Годовой отчет госслужащего образец. Приказ об утверждении Порядка подготовки и утверждения годовых отчётов о профессиональной служебной деятельности государственных гражданских служащих Ханты-Мансийского автономного округа Югры

Нет такого руководителя, который хоть раз в год не требует от своих подчиненных отчета о том, что было сделано. И проблема в том, что при рутинной занятости разработать такой документ кажется довольно сложной задачей. А попросить примеры отчетов о проделанной работе у начальства почему-то мы стесняемся. А вдруг решит, что мы не соответствуем занимаемой должности?

Кому это нужно

Этим вопросом задается исполнитель, получивший задание отчитаться. Чаще всего сотрудники фирм чувствуют себя почти оскорбленными от таких требований. Но во всем есть смысл.

Во-первых, отчет о проделанной работе нужен самому исполнителю. Не формальное, а заинтересованное отношение к этому процессу позволит найти узкие и слабые места в своей квалификации. А значит, определены направления, по которым можно (и нужно) развиваться. Ведь все мы учимся на своих ошибках.

Во-вторых, в этом нуждается руководитель. Отчет о проделанной работе позволяет объективно оценить качество и скорость решения поставленных задач. Благодаря этому документу отпадет множество вопросов - от самого примитивного «чем вы все время занимаетесь» до сложного «почему я должен поменять вам компьютер на более современный». Поскольку в отчете будет указано, что для сохранения изменений в документе затрачивается много времени. И от исполнителя это не зависит - устаревшая офисная техника не может работать быстрее. Собственно, поэтому и создается ощущение, что работник все время пьет чай - он просто ждет, пока выполнится операция.

А вопрос: «Зачем нужно писать отчет о проделанной работе за месяц?» сам по себе некорректен. Потому что накопление и заполнение баз данных имеет смысл для стратегов, а не для Им-то как раз проще решить задачу, чем рассказывать о методах ее решения.

Что писать

Примеры отчетов о проделанной работе показывают, что писать нужно очень подробно. Все, что представляется мелочью или незначительным телодвижением, может оказаться ключевым элементом в выполнении конкретных функций. Но понимание этого придет только после изучения нескольких написанных отчетов.

Если же работа носит рутинный характер, например, сверка документов и выявление несоответствий, то имеет смысл разработать табличную форму. При этом, опять-таки, вначале таблица должна быть очень подробной и содержать множество граф; со временем отпадет необходимость в некоторых столбцах, и форма отчета примет нормальный (читай - разумный) вид.

В ряде случаев, составляя отчет о проделанной работе (учителя, например), нельзя формально подходить к вопросу самоанализа. Ведь, помимо запланированной учебно-методической нагрузки и изучения необходимого материала, школа занимается и воспитательной деятельностью. Здесь требуется особый подход к составлению документа: необходимо понять причины отставания ряда учеников, найти способызаинтересовать детей своим предметом. И при этом нельзя забывать об успевающих (а то и одаренных) школьниках.

Цели отчетов

Для правильного составления и минимальных временных затрат необходимо с самого начала определиться, с какой целью и для чего пишется отчет о проделанной работе за год. Назовем самые популярные:

Обоснование реальной пользы от конкретной позиции в организации;

Подтверждение квалификации того или иного сотрудника;

Демонстрация эффективной работы руководству;

Получение финансирования на следующий отчетный период;

Получение согласия на развитие направления (идеи);

Обоснование расходования выделенных ресурсов и финансов и т. п.

Известная формулировка - правильная постановка задачи обеспечивает 50 % решения - работает и в этом случае. Чем лучше мы понимаем, зачем нужен отчет, тем легче нам его написать. Вплоть до того, что документ «для галочки» совершенно не требует от нас творческого подхода. И затрат времени.

Структура документа

Если на предприятии нет разработанной то разрабатывать ее приходится самостоятельно. Зная цели документа, необходимо продумать его структуру. Примеры отчетов о проделанной работе позволяют сделать вывод о том, что необходима четкая и простая схема.

В самом начале следует объяснить назначение и логику подачи информации. Разъяснить последовательность изложения и составить оглавление. Для таблицы необходимо дать краткие пояснения, почему выбрана именно такая форма.

Внутри разделов и подразделов также следует придерживаться единства изложения. Так документ будет более понятен, в результате он легче воспринимается. В отчете за длительный период времени вполне уместны иллюстрации в и графиков, которые облегчат восприятие. Но здесь нужно придерживаться правила «золотой середины»: сплошной текст, равно как и исключительно визуальные материалы, очень быстро утомляют.

Стилистика

Для рядового сотрудника, пожалуй, самым сложным в написании оказывается терминология и формулировка. Пафосный отчет будет выглядеть неестественно и вызовет негативную реакцию руководства. Слишком простые формулировки (отксерено 25 документов, например) также оттолкнут читателя.

Но при этом следует избегать шаблонов. Исключение составляет только тот документ, который никто и никогда не будет читать. С такими задачами мы иногда сталкиваемся, но в этой статье нас интересуют реальные (не для проформы созданные) отчеты.

В любом случае не стоит говорить только о достижениях. Чтобы их подчеркнуть, необходимо рассказать и о трудностях, с которыми пришлось столкнуться в ходе работы. Помимо прочего, анализ сложностей - это по поводу оптимизации труда для руководящих сотрудников. Примеры отчетов о проделанной работеговорят о том, что не стоит пользоваться обтекаемыми фразами вроде «неудовлетворительное состояние», «возникшие затруднения» и т. п. Лучше все называть своими именами: «сломанный ксерокс», «отсутствие доступа к интернету», «недостаток или несвоевременное поступление информации из сопряженного отдела». Все это позволяет адекватно и объективно оценивать сложившуюся на фирме обстановку.

Оценка результатов

Каждый полученный результат должен быть подтвержден цифрами. Такая конкретизация обеспечивает понимание динамики развития.

Кроме того, необходимо задать и критерии оценки результатов. Будет это предыдущий (если это отчет за квартал, например) или, наоборот, процентное значение выполнения поставленных целей, решать автору документа.

Вообще, косвенные показатели могут много рассказать о процессе решения поставленных задач. Для дальнейшего анализа здесь также есть масса информации. От определения трудозатрат до понимания правильности постановки целей.

От проблемы к решению

Большинство отчетов составляется по принципу описания хода работ. Выигрышнее выглядит документ, в котором четко прослеживается взаимосвязь проблема-решение. Читатель сразу понимает, какими методиками и техникой (при необходимости) воспользовался исполнитель для своевременного и качественного выполнения поставленной задачи.

Еще более подробно составленная цепочка «конкретная проблема - причины ее возникновения - постановка задач - решение» сразу же наводит на мысль о необходимости представить ежедневный отчет в табличной форме. Причем и названия граф уже известны. Представленная таким образом информация легка для прочтения и анализа.

Представление количественных показателей

В тех случаях, когда отчет состоит в основном из цифровых данных, табличная форма как раз может оказаться очень сложной для восприятия. Сплошной поток цифр буквально утомляет читателя уже через несколько минут. Другое дело - разноцветные диаграммы и графики. Они наглядны, понятны, легкочитаемы.

К каждой диаграмме необходимо дать комментарий. Кроме того, необходимо указать, как взаимосвязаны между собой различные графики; разъяснение причинно-следственных связей еще больше облегчит анализ отчета.

Если во время работы были затрачены материальные ресурсы, не стоит просто перечислять их все. Вместо этого следует указать приобретенные блага. Сухая фраза: «Закуплена офисная техника» зазвучит совершенно по-другому, если написать: «Создано 2 рабочих места, что позволило повысить выработку отдела».

Как оформить документ

Несмотря на то что нет единой формы составления, отчет о проделанной работе можно оформлять согласно ГОСТу, определяющему основные критерии научной работы. В нем прописаны требования, предъявляемые к форматированию, типу и кеглю шрифта и т. п.

Что же касается читабельности документа, то здесь есть несколько советов:

Старайтесь, чтобы в одном абзаце было не больше 5 предложений;

Ключевые показатели можно выделять шрифтом или цветом;

Разбивайте текст так, чтобы таблица или график не занимали всю страницу; обязательно оставляйте место для комментариев к ним;

Составьте четкое и лаконичное резюме отчета.

Эти советы помогут облегчить восприятие вашего отчета, а значит, изначально настроят читателя на лояльное отношение к автору документа. Представьте себе, что вы - начальник. И сделайте отчет таким, какой вам было бы полезно и интересно прочесть.

ГУБЕРНАТОР АРХАНГЕЛЬСКОЙ ОБЛАСТИ

Об утверждении Порядка подготовки и утверждения годовых отчетов
о профессиональной служебной деятельности государственных гражданских служащих
исполнительных органов государственной власти Архангельской области и представительств Архангельской области

Документ с изменениями, внесенными:
указом Губернатора Архангельской области от 25 декабря 2012 года N 178-у ;
указом Губернатора Архангельской области от 22 января 2016 года N 1-у .
____________________________________________________________________

В целях реализации статьи 48 Федерального закона от 27 июля 2004 года N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации», Указа Президента Российской Федерации от 01 февраля 2005 года N 110 «Об аттестации государственных гражданских служащих Российской Федерации» и на основании подпункта «щ » пункта 1 статьи 29 Устава Архангельской области
(преамбула в редакции указа Губернатора Архангельской области от 25 декабря 2012 года N 178-у

постановляю:

1. Утвердить прилагаемый Порядок подготовки и утверждения годовых отчетов о профессиональной служебной деятельности государственных гражданских служащих исполнительных органов государственной власти Архангельской области и представительств Архангельской области.

2. Настоящий указ вступает в силу со дня его официального опубликования.

Губернатор
Архангельской области
И.А. Орлов

ПОРЯДОК подготовки и утверждения годовых отчетов о профессиональной служебной деятельности государственных гражданских служащих исполнительных органов государственной власти Архангельской области и представительств Архангельской области

УТВЕРЖДЕН
указом Губернатора
Архангельской области
от 01 декабря 2012 года N 167-у
(в редакции указа
Губернатора Архангельской области
от 22 января 2016 года N 1-у -
см. предыдущую редакцию)

ПОРЯДОК
подготовки и утверждения годовых отчетов о профессиональной служебной деятельности государственных гражданских
служащих исполнительных органов государственной власти Архангельской области и представительств Архангельской области

I. Общие положения

1. Настоящий Порядок, разработанный в соответствии со статьей 48 Федерального закона от 27 июля 2004 года N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» и Указом Президента Российской Федерации от 01 февраля 2005 года N110 «Об аттестации государственных гражданских служащих Российской Федерации», устанавливает правила представления годовых отчетов о профессиональной служебной деятельности государственных гражданских служащих исполнительных органов государственной власти Архангельской области и представительств Архангельской области (далее - отчеты).

