Жаропонижающие средства для детей назначаются педиатром. Но бывают ситуации неотложной помощи при лихорадке, когда ребенку нужно дать лекарство немедленно. Тогда родители берут на себя ответственность и применяют жаропонижающие препараты. Что разрешено давать детям грудного возраста? Чем можно сбить температуру у детей постарше? Какие лекарства самые безопасные?
В современной предпринимательской деятельности отдел кадров на предприятии часто является одной из важнейших структур, так как его обязанности прямо влияют на законность оформления деятельности компании и трудовых взаимоотношений с сотрудниками. Но далеко не все работодатели и даже профильные специалисты знают, чем занимается отдел кадров в каждой конкретной ситуации, так как его функции могут серьезно отличаться в зависимости от субъектов хозяйствования.
Отдел кадров – что это такое
В первую очередь, отдел кадров — это структура, занимающаяся в рамках одного предприятия ведением кадрового делопроизводства. То есть – оформлением трудовых взаимоотношений в рамках рабочей деятельности. Таким образом, фактически является посредником между работодателем и сотрудниками, который обеспечивает должное процессуальное оформление большинства аспектов трудовых взаимоотношений.
Следует понимать, что хоть и непосредственно кадровая служба формируется в первую очередь как минимум в средних и крупных предприятиях, её функции и обязанности в любом случае должны исполняться. Так, функции отдела кадров может исполнять индивидуальный предприниматель лично, бухгалтер или юрист предприятия, или даже привлеченный по принципу сторонний специалист в зависимости от конкретных потребностей в ведении кадрового делопроизводства.
Часто на отдел кадров возлагаются и дополнительные обязанности по управлению персоналом и менеджменту организации. Основными нормативными документами, в соответствии с которыми работает отдел кадров являются:
- Трудовой кодекс Российской Федерации. Именно на основании данного документа проводится большинство процедур, входящих в сферу кадрового делопроизводства.
- Постановление Госкомстата №1 от 05.01.2004. Данное постановление ввело унифицированные формы учета, используемые в кадровом делопроизводстве. С 2013 года, однако, они стали необязательными к применению, но на большинстве предприятий используются до сих пор.
- Постановление Правительства №225 от 16.04.2003. Это постановление регламентирует . Непосредственная же инструкция их заполнения, которую также необходимо учитывать кадровым работникам, регламентируется Постановлением Минтруда №69 от 10.10.2003.
- Постановление Правительства №719 от 27.11.2006. Означенный документ регулирует ведение в организациях воинского учета, которое чаще всего также возлагается на кадровиков предприятия, однако – может быть делегировано и отдельному подразделению в рамках организации.
Нормативы вышеозначенных документов – это основы правового регулирования деятельности кадровых сотрудников. Кроме них кадровикам необходимо также разбираться и в локальных нормативных актах, действующих у конкретного работодателя. Также следует понимать, что в отдельных государственных службах может быть предусмотрен и иной порядок осуществления кадровых процедур, который также может регулироваться отдельными федеральными или региональными нормативными документами.
Функции и обязанности отдела кадров – чем он занимается
На практике же ответ на вопрос, чем занимается отдел кадров, как уже было упомянуто ранее, может отличаться в зависимости от конкретных особенностей отдельных субъектов хозяйствования. Но в общем случае, к сфере ответственности кадровой службы можно отнести следующие функции в рамках предприятия:
Помимо вышеопределенных основных функций, присущих большинству кадровых отделов, также современное кадровое дело может включать в себя и дополнительные функции, к которым относятся:
- Инновационная. Данная функция заключается в том, что эффективный отдел кадров должен постоянно совершенствовать методики документооборота на предприятии и кадровую политику в целом.
- Социальная. Работа современных кадровиков зачастую включает в себя отнюдь не только формальное исполнение требуемых нормативов, но и выполнение полного спектра обязанностей, связанных с управлением персоналом, созданием качественного психологического микроклимата в коллективе и мотивацией работников.
