Отчет менеджера по продажам за месяц образец. Отчет менеджера продаж

Отчетность менеджеров по продажам - самый важный пункт в работе с персоналом в любой компании. Слабо выстроенная система контроля приводит к последствиям: планы не выполняются, решения принимаются на эмоциях, сотрудники не понимают, чего от них хотят и как этого достичь. Чтобы разобраться в текущей ситуации руководителю приходится тратить все больше времени на микроменеджмент и «нависание над душой».

Напротив, отлично выстроенная отчетность менеджера отдела продаж поможет тратить на контроль отдела 15-20 минут, и уделять время развитию сбыта и другим функциям коммерческого директора или руководителя ОП.

Итак, давайте поймем, как выстроить работающую схему контроля.

Для начала необходимо для каждого работника определить KPI, или ключевые результаты работы, которые вы хотите от них видеть. Не фиксируйте их слишком много: достаточно 2-5. Будет 6-8 - эффективность снижается, мы не умеем концентрироваться на большом количестве данных. Приведем примеры таких KPI:

Для специалиста по холодным звонкам:

• звонки;
• разговоры свыше 15 секунд;
• время в разговоре (за день или средняя);
• количество лидов.

• отчет по клиентам данного менеджера по продажам (список переданных в постоянную работу клиентов и результаты по каждому);
• % и сумма по повторным покупателям;
• % клиентов, продолживших сотрудничество с компанией;
• средний чек повторной сделки.

• количество и сумма сделок;
• средний чек.

Далее нужно определить периодичность: мы настаиваем на ежедневном отчете менеджера по продажам. Выглядит это так: сотрудник перед уходом, в конце рабочего дня, заполняет документ, в котором указывает результаты по своим целевым показателям. Это занимает пару минут в день, зато в любой момент можно отследить рост или падение и поправить ситуацию при необходимости. Кроме того, сотрудник сам видит, что у него проседает и может исправлять ситуацию. Ежедневные цифры собираются в еженедельные, а потом и в ежемесячные.

Отчет менеджера отдела холодных продаж - еще более важен, потому что персонал на этой позиции обычно менее квалифицирован и мотивирован. Если мы говорим о «звонаре», работнике, который обзванивает базу, то мы рекомендуем использовать профессиональные сервисы для обзвона . Например, Скорозвон: в нем вы один раз задаете целевые показатели , а потом вся отчетность строится автоматически . Да и оператор всегда видит, сколько ему нужно сделать звонков до выполнения плана.

Bебинары и события:

Бесплатный курс «Руководитель отдела холодных продаж»

Пройди онлайн-курс по холодным звонкам от сервиса Скорозвон и получи именной сертификат.

Вебинар «10 фишек Скорозвона, которые помогут оставаться в тренде»

13 февраля Александр Лищенко расскажет, какие новые функции появились в Скорозвоне и научит ими пользоваться.

• Невидимые изменения
• Новые фичи
• Суфлирование в подарок

Зборовская Мария

Годовой отчёт по продажам — документ, ежегодно предоставляемый директором по продажам общему собранию участников (акционеров) общества (компании) и содержащий отчёт об основных результатах продаж за истекший период.

Годовой отчет по продажам должен включать в себя:

1. План-факт продаж текущего года

• Доля продаж по территориям, каналам сбыта
• Выполнение плана по маржинальной (операционной) прибыли общее по компании и отдельно по каналам сбыла
• Выполнение плана по средней стоимости продукции
• Структура клиентской базы на конец года по каналам сбыта
• Оборачиваемость продукции
• Дистрибуция
• План-Факт клиентской базы: количество активных клиентов, количество новых клиентов, доля продаж новых клиентов в общем обороте компании, количество «мертвых» клиентов
• Результаты аттестации торгового персонала.

2. Причины невыполнения плана продаж , из-за которых план не был выполнен, почему менеджеры не справились с задачей. Возможно, показатели были завышены и они физически не могли привлечь такое количество клиентов. Или отдел работает неэффективно, тратя большое количество рабочего времени на оформление договоров и урегулирование спорных моментов.

3. Основные факторов роста продаж (экстенсивные, интенсивные), за счет чего происходил рост продаж. Если план был перевыполнен, укажите, благодаря кому это случилось, отметьте фамилии лучших менеджеров. Перечислите названия самых крупных компаний, которые были привлечены впервые. Если кто-то из постоянных клиентов увеличил объемы закупок, напишите, почему это произошло. Это поможет составить стратегию успешных продаж в будущем.