9. В случае если в отчет включается описание проблем, с которыми сталкивался гражданский служащий при исполнении должностных обязанностей, и предложений по их решению непосредственный и (или) вышестоящий руководитель совместно с гражданским служащим разрабатывают комплекс мер, направленных на решение указанных проблем.

10. В случае если в отчет включаются предложения по повышению эффективности выполняемых должностных обязанностей, деятельности структурного подразделения государственного органа, государственного органа непосредственный и (или) вышестоящий руководитель государственного органа рассматривает данные предложения и принимает их к сведению или дает соответствующие поручения, направленные на реализацию данных предложений.

III. Хранение и представление отчетов

11. Отчеты хранятся в кадровой службе государственного органа в течение трех лет, а затем уничтожаются.

12. Копии отчетов представляются гражданским служащим по их письменному заявлению.

ПРИЛОЖЕНИЕ ОТЧЕТ о профессиональной служебной деятельности государственного гражданского служащего Архангельской области

ПРИЛОЖЕНИЕ
к Порядку подготовки и утверждения
годовых отчетов о профессиональной служебной
деятельности государственных гражданских служащих
исполнительных органов государственной власти
Архангельской области и представительств
Архангельской области

Редакция документа
с учетом изменений и дополнений
компания "Двина-Софт"

Деятельность любой организации или компании всегда предполагает отчётность. Даже если компания вполне самостоятельная, и у неё нет вышестоящего руководства, отчёт о деятельности такой компании необходим руководству самой компании для оценки эффективности работы за какой-то период, для выстраивания дальнейшей перспективы развития кампании.

Составление отчета как и составление делового письма вопрос казалось бы простой... но в чем же могут возникнуть трудности?

Обычно, затруднения в том, как составить отчёт о проделанной работе бывают у тех, кто делает его впервые. Составив, один-два раза такой отчёт, скорректировав его согласно полученным замечаниям, специалист, составляющий его, уже не испытывает особых трудностей в составлении следующего.
Составить отчёт о проделанной работе в первый раз, и составить его правильно, не такая лёгкая задача, как кажется на первый взгляд.

Немного о бухгалтерском отчёте

Наиболее простой, по исполнению, это бухгалтерский отчёт. Он может быть большим по объёму и затратным по времени составления, требует при его составлении точности и аккуратности, и всё же составлять его несколько легче, чем текстовой отчёт о проделанной работе. При составлении бухгалтерского отчёта обычно существует строго определённая форма отчётности, выраженная во всевозможных таблицах.

Нужно заполнить эти таблицы цифровыми показателями деятельности организации, и всё. Конечно, все показатели должны быть достоверными и сочетаться друг с другом, но всё-таки легче подсчитать и вставить в соответствующие графы цифры, чем составлять текстовой отчёт о проделанной работе, когда нужно описать все стороны деятельности организации словами.

Иногда при составлении бухгалтерского отчёта, к нему требуется наличие пояснительной записки. Она обычно не велика по объёму и в ней поясняются некоторые цифры. Например, почему какие-то показатели снизились, чем вызван рост других показателей, какова общая тенденции к росту и развитию, согласно цифрам отчёта.

Классификация отчётов о проделанной работе

Отчёты классифицируются по двум признакам

• По времени периода отчётности: ежедневные, еженедельные, ежемесячные, квартальные, полугодовые, годовые.
• По составу и объёму: отчёт о проделанной работе одного подразделения организации и отчёт о работе всей организации.

Составление ежедневного или еженедельного отчёта о проделанной работе редко вызывает затруднения. Обычно, они состоят из нескольких цифровых показателей, отражающих основную деятельность организации. Объём ежемесячных отчётов о проделанной работе больше, но тоже, в основном, выражен в цифрах. А квартальные, полугодовые и годовые, чаще всего, предполагают текстовые варианты отчётов о проделанной работе.

Текстовой отчёт о проделанной работе - процесс творческий

Составить отчёт в цифрах, задача ответственная, но более лёгкая, чем составить грамотный, квалифицированный текстовой отчёт о проделанной работе. Составить отчёт в текстовом варианте, это своего рода, творчество.

В нём должна быть отражена деятельность какого-то отдела или всей организации в целом, он должен быть написан языком документа, но легко читаться, в нём не должно быть излишней «воды», текст должен подтверждаться цифрами, в нём должно отражаться сравнение с показателями предыдущего отчётного периода или показателями такого же периода прошлого года, и он должен завершаться какими-то выводами.

Составление отчёта о деятельности всей организации в целом, работе всех её отделов и подразделений обычно возлагается на руководителя организации. Общая практика предоставления отчётов предполагает, что вышестоящий орган высылает в организацию, которая должна предоставить отчёт о проделанной работе, структуру предстоящего отчёта, где указывается, что конкретно нужно осветить в отчёте о проделанной работе какие цифры, показатели и направления деятельности должны быть отражены в предстоящем отчёте.

Руководитель организации знакомит отделы со структурой отчёта каждого отдела, и каждый отдел составляет свой отчёт о проделанной работе. Руководитель проверяет все отчёты, если это необходимо, корректирует их, и формирует общий отчёт о деятельности организации.

Основные требования к составлению отчёта о проделанной работе

И хотя составление отчёта о проделанной работе - процесс творческий, и в нём надо отразить все стороны деятельности организации, это всё-таки документ, а не сочинение на определённую тему, он должен отвечать всем требованиям делового документа. Поэтому отчёт о проделанной работе не должен содержать никаких предложений с личными местоимениями, например, «я сказал, они сделали, мы добились» и тому подобное. Вот небольшой пример, какая лексика должна существовать в тексте отчета:

«Количество продаж по отделу техники за 2-й квартал 2014 года - 205000, что составило 27% от общего количества продаж. Это на 10% больше чем количество продаж, за соответствующий период прошлого года. Уровень продаж по отделу техники за 2-й квартал вырос на 7% по сравнению с данным показателем 1-го квартала. Такое повышение уровня продаж произошло благодаря расширению рынка сбыта (созданию новых точек продаж, активизации работы агентов)».

Нельзя вставлять в отчёт о проделанной работе, когда говорится об улучшении каких-то показателей, такие предложения, как «благодаря напряженной работе руководителя, благодаря улучшению работы коллектива». Во-первых, это некорректный стиль составления делового документа, а во-вторых такие предложения не отражают истинную причину повышения уровня показателей. Что, раньше руководитель работал не напряжённо, а кое-как? Коллектив до данного отчётного периода работал плохо, а потом почему-то стал работать хорошо?

При составлении отчёта о проделанной работе, в соответствующие разделы отчёта можно вставить описание каких-то конкретных мероприятий, акций, презентаций, которые способствовали улучшению работы, повышению показателей.

Разделы отчёта о проделанной работе

Итак, какие разделы должен содержать текстовой отчёт о проделанной работе, если к его составлению не прилагается конкретная структура отчёта.

• Вводная часть, где даётся краткое описание организации, её положение среди подобных организаций в городе, регионе, или какие-то другие сведения об организации или регионе, где осуществляется её деятельность
• Далее следуют отчёты о проделанной работе каждого подразделения (отдела). Если организация небольшая и в ней нет отделов, то основную часть отчёта о проделанной работе составляет руководитель организации на основании данных, предоставленных каждым специалистом организации.
• Заключительная часть, где обобщаются результаты работы организации за отчётный период, делаются выводы об успехах и просчётах, даются прогнозы о дальнейшей деятельности.

Варианты отчётов о проделанной работе

Структура отчёта о проделанной работе может иметь и какие-то другие варианты, связанные со спецификой деятельности данной организации, но в ней обязательно должны присутствовать следующие данные:

• Полный и объективный отчёт о всех направлениях деятельности организации, с цифровыми показателями, возможно, диаграммами
• Выводы о работе организации за отчётный период
• Пути и перспективы развития организации на предстоящий отчётный период.

Все организации по окончании календарного года должны . Канувший в Лету Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" обязывал представлять ее учредителям, участникам организации или собственникам ее имущества, а также территориальным органам государственной статистики по месту их регистрации (ст. 15 Закона N 129-ФЗ). Вступивший же в силу с 1 января 2013 г. Федеральный закон от 06.11.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" предписывает экономическим субъектам, которые обязаны составлять бухгалтерскую (финансовую) отчетность, представлять по одному обязательному экземпляру годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности в орган государственной статистики по месту государственной регистрации.
При этом данные обязательные экземпляры бухгалтерской (финансовой) отчетности составляют государственный информационный ресурс, к которому обеспечивается доступ заинтересованных лиц. Обязательный экземпляр составленной годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности представляется не позднее трех месяцев после окончания отчетного периода (ст. 18 Закона N 402-ФЗ). То есть бухгалтерскую отчетность за 2012 г. в территориальное отделение Росстата организациям надлежит подать не позднее 1 апреля текущего года (31 марта - воскресенье).
Обязанность же по представлению бухгалтерской отчетности учредителям, участникам организации или собственникам ее имущества исполняется в соответствии с требованиями специальных Федеральных законов, регулирующих деятельность юридических лиц соответствующей организационно-правовой формы (Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах" и Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью"), а также на основании учредительных документов.

Примечание. Поскольку в 2012 г. действовал Закон N 129-ФЗ и организации вели бухгалтерский учет в соответствии с нормами этого Закона, логично предположить, что и формировать годовую бухгалтерскую отчетность за этот год им следовало бы по положениям этого Закона. Но на момент ее оформления положения Закона N 129-ФЗ уже не действуют и приходится обращаться к нормам Закона N 402-ФЗ. Поэтому представлять отчетность им придется на основании Закона N 402-ФЗ.

Пунктом 1 ст. 30 Закона N 402-ФЗ установлено, что до утверждения федеральных и отраслевых стандартов применяются правила ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской отчетности, принятые во исполнение Закона N 129-ФЗ. В этой связи возможны коллизии между нормами Закона N 402-ФЗ и правилами, установленными нормативными правовыми документами бухгалтерского учета, принятыми до 1 января 2013 г. Так, ряд положений по бухгалтерскому учету дублирует формулировки Закона N 129-ФЗ. Как же разрешать такие противоречия?