Если же рассматривать более конкретные примеры обязанностей отдела кадров и его работников, выглядеть они могут следующим образом:
- Определение потребностей предприятия в определенных работниках. Именно на кадровых специалистов возлагается часто принятие финальных решений о необходимости привлечения отдельных работников, например – на основании заявок иных структурных подразделений предприятия и сравнении их со сведениями о финансовых возможностях компании.
- Поиск подходящих сотрудников и обеспечение их приема на работу. Сотрудники отдела кадров чаще всего проводят поиск подходящих соискателей на имеющиеся вакансии и обеспечивают их эффективное заполнение, а также первичный контроль знаний соискателей. На этом этапе также важно сотрудничество с фактическими подразделениями, нуждающимися в работниках.
- Ведение . Кадровиками составляется штатное расписание, корректируется в связи с различными событиями – увольнениями работников, уходом их в отпуска и на больничные, обеспечивая непрерывную деятельность организации.
- Работа с . Ведение трудовых книжек, их хранение, выдача, внесение в них записей и – все это прямые задачи кадровой службы предприятия.
- Оформление локальных нормативных актов. Именно кадровая служба часто разрабатывает и фактически внедряет внутреннюю документацию предприятия с условием совместного её рассмотрения с непосредственным руководством.
- Повышение квалификации работников. Рассматриваемая служба также часто имеет в качестве одной из обязанностей контроль знаний сотрудников и обеспечение регулярного прохождения ими мероприятий по повышению квалификации и обучению.
- Ведение . Несмотря на то, что законодательство требует организовывать отдельный стол воинского учета на предприятии, в большинстве случаев он входит в кадровую структуру организации.
- Ведение документооборота в кадровой сфере. Выдача работникам справок и документов об их трудоустройстве, регистрация и архивирование приказов работодателя – весь этот документооборот может осуществляться не только канцелярией, но и кадровиками, особенно при отсутствии отдельной канцелярии в рамках организации.
- Анализ кадровой политики и текущей кадровой структуры предприятия. Отдел кадров должен проводить фактические исследования эффективного использования трудовых ресурсов и предлагать определенные меры по оптимизации действующих процессов.
- Обеспечение дисциплины на предприятии. Вынесение работникам и выдача поощрений чаще всего также согласовываются именно с отделом кадров компании.
Это – лишь небольшой перечень основных обязанностей отдела кадров. Если же на предприятии действуют прогрессивные модели HR-менеджмента, которые также часто возлагаются на кадровиков, то спектр их обязанностей может быть еще более широким. И учитывая основные обязанности данных сотрудников, необходимо отметить, что означенная структура практически во всех аспектах своей деятельности должна контактировать с другими звеньями рабочего процесса.
Отличия отдела кадров от HRM-отдела
Понятия кадрового дела и HR часто в российском бизнесе считаются тождественными, однако это не так. В первую очередь, следует отметить, что основной задачей отдела кадров является именно выполнение всех процессуальных требований законодательства. В то время как отдел HRM (human resource management) – управления персоналом, занимается фактической организацией труда. Однако на практике данные понятия часто могут быть реализованы и в рамках одного структурного подразделения.
Но все же, кадровые работники чаще всего не обязаны заниматься эффективным поиском и тестированием высококвалифицированных специалистов, обеспечивать поддержание рабочего микроклимата, проведение тренингов и социальных исследований. В то же самое время, от HR-специалистов может не требоваться знаний фактических процессуальных нормативов и требований законодательства. В первую очередь – они должны обеспечивать практически эффективные и действенные методы управления и использования персонала в трудовой деятельности, а не следить за документооборотом и требованиями законодательства.
Другие нюансы деятельности кадровой службы в организации
Как можно понять из основных принципов работы кадрового сегмента, данная структура не может обходиться без постоянной взаимосвязи с иными структурными подразделениями предприятия. При этом взаимодействует отдел кадров как с админстративно-управленческим персоналом предприятия, так и с простым производственным персоналом в той или иной мере. С точки зрения взаимодействия со структурными подразделениями, наиболее часто контакты осуществляются с:
Особое внимание следует обратить работодателям на численность сотрудников отдела кадров. В среднем, практика демонстрирует, что в большинстве случаев для реализации основных кадровых функций достаточно одного сотрудника на приблизительно 100 человек работников. Однако, если предприятие реализует и HR-методы эффективного и постоянного управления персоналом, занимается инновационными и внутренними социальными вопросами в организации, то целесообразным может оказаться и привлечение одного специалиста на 20-50 работников организации в зависимости от конкретных задач, которые устанавливаются перед кадровой службой.