4. Планы продаж на следующий год. Спланируйте планы на следующий год, приведите примерные цифры, к которым должны стремиться менеджеры, торговые сотрудники:

• Выполнение плана по объему продаж общее по компании и отдельно по каналам сбыла
• Выполнение плана по маржинальной прибыли общее по компании и отдельно по каналам сбыла
• Выполнение плана по чистой прибыли общее по компании и отдельно по каналам сбыла
• Выполнение плана по Целевым продуктам общее по компании и отдельно по каналам сбыла
• Выполнение плана по ассортиментной линейке общее по компании и отдельно по каналам сбыла
• Среднее количество SKU общее по компании и отдельно по каналам сбыла
• Планы по расширению ассортимента клиентов
• Клиентская база на конец года
• Оборачиваемость продукции
• Дистрибуция
• Расширение клиентской базы, подключение новых клиентов по каналам сбыта и территориям.

5. Приоритеты на следующий год , пожелания по улучшению работы отдела (обратная связь сотрудников отдела продаж по повышению эффективности их работы).

6. Стратегия продаж на следующий год , в каком направлении будут направлены основные усилия и ресурсы компании и продаж, как изменится и товарная и ценовая политика продаж. Желательно прописать стратегии отдельно по каналам сбыта, маркетингу, развитию персонала и клиентов.

7. Организационные изменения : штат сотрудников (планирование персонала), выход на новые территория, каналы сбыта, открытие новых филиалов и офисов, новое направление продаж, ввод товаров-новинок. Желательно указать и прописать необходимые ресурсы для осуществления указанных изменений.

8. Календарь основных мероприятий отдела продаж на следующий год: определение целевых продуктов на следующий год, маркетинговые мероприятия по продвижению с бюджетом (календарь акций и мероприятия), планирование переговоров и командировок сотрудников, учебный план по развитию сотрудников, обучение клиентов и партнеров и проведения мастер-классов тд. Календарь нужно расписать помесячно с указанием необходимых ресурсов и сроков.

После завершения каждой сделки продавец должен написать отчет о продажах . Это нужно не только самому продавцу, но и компании в целом. Для удобства делайте наброски отчетов после каждого визита к клиенту.

В каждой компании, которая занимается продажами, существует система отчетов по продажам. Эти отчеты проходят путь от продавцов через менеджеров по продажам и доходят до высшего руководства компании.

Отчет о продажах – документ о встречах продавца с клиентами. Различают несколько видов отчетов о продажах.

Отчет о встречах с каждым клиентом , в который внесены следующие данные:

• имя и должность клиента;
• продолжительность встречи;
• количество проданного товара;
• действия компании по обеспечению заказа (сроки доставки).

Ежедневный отчет обычно заполняют в течение рабочего дня и вечером отправляют руководителю. Он содержит информацию о том, что было сделано в течение дня:

• количество посещений за день;
• какие товары были проданы;
• количество проданного товара.

Эти данные необходимы менеджеру по продажам для того, чтобы оценить достигнутые за день результаты.

Картотека клиентов тоже является одним из видов отчетов, который должен вести каждый продавец. Картотека клиентов содержит имена и адреса постоянных и потенциальных клиентов, имена контактных лиц организаций, описание характера бизнеса, отметки о полученных и возможных заказах, а также подробности состоявшихся визитов.

Картотека должна постоянно пополняться актуальной информацией о каждом клиенте. В случае ухода продавца из компании, картотека клиентов передается его преемнику.

Еженедельный отчет содержит описание событий, произошедших за неделю и включает в себя:

• все полученные заказы;
• информацию о новых клиентах;
• информацию об использовании служебного автомобиля (расстояние и расход топлива).

Ежемесячный отчет о работе суммирует данные недельных отчетов. Это ориентир для менеджера для дальнейшего . Он включает в себя:

• обобщенные данные еженедельных отчетов;
• прогноз вероятного объема продаж на следующий месяц;
• объяснения по поводу отклонений от плана продаж.

Отчет о расходовании денежных средств (фиксированной суммы, которую компания выделяет каждому продавцу).

Менеджер по продажам должен постоянно работать с отчетами своей команды. Из них можно почерпнуть много полезной информации. Руководители, ответственные за продажи, используют отчеты продавцов для контроля над деятельностью каждого продавца. Менеджер по продажам может использовать отчеты для дальнейших указаний и правильной постановки или адаптации целей своей команды.

Информация, которую предоставляют продавцы в своих отчетах, помогает менеджеру планировать продажи. Отчет также представляет собой часть , он предоставляет сведения о том, как рынок принимает ваш товар.

Кроме того, из отчетов можно узнать об отклонениях от прогнозируемых продаж и узнать мнение продавцов, почему реальные продажи отличаются от прогнозируемых.