Примечание. Логично предположить, что нормативные правовые акты, принятые во исполнение Закона N 129-ФЗ, имеют приоритет перед нормами Закона N 402-ФЗ. Если такому предположению дается право на жизнь, то составлять бухгалтерскую отчетность за 2012 г. следует все же на основе Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации и Положения по бухгалтерскому учету "Бухгалтерская отчетность организации" (ПБУ 4/99) (утв. соответственно Приказами Минфина России от 29.07.1998 N 34н и от 06.07.1999 N 43н).

Исходить, на наш взгляд, необходимо из перечня вопросов, регулируемых федеральными стандартами. Такой перечень приведен в п. 3 ст. 21 Закона N 402-ФЗ. Федеральные стандарты независимо от вида экономической деятельности устанавливают, в частности (пп. 6, 7 п. 3 ст. 21 Закона N 402-ФЗ):

• состав, содержание и порядок формирования информации, раскрываемой в бухгалтерской (финансовой) отчетности, в том числе образцы форм бухгалтерской (финансовой) отчетности, а также состав приложений к бухгалтерскому балансу и отчету о финансовых результатах и состав приложений к бухгалтерскому балансу и отчету о целевом использовании средств;
• условия, при которых бухгалтерская (финансовая) отчетность дает достоверное представление о финансовом положении экономического субъекта на отчетную дату, финансовом результате его деятельности и движении денежных средств за отчетный период.

Новые нормативные правовые акты

При составлении годовой отчетности необходимо учитывать изменения, внесенные в методологию бухгалтерского учета в 2012 г. Их, в отличие от предшествующего 2011 г., оказалось не столь уж и много.

С 1 января 2012 г. вступило в силу новое Положение по бухгалтерскому учету "Учет затрат на освоение природных ресурсов" (ПБУ 24/2011) (утв. Приказом Минфина России от 06.10.2011 N 125н). Оно предназначено в большей степени пользователям недр, осуществляющим деятельность в соответствии с Законом РФ от 21.02.1992 N 2395-1 "О недрах". ПБУ 24/2011 ввело новые виды внеоборотных активов - нематериальный поисковый актив и материальный поисковый актив. Минфин России, предвидя выход этого Положения, в разд. I "Внеоборотные активы" бухгалтерского баланса (Приложение N 1 к Приказу Минфина России от 02.07.2010 N 66н) ввел специальные строки 1130 и 1140 с приведенными наименованиями (пп. 1 п. 1 Приказа Минфина России от 05.10.2011 N 124н).

Приказом Минфина России от 14.02.2012 N 23н внесены изменения в Положение по бухгалтерскому учету "Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы" (ПБУ 8/2010) (утв. Приказом Минфина России от 13.12.2010 N 167н), согласно которым практически у всех организаций появилась обязанность по формированию резервов на оплату отпусков работников.

Социально ориентированные некоммерческие организации в 2012 г. могли использовать отдельные льготы, предусмотренные в положениях по бухгалтерскому учету для субъектов малого предпринимательства. На основании Приказа Минфина России от 27.04.2012 N 55н такие организации вправе были:

• отражать в отчетности изменения учетной политики перспективно;
• признавать доходы и расходы после оплаты;
• не производить корректировку стоимости финансовых вложений, по которым можно определить текущую рыночную стоимость;
• не включать проценты по займам в стоимость инвестиционных активов;
• не применять Положение по бухгалтерскому учету "Учет договоров строительного подряда" (ПБУ 2/2008) (утв. Приказом Минфина России от 24.10.2008 N 116н) и ПБУ 8/2010;
• не производить ретроспективные пересчеты при исправлении ошибок предшествующего года.

Социально ориентированными некоммерческими организациями признаются некоммерческие организации, созданные в предусмотренных Федеральным законом от 12.01.1996 N 7-ФЗ "О некоммерческих организациях" формах (за исключением государственных корпораций, государственных компаний, общественных объединений, являющихся политическими партиями) и осуществляющие деятельность, направленную на решение социальных проблем, развитие гражданского общества в РФ, а также виды деятельности, предусмотренные ст. 31.1 Закона N 7-ФЗ (п. 2.1 ст. 2 Закона N 7-ФЗ).

Состав бухгалтерской отчетности

Годовая бухгалтерская (финансовая) отчетность в силу п. 1 ст. 14 Закона N 402-ФЗ состоит из бухгалтерского баланса, отчета о финансовых результатах и приложений к ним. Согласно же п. 5 ПБУ 4/99 годовая бухгалтерская отчетность коммерческих организаций включает:

• отчет о прибылях и убытках;
• отчет об изменениях капитала;
• отчет о движении денежных средств;
• иные приложения к бухгалтерскому балансу и отчету о прибылях и убытках;
• пояснительную записку;
• аудиторское заключение, подтверждающее достоверность бухгалтерской отчетности организации, если она подлежит обязательному аудиту или если организация самостоятельно приняла решение о проведении аудита бухгалтерской отчетности.

Примечание. Бухгалтерская отчетность согласно ст. 2 Закона N 129-ФЗ представляла собой единую систему данных об имущественном и финансовом положении организации и о результатах ее хозяйственной деятельности, составляемую на основе данных бухгалтерского учета по установленным формам. В Законе же N 402-ФЗ используется понятие "бухгалтерская (финансовая) отчетность", под которой понимается информация о финансовом положении экономического субъекта на отчетную дату, финансовом результате его деятельности и движении денежных средств за отчетный период, систематизированная в соответствии с требованиями, установленными Законом N 402-ФЗ (ст. 3 Закона N 402-ФЗ).

Минфин России в Информации N ПЗ-10/2012 "О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" указал, что в составе годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности за 2012 г. отчет о прибылях и убытках должен именоваться отчетом о финансовых результатах. Но при этом Министерством не внесены изменения в название формы отчета о прибылях и убытках (Приложение N 1 к Приказу Минфина России N 66н).

При составлении отчетности за 2012 г. помимо упомянутых форм бухгалтерского баланса и отчета о прибылях и убытках используются формы отчета об изменениях капитала, отчета о движении денежных средств (Приложение N 2 к Приказу Минфина России N 66н). Иные приложения к бухгалтерскому балансу и отчету о прибылях и убытках оформляются в табличной и (или) текстовой форме. Содержание пояснений, оформленных в табличной форме, определяется организациями самостоятельно (п. 4 Приказа Минфина России N 66н). При этом они могут воспользоваться примером оформления пояснений к бухгалтерскому балансу и отчету о прибылях и убытках, приведенным в Приложении N 3 к Приказу N 66н (далее - пример оформления пояснений).

Примечание. Формы отчетности не являются рекомендуемыми. Поэтому из них нельзя исключать какие-либо строки по причине отсутствия соответствующих данных. Если у организации отсутствуют активы (обязательства, доходы, расходы и т.п.), данные о которых подлежат раскрытию в той или иной строке формы, то эта строка прочеркивается. При заполнении указанных форм детализацию по статьям отчетов организация определяет самостоятельно. Если возникает необходимость в детализации отдельных статей баланса или отчета о прибылях и убытках, то организация вводит в формы дополнительные строки.

Общественные организации (объединения), не осуществляющие предпринимательскую деятельность и не имеющие кроме выбывшего имущества оборотов по продаже товаров (работ, услуг), в состав бухгалтерской отчетности включают отчет о целевом использовании полученных средств (Приложение N 2 к Приказу Минфина России N 66н).

В бухгалтерской отчетности, представляемой в органы государственной статистики и другие органы исполнительной власти, после графы "Наименование показателя" приводится графа "Код". В этой графе указываются коды показателей согласно Приложению N 4 к Приказу Минфина России N 66н. Если организация вводит в формы отчетности дополнительные строки, то эти строки можно не кодировать.

В формах бухгалтерского баланса и отчета о прибылях и убытках предусмотрена специальная графа "Пояснения". В этой графе даются ссылки на пояснения, раскрывающие информацию о данных, отраженных по соответствующей статье баланса (отчета о прибылях и убытках).

Пояснениями (приложениями) к бухгалтерскому балансу и отчету о прибылях и убытках являются упомянутые выше отчет об изменениях капитала, отчет о движении денежных средств, иные приложения к бухгалтерскому балансу и отчету о прибылях и убытках и пояснительная записка.

По общему правилу все формы бухгалтерской отчетности заполняются в тысячах рублей без десятичных знаков (код по ОКЕИ - 384). Организации, имеющие значительные активы, обороты продаж товаров, обязательств и т.д., могут заполнять бухгалтерскую отчетность в миллионах рублей без десятичных знаков (код по ОКЕИ - 385).

Примечание. Формы бухгалтерской отчетности заполняются уже после того, как:
- все хозяйственные операции за год отражены в соответствии с правилами их учета;
- инвентаризацией подтверждено наличие активов и обязательств;
- по синтетическим и аналитическим счетам сформированы обороты, а сальдо по счетам отражают реальное финансовое состояние организации.
На этом этапе переносятся в формы сальдо либо суммы оборотов по соответствующим счетам или необходимые данные из аналитических регистров бухгалтерского учета.

Аудиторское заключение в обязательном порядке включается в состав отчетности, если в соответствии с федеральными законами организация подлежит обязательному аудиту. Согласно п. 1 ст. 5 Федерального закона от 30.12.2008 N 307-ФЗ "Об аудиторской деятельности" обязательный аудит проводится, в частности, если:

• организация имеет организационно-правовую форму открытого акционерного общества;
• ценные бумаги организации допущены к обращению на торгах фондовых бирж и (или) иных организаторов торговли на рынке ценных бумаг;
• организация представляет и (или) публикует сводную (консолидированную) бухгалтерскую (финансовую) отчетность;
• объем выручки от продажи продукции (продажи товаров, выполнения работ, оказания услуг) организации (за исключением органов государственной власти, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных учреждений, государственных и муниципальных унитарных предприятий, сельскохозяйственных кооперативов, союзов этих кооперативов) за предшествовавший отчетному год превысил 400 000 000 руб. или сумма активов бухгалтерского баланса по состоянию на конец предшествовавшего отчетному года превзошла 60 000 000 руб.

Объем выручки, который является определяющим критерием для проведения обязательного аудита, должен определяться по правилам бухгалтерского учета. Выручка от продажи продукции и товаров, поступления, связанные с выполнением работ, оказанием услуг, - это доходы по обычным видам деятельности (п. 5 Положения по бухгалтерскому учету "Доходы организации" ПБУ 9/99, утв. Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 32н). К ним относятся также доходы, полученные от участия в уставных капиталах других организаций, от предоставления за плату прав, возникающих из предоставления интеллектуальной собственности, и т.д., если получение этих доходов является предметом деятельности организации. Информация о таких доходах отражается на счете 90 "Продажи" и по строке "Выручка" отчета о прибылях и убытках. Следовательно, показатель выручки при определении необходимости проведения обязательного аудита берется из строки "Выручка" отчета о прибылях и убытках.

