и проектной деятельностью (табл. 1.1) в том, что операционная деятельность оперирует привычными результатами в устоявшихся бизнес-процессах, а проектная работа подразумевает уникальные результаты и ограниченный срок работ.

Отличия проектов от бизнес-процессов

С самого начала стратегическое планирование приобрело форму системы «прогнозирование - программирование - бюджетирование», в которой отразилась преемственность плановых документов, различных по срокам разработки и выполнения. Эта довольно распространенная система продемонстрировала свою эффективность в Пентагоне. В СССР была попытка повторить этот положительный опыт в 1979 году, когда Постановлением ЦК КПСС и СМ СССР № 695 «О совершенствовании планирования и повышении эффективности производства и качества работы» внедрялась подобная система «прогноз - программа - план». Некоторые авторы исследовали эту систему, но полностью она применена не была из-за воздействия объективных и субъективных причин. В то же время целевые комплексные программы были примером стратегической деятельности на макро - и микроуровне советской экономики (см. также разд. 6).

Несмотря на много общих черт (целевая направленность, ориентация на выполнение комплексных стратегий, большие временные характеристики, необходимые для их осуществления, вероятностный характер результатов, высокий уровень затрат на исследования и разработки и тому подобное), стратегические планы и программы - это не одно и то же (табл. 10.2). Прежде всего, это - ориентация программ на достижение «целей развития» (например, повышение конкурентоспособности или социального развития коллектива), а проектов - на «достижения цели (создание)» (например, нового продукта, производства, технической системы).

Таблица 10.2

Отличия стратегических планов и программ (проектов)

Отдельно следует акцентировать внимание на отличия стратегических планов от программ и проектов.

Стратегическая программа - это координирующий адресный документ, что является экономически и научно обоснованной системой связанных между собой, и нацеленных на достижение общей цели различных мероприятий (социально-экономических, научно-технических и организационно-хозяйственных), согласованных по срокам и исполнителями (соисполнителями), а также обеспеченных необходимыми финансовыми и материально-техническими ресурсами.

Программа состоит из определенных программных мероприятий, содержание которых зависит от типа и направленности программы на выполнение определенных стратегий (см. подразд. 8.4-8.7).

Программное задание - это наполненная конкретным содержанием определенное действие, направленное на достижение какой-либо текущей цели (связанной с достижением стратегических целей через «дерево целей»), для выполнения которой обоснованы и установлены исполнителей (соисполнителей), сроки и необходимые объемы всех видов ресурсов.

Поскольку стратегические программы - это сложные по содержанию и структуре плановые документы, следует использовать современные методы их обоснования, что вызывает потребность в их формализации. Основное внимание при этом должно быть сосредоточено на целевой ориентации стратегических программ, которые являются реализацией целевого подхода к планированию (см. разд. 6). Целевая и стратегическая программы по основным параметрам и сферам применения очень похожи и могут разрабатываться на одной методологической основе.

Целевая программа - структурированная совокупность графа «цели - стратегии-меры» и набора характеристик, связанных с этой структурой.

В формализованном виде программу можно представить так:

П = {G, H}, (10.1)

где G = {A, M, R}; H = {L0, L, Y, Β, Q, T};

П - программа;

G - граф «цели - стратегии - меры», построенный на основе «дерева целей»;

Н - набор характеристик указанного графа G;

А - совокупность целей, определенных для реализации в рамках программы П;

М - совокупность стратегий и мероприятий, необходимых для достижения совокупности целей;

R - совокупность отношений между целями, целями и стратегиями, стратегиями и мероприятиями;

L0 - набор критериев достижения целей;

L - набор показателей достижения целей;

Y - совокупность системных приоритетов в графе G;

Β - совокупность локальных приоритетов в графе G;

Q - совокупность ресурсов, необходимых для достижения целей;

T - время, необходимое для достижения целей.

Такое представление программы позволяет расширить возможности применения экономико-математических методов для ее разработки и контроля за выполнением.

Проект - одноразовая совокупность целей, стратегий, задач и действий, что имеет системные характеристики относительно взаимосвязи ресурсов, последовательности выполнения работ и привлечения специалистов определенного профиля.

Проекты должны соответствовать следующим требованиям:

· обеспечение одновременного выполнения технических, экономических, организационных и других требований;

· налаживание внешних и внутренних взаимосвязей: «цели-задачи-ресурсы», - требующих четкой координации работ;

· определение сроков начала и завершения проекта;

· преодоление ограничений по критическим ресурсам;

· предотвращение конфликтов в процессе выполнения проектов среди исполнителей разных специальностей.

Управление проектами - научно-практическая деятельность по определению целей и организации работ группы людей таким образом, чтобы цели были достигнуты после окончания всех запланированных работ.

Как уже отмечалось, программы и проекты имеют много общих черт. Стратегическая программа (проект) будет иметь высокий результат, если программные мероприятия, предусмотренные для выполнения программы (проекта), будут представлять собой системную целостность, то есть будут иметь обоснованные связи, порядок осуществления и взаимо усиления, то есть достижения синергии..

Характеристики стратегической программы(проекта) - это набор определяющих для определенной программы (проекта) количественных и качественных признаков, особенностей, свойств, связанные с процессом достижения целей программы (проекта) и оценкой результатов ее выполнения.

Чтобы количественно и качественно выразить характеристики программы (проекта), которые фиксируют состояние объекта управления в процессе реализации программы, используются различные количественные и качественные показатели, конкретизирующие прогнозные оценки развития объекта, для которого разрабатывается программа или проект.

Целесообразно выделять такие программы и проекты в деятельности организаций:

· программа автоматизации труда;

· программа снижения издержек;

· программа рационализации структуры производственных и вспомогательных процессов;

· программа введение дней «эффективности» для привлечения рабочих к процессу совершенствования производства;

· программа создания страховых запасов с использованием иностранных источников ресурсов;

· программа накопления банков стратегической информации;

· организация СГЦ и подписание договора с крупными оптовыми базами в одной из стран СНГ.

Аналогично можно рассматривать перечень проектов:

· проект освоения процесса сборки дизельных моторов из импортных комплектующих с постепенным переносом производства некоторых из них на собственные производственные мощности;

· проект разработки новой технологической линии и тому подобное;

· проект строительства совместного с поставщиками предпри-
ства по очистке промышленных отходов;

· проект научных разработок по созданию новых материалов;

· проект создания торговой сети и тому подобное.

Сейчас широкое применение в успешных фирмах Запада и Востока приобрело автоматизированное планирование процесса производства, которое позволяет на практике выполнять один из ключевых принципов стратегического управления - альтернативности планов.

Различают вариационное и генерируемого планирование процесса производства (ППВ)

Вариационное ППВ означает создание программ для разработки спектра альтернативных вариантов планов для системы ППО. Варианты планов хранятся на электронных носителях, что позволяет по необходимости вносить в них коррективы.

Генерируемого ППВ - более сложный подход по сравнению
с вариационным ППВ. Этот метод предусматривает использование такого программного обеспечения, которое использует информацию о широкий спектр технико-экономических характеристик производственного процесса, включая описание оборудования, инструментов, деталей, а также технологических и организационных операций.

Рис. 10.2. Принципиальная схема взаимосвязи целей развития и системы планов, проектов и программ
( - процесс достижения целей; - процесс формирования планов)

Современные информационные технологии создают условия для более широкого внедрения стратегического планирования в практику работы организаций разного типа.

Стратегические программы любого содержания реализуются через систему стратегических, текущих и оперативных планов (рис. 10.2).