На небольших же предприятиях наличие полноценного кадрового отдела не является обязательным в принципе. Так, распространена практика, когда все функции кадровиков выполняет сам индивидуальный предприниматель или директор. Либо же – они передаются юристам или бухгалтерам, имеющим должные навыки, образование или опыт работы. Еще одним способом организации работы предприятия без кадрового отдела может быть привлечение сторонних специалистов или кадровых агентств, в том числе и в формате – особенно этот подход будет актуальным в случае необходимости исполнения именно сугубо процессуальной функции кадровой службы.
Любой кадровик, устраиваясь на работу в новую организацию, неизбежно столкнется с необходимостью оперативно наладить кадровый учет . Хорошо, если предыдущий специалист оставит по-сле себя документы в порядке. Но бывают и такие случаи, когда кадровую работу приходится начинать практически с нуля. Какие документы регулируют основные вопросы кадровой работы? Как проверить, достаточно ли локальных актов в компании? Почему образцы для оформления кадровых решений лучше брать из постановления Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1?
Какие нормативные акты должен знать кадровик
В большинстве организаций работа сотрудника отдела кадров не ограничивается необходимостью вести кадровое делопроизводство (оформлять прием, перевод, увольнение, отпуска, командировки и т. д.). Часто кадровикам приходится принимать непосредственное участие в разработке локальных нормативных актов, регулирующих трудовые отношения между работником и работодателем. Кроме того, на кадровика нередко возлагается обязанность по подготовке к проверкам со стороны различных органов (государственной инспекции труда, прокуратуры, военкомата, Ро-скомнадзора, ПФР и др.). В связи с этим он должен знать не только Трудовой кодекс, но также целый ряд нормативных актов, которые прямо или косвенно касаются кадровой работы.
Все эти акты можно условно поделить на определенные группы (таблица на стр. 60). Большинство из них обязательны для всех организаций независимо от организационно-правовой формы или формы собственности. За их нарушение работодателя могут привлечь к административной ответственности.
Какие локальные акты должны быть в организации Помимо актов федерального уровня, деятельность кадровой служ бы любой компании регулируется локальными нормативными документами (ст. 8 ТК РФ). Закон не содержит перечня локальных актов по кадровому учету, которые обязательно должны быть в той или иной организации. Однако некоторые из них упоминаются в Трудовом кодексе, что придает им статус обязательных.
– правила внутреннего трудового распорядка (абз. 3 ч. второй ст. 21, абз. 5 ч. первой ст. 22 ТК РФ);
– штатное расписание (ст. 15, абз. 3 ч. второй ст. 57 ТК РФ, п. 1 письма Роструда от 22 марта 2012 г. № 428-6-1, абз. 11 письма Роструда от 31 октября 2007 г. № 4414-6);
– график отпусков (ст. 123 ТК РФ).
Кроме того, в законе прямо указано на обязательность разработки работодателем локальных актов по вопросам оплаты труда (ч. вторая ст. 135 ТК РФ), обработки персональных данных сотрудников (ст. 87 ТК РФ) и утверждения инструкций по охране труда (абз. 23 ч. второй ст. 212 ТК РФ). При необходимости в компании должны быть акты, закрепляющие перечень работников с ненормированным днем (ст. 101 ТК РФ), порядок разделения сотрудниками дополнительного профессионального образования (ч. вторая ст. 196 ТК РФ).
Конкретный перечень локальных нормативных документов каждая компания определяет самостоятельно (схема на стр. 63). Приведенный в схеме список актов не является исчерпывающим. Специфика организации может предполагать наличие иных локальных документов. Как правило, перечень актов утверждается приказом (образец на стр. 62).