Субъекты малого предпринимательства имеют право представлять бухгалтерскую отчетность в упрощенном виде (п. 6 Приказа Минфина России N 66н):

• в бухгалтерском балансе и отчете о прибылях и убытках можно указывать показатели только по группам статей (без детализации показателей по статьям);
• в приложениях к бухгалтерскому балансу и отчету о прибылях и убытках можно приводить только наиболее важную информацию, без знания которой невозможна оценка финансового положения организации или финансовых результатов ее деятельности.

Критерии отнесения организации к субъектам малого предпринимательства определены ст. 4 Федерального закона от 24.07.2007 N 209-ФЗ "О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации":

• средняя численность работников за предшествующий календарный год не должна превышать 100 человек;
• предельный размер выручки в год (без НДС) не должен превосходить 400 000 000 руб. (Постановление Правительства РФ от 22.07.2008 N 556).

Помимо этого существуют ограничения по составу уставного (складочного) капитала:

• суммарная доля участия Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, муниципальных образований, иностранных юридических лиц, иностранных граждан, общественных и религиозных организаций (объединений), благотворительных и иных фондов в уставном (складочном) капитале (паевом фонде) указанных юридических лиц не должна превышать 25%;
• доля участия, принадлежащая одному или нескольким юридическим лицам, не являющимся субъектами малого и среднего предпринимательства, не должна превышать 25%.

С отчетности за 2012 г. для субъектов малого предпринимательства предусмотрены упрощенные формы бухгалтерского баланса и отчета о прибылях и убытках (п. 6.1 Приказа Минфина России N 66н). Они приведены в Приложении N 5 к Приказу N 66н.

Упомянутое Положение по ведению бухгалтерского учета и отчетности позволяет малым предприятиям ограничить объем годовой бухгалтерской отчетности только лишь балансом и отчетом о прибылях и убытках (п. 85). Организация, являющаяся субъектом малого предпринимательства, на взгляд финансистов, не обязана включать в представляемую в налоговый орган бухгалтерскую отчетность отчет об изменениях капитала, отчет о движении денежных средств и пояснительную записку, за исключением наиболее важной информации, без знания которой невозможна оценка финансового положения организации или финансовых результатов ее деятельности (Письмо Минфина России от 03.04.2012 N 03-02-07/1-80).

Организации, зарегистрированные 30 сентября 2012 г. и ранее, бухгалтерскую отчетность за 2012 г. формируют на общих основаниях. В отчетность включаются показатели их деятельности с даты регистрации по 31 декабря 2012 г.

Примечание. Для организаций, зарегистрированных после 30 сентября 2012 г., первый отчетный год начинается с даты их регистрации и заканчивается 31 декабря 2013 г. (п. 3 ст. 15 Закона N 402-ФЗ). Аналогичная норма имелась и в Законе N 129-ФЗ (п. 2 ст. 14). Поэтому составлять годовую бухгалтерскую отчетность за 2012 г. им не требуется.

Выше было сказано, что при возникновении необходимости в детализации отдельных статей баланса или отчета о прибылях и убытках организация вводит в формы дополнительные строки. Это вытекает из требований п. 11 ПБУ 4/99: показатели об отдельных активах, обязательствах, доходах, расходах и хозяйственных операциях должны приводиться в бухгалтерской отчетности обособленно в случае их существенности и если без знания о них заинтересованными пользователями невозможна оценка финансового положения организации или финансовых результатов ее деятельности.

В то же время показатели об отдельных видах активов, обязательств, доходов, расходов и хозяйственных операций могут приводиться в бухгалтерском балансе или отчете о прибылях и убытках общей суммой с раскрытием в пояснениях к бухгалтерскому балансу и отчету о прибылях и убытках, если каждый из этих показателей в отдельности несущественен для оценки заинтересованными пользователями финансового положения организации или финансовых результатов ее деятельности.

Решение организацией вопроса о том, является ли показатель существенным, зависит от оценки показателя, его характера, конкретных обстоятельств возникновения. То есть при формировании бухгалтерской отчетности существенность определяется совокупностью качественных и количественных факторов (Письмо Минфина России от 24.01.2011 N 07-02-18/01).

Практически во всех Положениях по бухгалтерскому учету имеется специальный раздел "Раскрытие информации в бухгалтерской отчетности" либо отдельные пункты, в которых указывается информация, подлежащая раскрытию в бухгалтерской отчетности с учетом ее существенности. Такую информацию необходимо учитывать при составлении отчетности.

Заполнение форм

В бухгалтерском балансе организации обязаны раскрывать сравнительную информацию за предыдущий период. Для этого предусмотрены три графы: на текущую дату отчетного периода, на 31 декабря предыдущего года, на 31 декабря года, предшествующего предыдущему (п. 10 ПБУ 4/99). То есть в бухгалтерском балансе за 2012 г. необходимо будет привести данные на 31 декабря этого года, на 31 декабря 2011 г. и на 31 декабря 2010 г.

Примечание. Бухгалтерский баланс является главной формой в системе бухгалтерской отчетности, поскольку он характеризует имущественное и финансовое положение организации на отчетную дату. Он является одним из признаков юридического лица (ст. 48 ГК РФ) и служит основным источником информации для круга пользователей об имущественном состоянии организации. Именно по данным бухгалтерского баланса:
- оценивается возможность выполнения организацией в ближайшее время взятых на себя обязательств перед третьими лицами либо же преодоления ею возникших финансовых затруднений;
- определяются финансовые результаты работы в виде наращивания собственного капитала за отчетный период.

Обратим внимание на заполнение некоторых строк бухгалтерского баланса.

По строке 1110 "Нематериальные активы" отражается информация об объектах нематериальных активов, учтенных на одноименном счете 04. В части отражения в бухгалтерском балансе вложений в нематериальные активы, учитываемых на счете 08 "Вложения во внеоборотные активы", субсчет 5 "Приобретение нематериальных активов", в настоящее время существует инвариантность.

При первом варианте сумма вложений организации в нематериальный актив включается в показатель строки 1110 и отражается обособленно по одной из строк, расшифровывающих этот показатель. Данное вытекает из примера оформления пояснений. Раздел 1 "Нематериальные активы и расходы на научно-исследовательские, опытно-конструкторские и технологические работы (НИОКР)" включает таблицу 1.5 "Незаконченные и неоформленные НИОКР и незаконченные операции по приобретению нематериальных активов". Исходя из этого и напрашивается ввод в форму бухгалтерского баланса отдельной строки для отражения указанных незавершенных капитальных вложений организации.

Второй вариант следует из того, что вложения организации в нематериальные активы не удовлетворяют требованиям п. 3 Положения по бухгалтерскому учету "Учет нематериальных активов" (ПБУ 14/2007) (утв. Приказом Минфина России от 27.12.2007 N 153н). Поэтому они не должны участвовать в формировании показателя строки 1110. Данные вложения могут быть отражены в разд. I баланса:

• по отдельной самостоятельно введенной строке - в случае существенности этого показателя;
• по строке 1190 "Прочие внеоборотные активы" - в случае их несущественности.

Аналогичная вариативность отражения наблюдается и при заполнении строк 1120 "Результаты исследований и разработок", 1150 "Основные средства", 1160 "Доходные вложения в материальные ценности" .

По строке 1120 отражается информация о расходах на завершенные научно-исследовательские, опытно-конструкторские и технологические работы (НИОКР), учитываемых на счете 04 "Нематериальные активы" обособленно (п. 16 Положения по бухгалтерскому учету "Учет расходов на научно-исследовательские, опытно-конструкторские и технологические работы" (ПБУ 17/02), утв. Приказом Минфина России от 19.11.2002 N 115н).

Примечание. В разделе "Внеоборотные активы" баланса по самостоятельной группе статей в силу п. 16 ПБУ 17/02 отражается информация о расходах на НИОКР. При этом ПБУ 17/02 не применяется в отношении затрат на незаконченные НИОКР (п. 3 ПБУ 17/02). Следовательно, по строке 1120 информацию о таких затратах отражать несколько некорректно.

По строке 1150 отражается информация об объектах основных средств, учитываемых в бухгалтерском учете на счете 01 "Основные средства" по остаточной стоимости на отчетную дату. Остаточная стоимость объектов на отчетную дату определяется как разница между сальдо по счетам 01 и 02 (с учетом переоценки основных средств, если таковая проводилась). Не подлежащие амортизации объекты показываются в бухгалтерском балансе по первоначальной (восстановительной) стоимости.

Если у организации имеются основные средства, учитываемые в составе доходных вложений в материальные ценности на счете 03 "Доходные вложения в материальные ценности" (сальдо которого отражается в бухгалтерском балансе по строке 1160 баланса), то из остатка по счету 02 необходимо исключить суммы амортизации, относимые к таким объектам.

По строке 1160 отражается информация об основных средствах, учитываемых в бухгалтерском учете на счете 03. В составе доходных вложений в материальные ценности на счете 03 учитываются объекты, предназначенные исключительно для предоставления организацией за плату во временное владение и пользование или во временное пользование с целью получения дохода, в том числе по договорам лизинга, аренды, проката (п. п. 4, 5 Положения по бухгалтерскому учету "Учет основных средств" ПБУ 6/01, п. 3 Указаний об отражении в бухгалтерском учете операций по договору лизинга, утв. соответственно Приказами Минфина России от 30.03.2001 N 26н и от 21.01.2000 N 16).

Капитальные вложения:

• на незаконченные НИОКР, учитываемые на счете 08, субсчет 8 "Выполнение научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ";
• в объекты, которые впоследствии будут приняты к учету на счете 01, учитываемые на счете 08, кроме субсчетов 5, 8 и субсчета, на котором учитываются капитальные вложения в объекты, подлежащие последующему принятию к учету на счете 03;
• в объекты основных средств, подлежащие последующему принятию к учету на счете 03, учитываемые на одном из субсчетов счета 08 обособленно, -

в бухгалтерском балансе могут быть отражены двояко.

При первом варианте указанные капитальные вложения участвуют в формировании показателей строк 1120, 1150, 1160 и отражаются обособленно по одной из строк, расшифровывающих эти показатели. Следует это опять же из примера оформления пояснений. Помимо упомянутой таблицы 1.5, в которой приводится информация о незаконченных и неоформленных НИОКР, в разд. 2 "Основные средства" включена таблица 2.2 "Незавершенные капитальные вложения", в которой отражается информация по капитальным вложениям в основные средства, подлежащие впоследствии принятию на учет по счетам 01 и 03. Кроме того, статья "Незавершенное строительство" согласно п. 20 ПБУ 4/99 включена в группу статей "Основные средства".