Подготовка отчета о продажах

Продавцы в процессе работы заполняют значительное количество форм, делают много записей и составляют отчеты о продажах. Некоторые из них ежедневные, другие – еженедельные. Так же, как правило, составляется сводный отчет о проделанной работе за месяц.

Составление отчетов по продажам необходимо для того чтобы каждое звено структуры компании работало эффективно. На всех уровнях сбыта компании требуется разный объем отчетов, по восходящей – от рядовых торговых агентов к менеджерам по сбыту и от него к высшему руководству компании.

Объем работы по составлению отчетов возрастает при движении вверх по служебной лестнице компании. Несмотря на то, что отчеты составляют относительно небольшую часть всей работы, особенно на нижних уровнях, они, тем не менее, очень важны.

Главная задача торговых агентов и продавцов – продавать. Поэтому не стоит перегружать их работой по составлению отчетов.

Отчет по продажам должен быть понятным, сжатым, убедительным и содержать факты, которые можно использовать везде, где необходимо. Мнение работника, высказанное в отчете, может быть ценно, но необходимо понимать, что оно может быть субъективным.

Отчет по продажам не должен быть длинным. Как правило, на его подготовку и составление должно уходить не более 15 минут. В идеале отчет нужно составлять как можно быстрее после встречи с клиентом. Если это невозможно, нужно кратко зафиксировать существенные подробности. Многие компании обеспечивают своих агентов специальными блокнотами для записей, которыми они должны пользоваться в ежедневной работе.

Поддерживать отношения с клиентом и выполнять свои обязательства после заключения сделки удается немногим продавцам. Многие из них не всегда помнят, например, о том, что обещали клиенту выполнить его просьбу к определенной дате. Чтобы такого не происходило, уделите особое внимание ведению записей .

Самый простой способ не забывать об обязательствах перед клиентом – пользоваться специальной памяткой (картотекой текущей информации). Эта картотека похожа на гармошку с прорезями, помеченными числами от 1 до 31 и названиями месяцев от января до декабря. Если клиент просит позвонить ему первого числа следующего месяца, просто запишите дату, имя, номер телефона и опустите записку в соответствующую прорезь вашей памятки.

Иногда можно делать пометки в календаре, но если речь идет о документе (письме, карточке потенциального клиента), то лучше положить его туда, откуда его будет легко достать, например, в памятку.

Советы по работе с памяткой

Если вы будете брать памятку с собой на встречи с клиентами, лучше сделать ее закрывающейся, чтобы важные документы не выпали и не потерялись.

Проверяйте свою памятку каждый день. Напишите в своем рабочем календаре напоминание «проверить памятку» на ближайшие три недели.

Подчеркните в документе важные моменты, прежде чем положить его в памятку.

Поставьте дату в верхнем углу соответствующего документа. В конце месяца разложите бумаги следующего месяца.

Держите памятку на рабочем столе или носите с собой.

Чтобы визитные карточки и другие документы небольших размеров не потерялись, прикалывайте их к документам большого формата.

Напишите слово «памятка» на своем рабочем календаре рядом с записями о предстоящих встречах, документы для которых хранятся в памятке.

Если вы будете иметь под рукой записи, вы сможете легко и быстро составить любой необходимый отчет по продажам.

Здравствуйте! В этой статье мы расскажем про анализ объема продаж компании.

Сегодня вы узнаете:

• Зачем необходимо проводить анализ объема продаж организации;
• Как правильно проводить исследование продаж;
• Какие методы анализа объема продаж существуют.

Цель анализа продаж

Объем продаж – один из важнейших показателей эффективности работы компании. Изменение этого показатели в ту или иную сторону может свидетельствовать об изменениях тенденций развития рынка, недостатках в работе организации, что при отсутствии своевременного реагирования, может привести к серьезным проблемам. Во избежание “неприятных сюрпризов” необходимо регулярно проводить мониторинг продаж вашей компании.

Помимо предупреждения возможных проблем, анализ объема продаж решает следующие задачи:

• Позволяет получить информацию, на основе которой руководитель сможет принять эффективное управленческое решение (как тактическое, так и стратегическое);
• Выявляет “прибыльные” и “убыточные” товары в продуктовом портфеле компании. Позволяет принять верное решение насчет развития или изъятия продукта из ассортимента;
• Позволяет оценить эффективность работы отделов вашей компании, например, отдела или продаж;
• Во многом определяет сбытовую политику компании;
• Помогает .

Если перед вами стоит хотя бы одна из перечисленных задач, вам следует провести мониторинг продаж.