Второй же вариант состоит в том, что сумма таких затрат не должна участвовать в формировании показателей рассматриваемых строк. И вытекает это из норм ПБУ 17/02 и ПБУ 6/01.

В требованиях к раскрытию информации об основных средствах в бухгалтерской отчетности (п. 32 ПБУ 6/01) отсутствует какое-либо упоминание о незавершенных капитальных вложениях или незавершенном строительстве. ПБУ 6/01 вообще не применяется в отношении капитальных вложений, так как они не удовлетворяют условиям принятия к учету в составе основных средств (п. п. 3, 4 ПБУ 6/01). Кроме того, в Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в разделе "Правила оценки статей бухгалтерской отчетности" подраздел "Незавершенные капитальные вложения" присутствует наравне с подразделом "Основные средства".

При втором варианте величины указанных незавершенных капитальных вложений могут быть отражены в разд. I бухгалтерского баланса:

• по отдельным самостоятельно введенным организацией строкам - в случае их существенности;
• по строке 1190 - в случае несущественности показателей.

Отметим, что ПБУ 6/01, ПБУ 14/2000 и ПБУ 17/02 были приняты в более позднее время, чем ПБУ 4/99.

И если последовать неоднократно излагаемой позиции Минфина России (Письма от 27.12.2010 N 07-02-06/202, от 03.07.2007 N 07-05-06/180, от 30.11.2005 N 07-05-06/322, от 15.09.2005 N 07-05-06/243), то руководствоваться нормами ПБУ 4/99 следует в части, не противоречащей более поздним нормативным правовым актам по бухгалтерскому учету.

По строке 1190 отражается информация о прочих, не перечисленных в разд. 1 баланса, активах, срок обращения которых превышает 12 месяцев или продолжительность операционного цикла, если он составляет более 12 месяцев (п. 19 ПБУ 4/99).

Опять же напомним, что внеоборотные активы организации, информация о которых является существенной, должны отражаться в разд. I баланса обособленно. Иными словами, существенные показатели не должны формировать показатель строки 1190.

К прочим внеоборотным активам могут относиться (при условии несущественности соответствующих показателей):

• вложения во внеоборотные активы организации, учитываемые на соответствующих субсчетах счета 08, в частности упомянутые затраты организации в объекты, которые впоследствии будут приняты к учету в качестве нематериальных активов или основных средств, а также затраты, связанные с выполнением незавершенных НИОКР, поисковые затраты, если организация не отражает данные показатели по строкам 1110, 1120, 1130, 1140, 1150, 1160 (Письмо Минфина России от 27.01.2012 N 07-02-18/01);
• ряд расходов, относящихся к будущим отчетным периодам и учитываемых на счете 97 "Расходы будущих периодов", при условии что период списания этих расходов превышает 12 месяцев после отчетной даты или продолжительность операционного цикла, если он превышает 12 месяцев (п. 65 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, абз. 2 п. 39 ПБУ 14/2007, п. 16 ПБУ 2/2008, Письмо Минфина России от 27.01.2012 N 07-02-18/01);
• суммы перечисленных авансов и предварительной оплаты работ, услуг, связанных со строительством объектов основных средств (Письмо Минфина России от 24.01.2011 N 07-02-18/01);
• оборудование, требующее монтажа, под которым понимают оборудование, вводимое в действие только после сборки его частей и прикрепления к фундаменту или опорам, к полу, междуэтажным перекрытиям и прочим несущим конструкциям зданий и сооружений, а также комплекты запасных частей такого оборудования, если организация не отражает такие активы по строкам 1120, 1150, 1160.

Оборудование к установке принимается к бухгалтерскому учету по дебету счета 07 "Оборудование к установке" по фактической себестоимости его приобретения, включая расходы на доставку и т.п. (п. 3.1.3 Положения по бухгалтерскому учету долгосрочных инвестиций, утв. Приказом Минфина России от 30.12.1993 N 160).

Примечание. Поступление оборудования к установке может быть отражено с использованием счетов 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей" и 16 "Отклонения в стоимости материальных ценностей" (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н).
В этом случае остаток по счету 15 на конец месяца показывает стоимость оборудования к установке в пути.

Таким образом, при заполнении строки 1190 могут использоваться данные о сальдо на отчетную дату по счетам 08, 07, 15 и 16 (в части, относящейся к оборудованию к установке), 97 (аналитический счет учета расходов со сроком списания свыше 12 месяцев). Сальдо по указанным счетам формируют показатель рассматриваемой строки только при условии несущественности данной информации.

По строке 1210 "Запасы" отражается информация о запасах организации, а именно (п. 20 ПБУ 4/99) о:

• предметах труда, предназначенных для обработки, переработки или использования в производстве либо для хозяйственных нужд;
• средствах труда, которые в соответствии с установленным порядком включаются в состав средств в обороте;
• затратах в незавершенном производстве;
• готовой продукции (продуктах производства);
• товарах;
• расходах будущих периодов, срок обращения (погашения) которых не превышает 12 месяцев после отчетной даты или продолжительности операционного цикла, если он не превышает 12 месяцев (Письмо Минфина России от 27.01.2012 N 07-02-18/01).

Фактическая себестоимость материально-производственных запасов (в том числе сырья, материалов, готовой продукции и товаров) не подлежит изменению (п. 12 Положения по бухгалтерскому учету "Учет материально-производственных запасов" ПБУ 5/01, утв. Приказом Минфина России от 09.06.2001 N 44н). Но по МПЗ, рыночная цена которых снизилась или которые морально устарели либо полностью или частично потеряли свои первоначальные качества, в бухгалтерском учете начисляется резерв под снижение стоимости материальных ценностей.

Для учета такого резерва предназначен счет 14 "Резервы под снижение стоимости материальных ценностей" (п. 25 ПБУ 5/01, п. 20 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утв. Приказом Минфина России от 28.12.2001 N 119н). Создание оценочных резервов рассматривается как изменение оценочных значений в соответствии с п. п. 2, 3 Положения по бухгалтерскому учету "Изменения оценочных значений" (ПБУ 21/2008) (утв. Приказом Минфина России от 06.10.2008 N 106н). При наличии сформированного резерва под снижение стоимости производственно-материальных запасов кредитовое сальдо по счету 14 вычитается из соответствующих дебетовых сальдо по счетам 10, 41, 43.

Примечание. Незавершенное производство учитывается в оценке, определяемой одним из способов, установленных п. 64 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, на счете 20 "Основное производство". Под снижение стоимости незавершенного производства может создаваться резерв, учитываемый на упомянутом счете 14.

По строке 1250 "Денежные средства и денежные эквиваленты" отражается информация об имеющихся у организации денежных средствах в российской и иностранных валютах, а также о денежных эквивалентах.

При заполнении этой строки бухгалтерского баланса используются данные о дебетовом сальдо по счетам 50 "Касса", 51 "Расчетные счета", 52 "Валютные счета", 55 "Специальные счета в банках" (кроме субсчета 55-3 в части депозитных вкладов, не являющихся денежными эквивалентами) и 57 "Переводы в пути", а также о дебетовых остатках по счетам 58 "Финансовые вложения" и 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" в части аналитических счетов учета денежных эквивалентов.

Примечание. Депозиты, учтенные на отдельном субсчете 55-3 "Депозитные счета" и удовлетворяющие определению денежных эквивалентов, данному в Положении по бухгалтерскому учету "Отчет о движении денежных средств" (ПБУ 23/2011) (утв. Приказом Минфина России от 02.02.2011 N 11н), в бухгалтерском балансе отражаются также по строке 1250. Условия по выделению денежных эквивалентов из других финансовых вложений закрепляются организацией в ее учетной политике (п. 23 ПБУ 23/2011).

Сальдо по дебету счетов показывает:

• 50 - остаток наличных денежных средств (п. п. 5, 7, 8 Положения по бухгалтерскому учету "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте" (ПБУ 3/2006), утв. Приказом Минфина России от 27.11.2006 N 154н; абз. 2, 3 п. 23 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности) в рублях и в иностранной валюте по курсу Банка России, действующему на отчетную дату;
• 51 - остаток денежных средств в валюте РФ на расчетных счетах организации, открытых в кредитных организациях;
• 52 - остаток денежных средств в иностранных валютах на валютных счетах организации по курсу Банка России, действующему на отчетную дату (п. п. 5, 7, 8 ПБУ 3/2006);
• 55 - остаток денежных средств в валюте РФ и в иностранных валютах (по курсу Банка России, действующему на отчетную дату), находящихся на территории РФ и за ее пределами (п. п. 5, 7, 8 ПБУ 3/2006), в аккредитивах, чековых книжках, иных платежных документах (кроме векселей), остаток средств целевого финансирования на текущих, особых и иных специальных счетах в той его части, которая подлежит обособленному хранению на отдельном банковском счете;
• 57 - величину денежных средств в рублях или в иностранной валюте, внесенных в кассы кредитных организаций, сберегательные кассы или кассы почтовых отделений для зачисления на расчетный или иной счет организации, но еще не зачисленных по назначению.

По строке 1370 "Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)" отражается сумма нераспределенной прибыли или непокрытого убытка организации. При заполнении этой строки в годовой бухгалтерской отчетности используются данные по счету 84 "Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)". Дебетовый остаток по счету 84 (то есть непокрытый убыток) показывается в круглых скобках.

Величина нераспределенной прибыли (непокрытого убытка) отчетного периода равна сумме чистой прибыли (чистого убытка) отчетного периода, то есть прибыли (убытку) после налогообложения:

• увеличенной на сумму добавочного капитала от переоценки выбывших в отчетном периоде основных средств и нематериальных активов (п. 15 ПБУ 6/01, п. 21 ПБУ 14/2007);
• уменьшенной на сумму начисленных промежуточных, то есть выплачиваемых в течение отчетного года в соответствии с уставом общества, дивидендов;
• скорректированной на сумму увеличения уставного капитала за счет нераспределенной прибыли (уменьшения уставного капитала при его доведении до величины чистых активов).

Показатель по данной строке, полученный путем вычитания из суммы на 31 декабря 2012 г. суммы на 31 декабря 2011 г., может совпасть со значением строки 2400 "Чистая прибыль (убыток)" отчета о прибылях и убытках только в том случае, если у организации на начало отчетного периода отсутствует нераспределенная прибыль (непокрытый убыток) прошлых лет, а в течение отчетного периода не распределялись промежуточные дивиденды и не выбывали дооцененные ранее основные средства.

Рассматриваемая статья задействуется в первую очередь при применении ретроспективного способа внесения изменений в бухгалтерскую отчетность. Ретроспективный способ используется при:

• внесении существенных изменений в учетную политику в связи с изменением нормативных документов по бухгалтерскому учету или инициативным внесением изменений в учетную политику;
• исправлении существенных ошибок, допущенных в предыдущие периоды, но выявленных после утверждения бухгалтерской отчетности за эти предыдущие периоды.

Поскольку в 2012 г. существенных изменений в нормативных актах по бухгалтерскому учету не производилось, изменения по строке 1370 будут происходить прежде всего в учете и отчетности организаций, располагающих поисковыми активами, а также организаций, внесших изменения в свою учетную политику по собственной инициативе.

Если организация в отчетном периоде исправляла существенные ошибки прошлого года, бухгалтерская отчетность за который утверждена, то показатель нераспределенной прибыли (непокрытого убытка) на 31 декабря предыдущего года пересчитывается так, как если бы ошибка предшествующего отчетного периода никогда не была допущена (ретроспективный пересчет) (пп. 2 п. 9 Положения по бухгалтерскому учету "Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности" (ПБУ 22/2010), утв. Приказом Минфина России от 28.06.2010 N 63н).

Если исправлялись существенные ошибки более ранних отчетных периодов, то пересчету подлежит также показатель нераспределенной прибыли (непокрытого убытка) на 31 декабря года, предшествующего предыдущему. Исключением являются случаи, когда невозможно установить связь ошибки с конкретным периодом либо невозможно определить влияние этой ошибки накопительным итогом в отношении всех предшествующих отчетных периодов.

Существенные ошибки предшествующего отчетного года, выявленные после утверждения бухгалтерской отчетности за этот год, исправляются записями по соответствующим счетам бухгалтерского учета в текущем отчетном периоде в корреспонденции со счетом 84 (п. 9 ПБУ 22/2010). Если организация записями 2012 г. исправляла существенные ошибки за 2011 г. или предшествующие периоды, выявленные после утверждения бухгалтерской отчетности за соответствующий год, то показатель строки 1370 бухгалтерского баланса за отчетный период 2012 г., в котором сделаны исправительные записи, будет отличаться от показателя строки 2400 отчета о прибылях и убытках за этот отчетный период.

Распределение прибыли по результатам года относится к категории событий после отчетной даты, свидетельствующих о возникших после отчетной даты хозяйственных условиях, в которых организация ведет свою деятельность. При этом в отчетном периоде, за который организацией распределяется прибыль, никакие записи в бухгалтерском (синтетическом и аналитическом) учете не производятся. Иными словами, данные по счету 84 в отчетном году формируются с учетом принятого в отчетном году решения о распределении прибыли, полученной по итогам прошлого года.

По строкам 1430 "Оценочные обязательства" и 1540 "Оценочные обязательства" баланса отражаются учитываемые на счете 96 "Резервы предстоящих расходов" суммы оценочных обязательств, предполагаемый срок исполнения которых превышает и не превышает 12 месяцев после отчетной даты (п. п. 4, 8, 20 ПБУ 8/2010).

Оценочное обязательство признается в бухгалтерском учете при одновременном соблюдении условий, изложенных в п. 5 ПБУ 8/2010. Оценочное обязательство, предполагаемый срок исполнения которого не превышает 12 месяцев после отчетной даты или меньший срок, установленный организацией в учетной политике, признается в бухгалтерском учете организации в размере, отражающем наиболее достоверную денежную оценку расходов, необходимых для расчетов по этому обязательству (п. 15 ПБУ 8/2010). Если предполагаемый срок исполнения оценочного обязательства превышает 12 месяцев после отчетной даты или меньший срок, установленный организацией в учетной политике, такое оценочное обязательство оценивается по приведенной (дисконтированной) стоимости (п. 20 ПБУ 8/2010). Требования, которым должна отвечать применяемая при определении приведенной стоимости ставка дисконтирования, приведены в абз. 2 п. 20 ПБУ 8/2010.

Для заполнения этих строк бухгалтерского баланса используется кредитовое сальдо на отчетную дату по счету 96 в части оценочных обязательств, предполагаемый срок исполнения которых превышает и не превышает 12 месяцев после отчетной даты, учет которых должен вестись на отдельных субсчетах счета 96.

Все доходы и расходы в отчете о прибылях и убытках группируются в порядке, предусмотренном ПБУ 9/99 и Положением по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99 (утв. Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н). В отчете их подразделяют на:

• доходы и расходы по обычным видам деятельности;
• прочие доходы и расходы.

При заполнении данных о выручке и себестоимости продаж необходимо учитывать требования п. 18.1 ПБУ 9/99 и п. 21.1 ПБУ 10/99. Согласно первому Положению выручка (выручка от продажи продукции (товаров), выручка от выполнения работ (оказания услуг) и т.п.) и прочие доходы, составляющие 5% от общей суммы доходов организации за отчетный период и более, показываются в отчете о прибылях и убытках по каждому виду в отдельности. Выделение же в отчете видов доходов по отдельной строке в силу второго Положения влечет за собой обязанность указания также по отдельной строке, соответствующей каждому виду части расходов.

Проценты по кредитам (займам), хотя и являются прочими расходами (доходами) организации, в отчете отражаются по отдельным строкам: 2320 "Проценты к получению" и 2330 "Проценты к уплате" (п. 23 ПБУ 4/99).

В отчете также указывают сумму начисленного налога на прибыль, величину постоянных налоговых активов (обязательств), а также изменения отложенных налоговых активов и обязательств. Порядок расчета этих показателей изложен в Положении по бухгалтерскому учету "Учет расчетов по налогу на прибыль организаций" ПБУ 18/02 (утв. Приказом Минфина России от 19.11.2002 N 114н).

При заполнении строк 2430 "Изменение отложенных налоговых обязательств" и 2450 "Изменение отложенных налоговых активов" указывается разница между начисленными и списанными отложенными налоговыми обязательствами и активами. Для этого сравниваются обороты по дебету и кредиту счетов 77 "Отложенные налоговые обязательства" и 09 "Отложенные налоговые активы" за отчетный год.

Если кредитовый оборот по счету 77 превышает дебетовый, то разница отражается по строке 2430 в круглых скобках (со знаком "-"). Если же кредитовый оборот по счету 77 меньше дебетового, то разница заносится по строке 2430 в обычном порядке (без круглых скобок со знаком "+").

Если дебетовый оборот по счету 09 превышает кредитовый, то разница указывается по строке 2450 в обычном порядке (без круглых скобок со знаком "+"). Если же дебетовый оборот по счету 09 меньше кредитового, то разница отражается по строке 2450 в круглых скобках (со знаком "-").

Правильно поставленный знак указанных разниц позволяет достоверно определить показатель чистой прибыли, приводимый в отчете о прибылях и убытках. При этом показатель по строке 2410 "Текущий налог на прибыль" отчета о прибылях и убытках должен совпасть с суммой налога, указанной в декларации по налогу на прибыль, - с данными, которые приведены по строке 180 "Сумма исчисленного налога на прибыль - всего" листа 02 декларации по налогу на прибыль (утв. Приказом ФНС России от 22.03.2012 N ММВ-7-3/174).

При заполнении же строк 1180 "Отложенные налоговые активы" и 1420 "Отложенные налоговые обязательства" бухгалтерского баланса берутся данные об остатках на счетах 09 и 77.

Чистая прибыль в отчете о прибылях и убытках рассчитывается по следующей формуле:

ЧП = ПРбдн - ТНзм - И ОНО + Изм ОНА,

где ЧП - чистая прибыль (строка 2400); ПРбдн - прибыль до налогообложения (строка 2300);

ТН - текущий налог на прибыль (строка 2410);

Изм ОНО - изменение отложенных налоговых обязательств (строка 2430);

Изм ОНА - изменение отложенных налоговых активов (строка 2450).

Знак "-" используется при увеличении ОНО, знак "+" - при увеличении ОНА. Так чаще всего и бывает. Но если ОНО уменьшились, а ОНА увеличились, то знаки поменяются на противоположные.

В учете чистая прибыль - это сальдо счета 99 "Прибыли и убытки". И оно представляет собой:

ЧП = ПРбдн - Нбпр - ПНО + ПНА,

где ПРбдн - бухгалтерская прибыль до налогообложения (Дебет 90-9, 91-9 Кредит 99);

Нбпр - налог на бухгалтерскую прибыль (Дебет 99 Кредит 68, субсчет "Расчеты по налогу на прибыль"); ПНО - совокупность начисленных постоянных налоговых обязательств (Дебет 99 Кредит 68, субсчет "Расчеты по налогу на прибыль"); ПНА - совокупность начисленных постоянных налоговых активов (Дебет 68, субсчет "Расчеты по налогу на прибыль", Кредит 99).

Результат (чистая прибыль) в обоих случаях получается одинаковый. Потому что налог на "налоговую" прибыль с учетом корректировок на ОНА/ОНО равен налогу на бухгалтерскую прибыль с учетом корректировок на ПНА/ПНО. Для проверки можно подставить в формулу, по которой рассчитывается чистая прибыль для отчета о прибылях и убытках, вместо текущего налога на прибыль контрольное соотношение, приведенное в ПБУ 18/02:

ТН = Нбпр + ПНО - ПНА - Изм ОНО + Изм ОНА.

В графе 3 отчета приводятся данные за отчетный 2012 г., а в графе 4 - данные за год, предшествующий отчетному, - 2011-й. Соответствующие значения показателей должны быть сопоставимыми. Это позволяет проанализировать показатели в динамике.

В графе "Пояснения" указывается номер соответствующего пояснения или номер раздела в пояснительной записке.

Представление отчетности налоговикам

Годовую бухгалтерскую (финансовую) отчетность налогоплательщики-организации обязаны представлять в налоговый орган по своему месту нахождения не позднее трех месяцев после окончания отчетного года (пп. 5 п. 1 ст. 23 НК РФ). Таким образом, бухгалтерскую отчетность за 2012 г. организациям надлежит представить фискалам не позднее 1 апреля текущего года, поскольку 31 марта - воскресенье (п. 7 ст. 6.1 НК РФ). Исключение сделано лишь для тех организаций, которые в соответствии с Законом N 402-ФЗ не обязаны вести бухгалтерский учет. В первоначальной редакции Закона N 402-ФЗ такие организации не указаны.