Рынок сегодня очень быстро развивается. Появляются новые бренды, старые продукты вытесняются новинками, потребитель становится все более требовательным. Именно эти факторы и определяют частоту проведения анализа продаж продукции. Специалисты рекомендуют контролировать изменение в продажах вашей компании хотя бы один раз в месяц.

Основные этапы проведения анализа продаж компании

Прежде чем мы приступим к изучению способов анализа объема продаж компании, необходимо рассмотреть основные этапы этого процесса.

Анализ объема продаж – один из видов .В отличие от анализа рынка,при изучении объема продаж используется исключительно вторичная внутрифирменная информация. Сбор этой информации составляет первый этап процесса анализа продаж.

Второй этап – определение показателей для анализа эффективности деятельности компании. Мы будем разбирать их более подробно при рассмотрении конкретных методик анализа.

Третий этап – анализ собранной информации и оценка результата.

Четвертый этап – определение влияющих факторов.

Виды анализа объема продаж

В зависимости от цели анализ объема продаж может принимать следующие виды:

• Анализ динамики объема продаж . В этом случае нашей задачей является определение изменения объема продаж предприятия по сравнению с предыдущим периодом. Данный вид анализа необходим для своевременного обнаружения изменений тенденций на рынке, а также поиска проблемных участков в работе организации;
• Структурное исследование продаж проводится для обоснования управленческих решений относительно продуктового ассортимента компании. Если вы продаете только один вид товара, то проводить его ни к чему;
• Контрольный анализ объема продаж . Проводится для сравнения планируемых показателей с фактическими. Нужен для своевременного принятия корректирующих действий. Проводится чаще других.
• Факторный анализ реализуется после проведения любого из видов анализа объема продаж. Позволяет определить факторы внутренней и внешней среды организации, которые повлияли на показатель оценки.

Каждый из представленных видов мониторинга имеет свой инструментарий. Познакомимся с ним.

Методы анализа продаж

Прежде чем приступить к изучению способов анализа продаж, необходимо познакомиться с таким понятием, как KPI, так как один и тот же способ может основываться на разных KPI.

KPI – показатели эффективности деятельности компании.

При оценке объема продаж компании мы будем анализировать различные показатели, в зависимости от вида анализа.

Методы анализа динамики объема продаж

Данный вид анализа позволит вам оценить тенденции развития . Вы можете проводить как комплексное исследование, так и исследование по отдельным категориям продукции.

В результате анализа вы получите рост, снижение или стагнацию показателя, по которому проводили оценку, по сравнению с предыдущим периодом.

В рамках оценки динамики объема продаж необходимо провести следующие виды работ:

• Анализ динамики прибыли предприятия – сравните выручку за настоящий и предшествующий периоды. Объем продаж может увеличиться, а выручка упасть. Это возможно, например, при снижении цены на товар;
• Оценка равномерности продаж . Бывают сезонные товары, спрос на которые необходимо стимулировать в неблагоприятные периоды. Выявить сезонность позволит анализ равномерности продаж. Для этого постойте график объема продаж за несколько сезонов (можно взять год, но не забудьте учесть влияние изменения цен на товар, скидок и других стимулирующих воздействий) и посмотрите, в какие периоды наблюдался значительный рост и спад продаж (в несколько раз). Если такие колебания наблюдаются, то вам необходимо задуматься о стимулировании сбыта в неблагоприятные периоды.

Методы структурного анализа продаж

На основе результатов структурного анализа руководитель принимает решение о развитии или ликвидации продукта, о расширении или растяжении ассортимента. Давайте рассмотрим наиболее эффективные методики структурного анализа продаж.

ABC-анализ.

Данный вид исследования направлен на оценку ценности каждого товара в продуктовом портфеле компании. Ценность продукта определяется объемом прибыли, которую продукт приносит в общую копилку.

Согласно ABC-анализу весь ассортимент компании можно поделить на три группы:

• Группа “A” – товары, которые приносят наибольший объем прибыли;
• Группа “B” – “середнячки”, они не настолько ценны для компании, но все же в совокупности приносят достаточно большой объем прибыли;
• Группа “C” – тяжелый груз компании, эти продукты приносят очень скромный доход.

При помощи ABC-анализа можно определять ценность продуктовых категорий не только по объему прибыли, но и по доле категорий в продуктовом портфеле.

Численные границы каждой группы представлены в таблице.

Обратите внимание на то, что в данной таблице отображен принцип “Парето”. Принцип “Парето” гласит о том, что 20% продукции приносит компании 80% прибыли.

При этом, при помощи ABC-анализа можно оценить вклад не только отдельных продуктов в объем прибыли компании, но и ценность поставщиков, покупателей, каналов сбыта, проводить анализ производства.