Проектом федерального закона "О внесении изменений в Федеральный закон от 6 декабря 2011 года N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", внесенным Правительством РФ в Государственную Думу, предусмотрено предоставление права ведения учета доходов и расходов в порядке, установленном гл. 26.2 НК РФ, организациям, получившим статус участника проекта по осуществлению исследований, разработок и коммерциализации их результатов в соответствии с Федеральным законом от 28.09.2010 N 244-ФЗ "Об инновационном центре "Сколково", начиная с квартала, в котором был получен статус участника проекта, в случае если годовой объем их выручки от реализации товаров (работ, услуг) не превышает 1 000 000 000 руб. Организации, которые воспользуются этим правом, освобождаются от обязанности ведения бухгалтерского учета, за исключением ведения учета основных средств и нематериальных активов в порядке, предусмотренном законодательством РФ о бухгалтерском учете.

Организации, имеющие обособленные подразделения, должны подавать бухгалтерскую отчетность в налоговый орган по месту нахождения головной организации. То, что законодательство РФ не обязывает организации представлять бухгалтерскую отчетность в налоговые органы по месту нахождения обособленных подразделений, Минфин России подтвердил в Письме от 18.08.2009 N 03-03-06/1/527.

Организации, применяющие УСН в 2012 г., в силу действующей на тот момент нормы п. 3 ст. 4 Закона N 129-ФЗ освобождались от ведения бухгалтерского учета. Им вменялось в обязанность только ведение учета основных средств и нематериальных активов в порядке, предусмотренном законодательством РФ о бухгалтерском учете.

Налоговая служба в свое время дала разъяснения по представлению бухгалтерской отчетности в налоговые органы. Нормы гражданского законодательства, обязывающие организацию, применяющую УСН, вести бухгалтерский учет в полном объеме (п. 3 ст. 91, п. 1 ст. 97, п. 1 ст. 103 ГК РФ; ст. ст. 29, 33, 35, 42, 48, 52, 78, 83, 84.6, 87, 88, 89, 92 Закона N 208-ФЗ; ст. ст. 18, 23, 25, 26, 28, 45, 46 Закона N 14-ФЗ), не предусматривают обязанности хозяйствующих субъектов представлять бухгалтерскую отчетность в налоговые органы. Поэтому организации, применяющие упрощенную систему налогообложения, не обязаны ее подавать в налоговые органы. Налоговики же, в свою очередь, не вправе привлекать эти организации к налоговой и административной ответственности, установленной п. 1 ст. 126 НК РФ и п. 1 ст. 15.6 КоАП РФ (Письмо ФНС России от 15.07.2009 N ШС-22-3/566, которое доведено до нижестоящих налоговых органов).

С 1 января 2013 г. льгота для организаций-"упрощенцев", освобождавшая их от обязанности ведения бухгалтерского учета, утратила силу. Закон N 402-ФЗ такого права теперь им не предоставляет. Соответственно, с начала текущего года все организации-"упрощенцы" должны вести бухгалтерский учет, составлять бухгалтерскую отчетность и представлять ее в налоговые органы в общеустановленном порядке.

Не вызывает вопросов представление такими организациями бухгалтерской (финансовой) отчетности за 2013 г. А как быть с бухгалтерской отчетностью за 2012 г.? Ведь освобождение для них Законом N 402-ФЗ не предусмотрено.

Иной раз при изменении отдельных норм законодатель устанавливает специальные положения на переходный период. В ст. 5 Федерального закона от 29.06.2012 N 97-ФЗ "О внесении изменений в часть первую и часть вторую Налогового кодекса Российской Федерации и статью 26 Федерального закона "О банках и банковской деятельности" (данным Законом введена новая редакция упомянутого пп. 5 п. 1 ст. 23 НК РФ), которой установлен порядок вступления в силу Закона N 97-ФЗ, таковых нет. Особенности применения Закона N 402-ФЗ установлены ст. 30. Но и в этой норме отсутствует желаемое.

В бухгалтерском балансе "упрощенцы" без труда отразят лишь сведения об основных средствах и нематериальных активах, от учета которых они, как было сказано выше, не были освобождены.

Для ведения бухгалтерского учета с 1 января 2013 г. "упрощенцам" все равно потребуются начальные остатки по счетам. Значения остатков на конец дня 31 декабря 2012 г. и на начало дня 1 января 2013 г. совпадают. На 31 декабря 2012 г. конечные остатки по счетам активов и обязательств они могли восстановить путем инвентаризации. Собственный капитал организации будет представлять собой разность между величиной ее активов и обязательств (подробнее см. статью "Восстановление начальных сальдо" в журнале "Практический бухгалтерский учет" N 12, 2012).

Обоснованное неприменение правил бухгалтерского учета в 2012 г., раскрытое в пояснительной записке к бухгалтерской отчетности, в силу п. 4 ст. 13 Закона N 129-ФЗ не является нарушением законодательства. Пояснительная записка же, как было сказано выше, включается в состав отчетности в обязательном порядке. Требования к ее содержанию установлены абз. 1 п. 4 ст. 13 Закона N 129-ФЗ.

В отчете о прибылях и убытках "упрощенцы" могут показать доходы и расходы, сформированные по правилам гл. 26.2 НК РФ (абз. 2 п. 3 ст. 4 Закона N 129-ФЗ). Тем более что субъектам малого предпринимательства позволено признавать:

• выручку по мере поступления денежных средств от покупателей (заказчиков) при соблюдении условий, определенных в пп. "а", "б", "в" и "д" п. 12 (п. 12 ПБУ 9/99);
• расходы - после осуществления погашения задолженности (п. 18 ПБУ 10/99).

При ведении бухгалтерского учета в общем порядке факты хозяйственной деятельности организации относятся к тому отчетному периоду, в котором они имели место, независимо от фактического времени поступления или выплаты денежных средств, связанных с этими фактами (допущение временной определенности фактов хозяйственной деятельности) (п. 5 Положения по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации" (ПБУ 1/2008), утв. Приказом Минфина России от 06.10.2008 N 106н). И в этом случае при приведенном варианте заполнения отчета о прибылях и убытках бухгалтерский показатель "чистая прибыль (убыток)" утрачивает смысл.

За нарушение сроков представления бухгалтерской отчетности или ее непредставление организация в силу упомянутого п. 1 ст. 126 НК РФ может быть оштрафована на 200 руб. за каждый непредставленный документ.

Руководство налоговой службы настойчиво рекомендовало налоговым органам при определении размера штрафа в соответствии с п. 1 ст. 126 НК РФ за несвоевременное представление в налоговый орган бухгалтерской отчетности руководствоваться полным перечнем документов, входящих в состав бухгалтерской отчетности конкретной организации, и определять сумму штрафа в размере 200 руб. за каждый непредставленный (несвоевременно представленный) документ, который должен входить в состав бухгалтерской отчетности (Письма ФНС России от 21.11.2012 N АС-4-2/19575@, от 16.11.2012 N АС-4-2/19309).

При этом в обоих Письмах состав бухгалтерской отчетности предлагалось определять по нормам Закона N 129-ФЗ:

• в общем случае - по п. 2 ст. 13 Закона N 129-ФЗ;
• для общественных организаций (объединений) и их структурных подразделений, не осуществляющих предпринимательской деятельности и не имеющих кроме выбывшего имущества оборотов по реализации товаров (работ, услуг), - в соответствии с п. 4 ст. 15 Закона N 129-ФЗ, которым устанавливается упрощенный состав годовой бухгалтерской отчетности.

Состав бухгалтерской отчетности государственных (муниципальных) учреждений определяется Минфином России. В настоящее время он прописан в п. 12 Инструкции о порядке составления, представления годовой, квартальной бухгалтерской отчетности государственных (муниципальных) бюджетных и автономных учреждений (утв. Приказом Минфина России от 25.03.2011 N 33н).

За непредставление бухгалтерской отчетности или отказ от ее представления в государственные контролирующие органы предусмотрена административная ответственность. Пунктом 1 ст. 15.6 КоАП РФ за такие нарушения на должностных лиц организации налагается штраф в размере от 300 до 500 руб.

Самостоятельные санкции предусмотрены за нарушение правил ведения бухгалтерского учета и искажение данных бухгалтерской отчетности. Статьей 120 НК РФ установлена ответственность за систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности хозяйственных операций, денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений. За такие нарушения взыскивается штраф в размере (п. п. 1, 2, 3 ст. 120 НК РФ):

• 10 000 руб., если эти деяния совершены в течение одного налогового периода;
• 30 000 руб., если эти деяния совершены в течение более одного налогового периода;
• 20% суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб., если эти деяния повлекли занижение налоговой базы.

Кроме того, ст. 15.11 КоАП РФ установлена ответственность для должностных лиц организации в виде штрафа в размере от 2000 до 3000 руб. за грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, под которым понимаются:

• искажение сумм начисленных налогов и сборов не менее чем на 10%;
• искажение любой статьи (строки) бухгалтерской отчетности не менее чем на 10%.

Февраль 2013 г.

Личная информация:

Консультировал в области регулярного менеджмента более 70-ти компаний: от 10 до 9.000 человек (включая: холдинги, сети магазинов, фабрики, сервисные компании, строителей, государственных служащих, веб-агентства, интернет-магазины). Ученик Александра Фридмана.

Один из соавторов книги "Социальные технологии Таллиннской школы менеджеров. Опыт успешного использования в бизнесе, менеджменте и частной жизни": http://www.ozon.ru/context/detail/id/140084653/

Точность - вежливость королей, но обязанность для их подданных

Людовик XVIII

кому: собственникам, топ-менеджерам

Как симуляция бурной деятельности может быть принята руководителем за результат работы

“Чем сегодня занимались мои подчинённые? Какие задачи ими были выполнены? Сколько времени на это ушло, и какие результаты достигнуты?” - такие волнующие мысли зачастую не дают покоя руководителю. Откуда бы им взяться?

С внешней стороны всё замечательно. Как только начальник входит в кабинет, все сразу при деле: светские беседы обрываются на полуслове, кто-то начинает лихорадочно печатать на компьютере, другие - деловито переносить бумаги из одного места в другое, третьи - незамедлительно звонить всем контрагентам подряд. Почему же такая благостная картина порождает “волнующие мысли”?

Дело в том, что опытный руководитель прекрасно понимает разницу между “фактами” и “мнением о фактах” . Но для того чтобы понять, чем занимались вверенные ему подчинённые, необходимо устраивать подробный устный расспрос, “чем”, “как”, “когда”, с “какими результатами” и “кто” занимался. На это уходит уйма времени как руководителя, так и сотрудника. Поэтому руководитель эту задачу решает по остаточному принципу. А кто спросит, пока он будет в отпуске или на больничном?