Этапы ABC-анализа:

1. Определение объекта анализа: товар, поставщики, покупатели, каналы сбыта или другое;
2. Определяем KPI, по которым будет оцениваться объект. Это необязательно должна быть выручка или доля товарной группы в продуктовом портфеле (или доля поставок, закупок, продаж, в зависимости от того, что вы анализируете), в качестве показателя для оценки вы можете взять объем продаж, продаж или любые другие финансовые результаты. Все зависит от вашей цели;
3. Собираем информацию по каждому KPI, определяем долю каждого объекта, рассчитываем показатель нарастающим итогом и ранжируем объекты;
4. Наполняем группы, делаем выводы.

При этом, если какие-либо продукты вашего ассортимента попали в группу “С”, это не значит, что от них однозначно нужно избавляться. Это может привести к потере целого сегмента потребителей.

Особое внимание следует уделить продуктам, которые попали в категорию “А”, так как при неудовлетворенности потребителей качеством продуктов данной категорий, компания потеряет большое количество прибыли.

Давайте посмотрим, как работает ABC-анализ на примере анализа продуктовой линейки ресторана “Макдоналдс”.

Как мы можем видеть, наиболее прибыльными продуктами компании являются сандвичи, картофель, соусы и напитки. Эти продуктовые линейки следует расширять.

Десерты и наборы попали в группу “В”. При желании эти продукты можно перевести в категорию “А” при помощи активного продвижения и улучшения качества товара.

Точка безубыточности.

Необходима для того, чтобы определить минимальный объём продукции, который необходимо реализовать компании при определённой цене за единицу продукции, чтобы доход от продаж покрыл полные издержки предприятия. Данный способ анализа объема продаж незаменим при выводе нового продукта на рынок.

Для того чтобы построить точку безубыточности необходимы следующие данные:

• Стоимость продукта (средний чек);
• Объем реализации за период;
• Постоянные издержки;
• Переменные издержки;
• Полная продаж;

Этапы построения точки безубыточности:

1. Чертим систему координат. Ось “х” называем “количество покупок”, а ось “у” – “выручка”.
2. Строим две прямые: оборот продукции (у=стоимость*х) и полные издержки (у=объем переменные издержки*постоянные издержки).

Точка пересечения этих двух прямых и есть точка безубыточности. По оси “х” вы увидите тот минимальный объем продукции, который вам необходимо реализовать, чтобы не работать в убыток.

Анализ рентабельности.

Для существующих продуктов компании необходимо проводить анализ рентабельности. Это позволит вовремя вычислить продукты, которые уже не приносят прибыли.

А если вы сравните рентабельность своих продуктов с рентабельностью идентичных продуктов конкурентов, то сможете выявить слабые и сильные стороны товарного ассортимента вашей компании.

Контрольный анализ объема продаж

Контроль проводится методом сравнения запланированного объема продаж с фактическим. При выявлении отклонения, необходимо провести факторный анализ и приступить к корректирующему воздействию.

Факторный анализ

Вы провели анализ объема продаж и выявили отклонение. Что делать дальше? Необходимо определить факторы, которые влияют на показатель, и уменьшить или ликвидировать их влияние.

Для этого воспользуйтесь двумя формулами, которые позволят оценить влияние цены и объема продаж на выручку компании:

• Отклонение объема = (Фактический объем – Плановый объем)*Плановую цену . Полученное число – изменение прибыли (в денежном выражении), которое произошло под влиянием изменения объема продаж анализируемого продукта;
• Отклонение цены = (Фактическая стоимость – Плановая стоимость)*Фактический объем . Полученное число – изменение прибыли (в денежном выражении), которое произошло под влияние изменение цены на анализируемый продукт.

Excel, как инструмент для анализа объема продаж

Любой финансовый анализ – достаточно трудоемкий, насыщенный математическими вычислениями процесс. В век развития высоких технологий странно было бы вести учет и анализ на бумаге. Мы и не будем вам этого предлагать, потому что есть отличный электронный заменитель бумажного листа – старый добрый Excel.

Excel – идеальный инструмент для анализа объема продаж, потому что:

• Обеспечивает быстрый поиск информации, просто занесите данные в таблицы;
• Автоматически высчитывает сложные формулы;
• Упрощает процесс анализа результатов, визуализируя их в виде диаграмм (особенно полезно при проведении контрольного анализа и анализа динамики объема продаж);
• Умеет строить графики (незаменимо при построении точки безубыточности);
• Вы знаете как с ним работать;
• Даже покупка лицензионной версии программы не ударит по вашему кошельку.