Об инструменте, который позволяет отделить “факты” от “мнения о фактах”, замерить результативность и производительность подчинённых, пойдёт речь в этой статье. Встречайте. Ежедневные рабочие отчёты в формализованном виде для каждого сотрудника.

Рабочие отчёты: описание технологии и выгоды

Технология рабочих отчётов проста, “как дважды два”. Каждый сотрудник по итогам своего рабочего дня должен предоставить отчёт с полным списком сделанных задач и затраченным на каждую из них временем вместе со ссылкой на результат работы.

Напоминаю, что рабочие отчёты являются частью более масштабной технологии - “Организация работы сотрудников с учётом рабочего времени по задачам с помощью планов и отчётов и их разбора со стороны руководителя”. Общая технология состоит из следующих элементов:

• Ежедневное планирование для сотрудников: организация и требования к формату. Подробнее читайте в статье “ ” .
• Анализ, оценка и корректировка планов сотрудников, обсуждение планов с руководителем. См. статью “ ”.
• Ежедневные отчётность для сотрудников: организация и требования к формату. Об этом я и рассказываю в этой статье.
• Анализ, оценка и выводы из отчётов сотрудников. Подробнее в “ ”.

Ключевые принципы рабочих отчётов

1. Сотрудники должны делать отчёт по своей работе ежедневно вне зависимости от своей квалификации, должности и ещё каких-либо факторов.
2. Отчёты должны отправляться строго в конце текущего дня (которому соответствует отчёт)
3. Отчёт должен быть предоставлен в электронном виде и сохранён, чтобы у руководителя была возможность его подробно разобрать.
4. Любой вышестоящий руководитель должен иметь возможность просмотреть отчёты всех своих подчинённых.
5. Отчёт должен быть настолько подробным, насколько это необходимо для возникновения прозрачности в выполненных работах без дополнительного обсуждения с сотрудником.
6. Руководитель оставляет за собой право разбирать отчёт, задавать вопросы по методам выполнения задач и оценивать качество и эффективность выполненной работы.

Выгоды от ежедневных отчётов для руководителей

• 100% прозрачность действий каждого сотрудника по итогам рабочего дня, недели, месяца и т.д. Теперь нет необходимости в устных опросах: “а что вы делали?”.
• Возможность отложенной проверки деятельности сотрудника. Далеко не всегда есть возможность проверять всех и сразу. Теперь можно открыть рабочие отчёты и узнать, что сделал менеджер Иван Петров за прошедшие 2 недели в течение каждого рабочего дня.
• Ощутимый рост производительности сотрудников, ибо теперь можно спрашивать за каждую “десятиминутку” 8-ми часового рабочего дня.
• Значительная экономия времени как руководителя, так и подчинённого за счёт отсутствия многочасовых опросов, “кто и что делал”.
• Быстрая возможность отсева слабых, не справляющихся и не трудолюбивых сотрудников среди вновь нанятых и вышедших на испытательный срок. Теперь их результаты - “как на ладони” по итогам каждого дня.
• “Старожилам” компании расслабиться и почивать на лаврах тоже не удастся. Их рабочие отчёты расскажут за них всё сами.
• Снижение уровня стресса руководителя из-за “невозможности провести проверку”, т.к. теперь можно оценивать результаты каждого сотрудника в удобное время.

Выгоды от ежедневных отчётов для подчинённых

• Непрерывный процесс получения знаний и опыта от своего руководителя. Как следствие: резкое развитие как профессиональных, так и личностных навыков. Фактически руководитель становится учителем-наставником, с которым вы на регулярной основе думаете совместно: о новых и более эффективных способах решения задач; как дальше развить свои “точки роста” и усилить “слабые места”; о допущенных ошибках и предотвращении появления новых.
• Привычка работать “профессионально”, что во все времена очень ценится на рынке труда: прокачиваются навыки планирования, тайм-менеджмента, степень ответственности за свои действия.
• Возможность самостоятельной оценки своей эффективности. Сотрудник всегда может посмотреть собственный рабочий отчёт, проанализировать его и наметить шаги по своему дальнейшему развитию.
• Более быстрый карьерный рост тех, кто трудолюбив и работает качественно. Понятная и прозрачная демонстрация результата руководителю. Теперь с ним нет необходимости регулярно пить пиво и париться в бане, чтобы рассказать о своих достижениях, - всё наглядно видно. Система отчётов в организации значительно снижает влияние мастеров подковёрных игр и “любимчиков”.

Требования к составу рабочего отчёта

1. Название выполненной задачи . Из него должно быть понятно, какая работа была выполнена. Например: “Оплатить счёт на покупку оргтехники для бухгалтерии”.
2. Достигнутый результат . (пример: "Счёт оплачен частично, т.к. у продавца не было в наличии двух сканеров"). Если результат НЕ достигнут, то рядом с информацией о возникновении и реакции на возникшую проблему/задачу должна быть информация, каким образом и когда эту проблему планируется решить, и как её избежать в будущем.Также необходимо указать, какие регламенты/стандарты требуют дополнений/изменений/создания, и сразу же поставить себе в план соответствующие задачи. В новых задачах должна быть ссылка на текущую в качестве базовой-источника.

• Основной принцип: у каждой задачи должен быть результат. Там, где это возможно, результат должен быть в формализованном виде (например: если сотрудник проводит собеседование, то в качестве результата работы: список отобранных кандидатов и краткая информация о них + список тех, с кем он поговорил).
• Если задача подразумевала работу с документами, файлами или другой информацией, необходимо поставить прямую ссылку на эти документы, либо на папку или место, где они хранятся.
• Важно для руководителей! Во всех задачах, связанных с управлением (например: изучение планов и отчётов других сотрудников, контроль и т.д.), обязательно указывать краткие итоги: достижения, недостатки, тенденцию и т.д. Пример “Задача: Проанализировать отчёты сотрудника Ивана Петрова за 2 недели. Выводы: “Нет предложений по некоторым задачам на улучшение регламентов. Петров с выводами ознакомлен и взял на себя обязательства обратить внимание и формулировать свои предложения более подробно”.
• При изучении каких-либо материалов, посещении конференций, встречах с партнёрами и т.д. должен быть составлен краткий конспект + поставлена ссылка на него в отчёте.

• Если у исполнителя есть ощущение, что итоговое время, затраченное на выполнение задачи, может вызвать вопрос у руководителя, необходимо сразу пояснить, “почему затрачено так много времени”. (Пример: Задача: Выставление и отправка счёта Клиенту. Время: 1 час. Пояснение: На выставление счёта затрачен 1 час времени из-за необходимости 3 раза пересогласовывать формулировку с Клиентом по его инициативе )

Пример рабочего отчёта

На примере продемонстрирован список задач из отчёта, сделанного в Битрикс24 (система позволяет централизованно работать в рамках компании и учитывать время по задачам). При должной организации планирования и учёта рабочего времени по задачам, все отчёты будут формироваться автоматически.

Пример результата задачи

Дополнение к рабочему отчёту

В конце каждого рабочего отчёта необходимо поставить следующую фразу (DD - дата; MM - месяц; YY - год; HH:MM - формат часы + минуты).

Итого за DD.MM.YY:
1) Отработано в офисе: HH:MM
2) Отработано из дома: HH:MM
3) Итого отработано: HH:MM
4) Больничный: HH:MM
5) Часы за свой счёт: HH:MM

Правила для дополнения к отчёту (на примере моей компании)

• В рамках одного рабочего дня (сутки) “Итого отработано” и “Больничный” может превышать 8 часов, только если больничный равен нулю).
• В рамках одного рабочего дня (сутки) “Итого отработано” и “Часы за свой счет” в сумме должны давать 8 часов, не больше.
• Например, отпросился на 01:19, обед сократил до 00:25 вместо 01:00, рабочее время под конец дня составило - 07:19. В "Часы за свой счет" писать "00:41" плюс комментарий: отпросился на 01:19, обед 00:25 вместо 01:00 (т.е. фиксировать все отклонения от стандартов рабочего времени).
• Время, проведённое в командировке, или поездка по рабочим вопросам считается также в строке “Отработано в офисе”.
• В строке, где время равно нулю, ставится 0:00
• Для скорости добавления фразы её необходимо копи-пастить из предыдущих отчётов, меняя время.

Последовательность внедрения рабочих отчётов

Внедрить ежедневные отчёты в повседневную работу подразделения/компании бывает крайне сложно, а порой и невозможно без параллельного проекта по внедрению регулярного менеджмента. Подробности о регулярном менеджменте читайте в статье “ ”.Здесь же я кратко обозначу 2 основных этапа:

1. Первый этап (длительность: 2-3 недели): сотрудники обязаны фиксировать в отчётах пять наиболее крупных выполненных задач с указанием времени на каждую из них. Реализация: GoogleDocs или текстовые редакторы, возможно сразу система постановки задач.
2. Второй этап (длительность: 3 недели и далее): сотрудники обязаны фиксировать в отчётах все задачи с указанием затраченного времени. Реализация: Битрикс24 или другая система постановки задач.

Когда рабочий отчёт может быть лишним

Для профессий, где выполняются однотипные повторяемые действия, имеет смысл вместо отчёта вводить норму на количество выполненных задач. Изначально оценивается желаемое среднее время на выполнение одной задачи. Далее норма вычисляется путём нехитрого действия: <количестов рабочих часов> разделить на <норма времени на выполнение одной задачи>.

Например, у оператора колл-центра может быть норма: 90 звонков в день, 4 продажи и т.д. В этом случае руководитель смотрит на отклонение от нормы, а не на рабочий отчёт. Аналогичной будет ситуации и с рабочим, которые выпускает однотипные детали.

Мне регулярно задают следующий вопрос: “Насколько часто рекомендуется проверять рабочие отчёты сотрудника?” Ответ банален: “Настолько, насколько необходимо, чтобы обеспечить приемлемую для компании и руководителя эффективность работы конкретного сотрудника” .

На начальном этапе (1-1,5 месяца) внедрения рабочие отчёты важно проверять каждый день у всех. Впоследствии у некоторых сотрудников достаточно их проверять 1 раз в 1-2 недели, у кого-то каждый день.

Если же человек работает с отчётами уже 1 год, а вы вынуждены проверять его отчёт каждый день - вы не дорабатываете как руководитель: не обеспечиваете должное воздействие на подчинённого или держите малоэффективного сотрудника.