Документы в тему
Перечень нормативных актов, на которых строится кадровая работа
| Сфера регулирования | Наименование нормативного акта |
| Общие вопросы трудового права | |
| Основные правила и принципы отношений между работни-ком и работодателем, поря-док оформления кадровых процедур, предоставления гарантий, компенсаций, в том числе отдельным категориям сотрудник | Трудовой кодекс Российской Федерации от 30 декабря пы регулирования трудовых 2001 г. № 197-ФЗ (далее – ТК РФ) |
| Кадровое делопроизводство | |
| Порядок оформления кадровых документов (приказов № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» по личному составу, штатного расписания, графика отпусков и др.) | Статья 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. |
Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 (если работодатель продолжает их применять в соответствии с локальным актом) |
|
| ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденный постановлением Госкомстата России от 3 марта 2003 г. № 65-ст | |
| Правила ведения, хранения и учета трудовых книжек | Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 |
| Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 | |
| Создание в организации архива в соответствии с правилами учета, хранения, комплектования и использования архивных документов | Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации |
| Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом России от 25 августа 2010 г. № 558 | |
Больничные листы |
|
Порядок заполнения листа временной нетрудоспособности, оформления отпуска | Федеральный закон от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» |
Приказ Минздравсоцразвития России от 26 апреля 2011 г. № 347н «Об утверждении формы бланка листка нетрудоспособности» |
|
| Персональные данные | |
Работа с персональными данными работников организации | Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ "О персональных данных" |
| Воинский учет | |
| Ведение воинского учета в организации, права и обязанности руководителей и ответственных лиц в области воинского учета | Федеральный закон от 28 марта 1998 г. № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе» |
| Положение о воинском учете, утвержденное постановлением Правительства РФ от 27 ноября 2006 г. № 719 | |
| Методические рекомендации по ведению воинского учета в организациях, утвержденные Генштабом Вооруженных Сил РФ 11 апреля 2008 г. | |
| Взаимодействие с ПФР | |
| Порядок и размеры начисления страховых взносов в Пенсионный фонд на обязательное пенсионное страхование работников | Федеральный закон от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации» |
| Взаимодействие с ФМС России | |
| Процедура оформления разрешения на работу, регулирования труда с сотрудниками- иностранцами | Федеральный закон от 25 июля 2002 г. № 115-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации» |
| Федеральный закон от 18 июля 2006 г. № 109-ФЗ «О миграционном учете иностранных граждан и лиц без гражданства в Российской Федерации» | |
| Приказ ФМС России от 28 июня 2010 г. № 147 Порядок и сроки проведения Административный регламент, утвержденный приказом проверки Федеральной миграционной службой МВД России № 338, ФМС России № 97 от 30 апреля 2009 г. | |
| Проверки | |
| Порядок проведения проверок со стороны государственных и муниципальных органов | Федеральный закон от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» |
Называться локальные акты могут по-разному: положение, инструкция, правила, регламент и т. д. Главное, чтобы нормы этих актов не противоречили действующему трудовому законодательству и не ухудшали положение работников. Кроме того, важно соблюдать порядок их принятия (ч. вторая, третья ст. 8 ТК РФ). В противном случае такие документы не подлежат применению (ч. четвертая ст. 8 ТК РФ). Изменения в локальный нормативный акт вносятся в том же порядке, в котором он утверждался.
Разработку локальных актов лучше поручать не одному сотруднику, а рабочей группе. Состав группы и ее полномочия следует закрепить в приказе (образец на стр. 64). С документом работники должны быть ознакомлены под роспись (абз. 10 ч. второй ст. 22 ТК РФ).
С чего начать аудит локальных актов компании
Во-первых, нужно проверить, все ли обязательные документы имеются в наличии, и составить их список. Если в компании нет даже обязательных локальных актов, то их нужно разработать в первую очередь.
Во-вторых, важно обратить внимание на правильность составле-ния документов с точки зрения делопроизводства и соответствия действующему законодательству.
В-третьих, необходимо проверить, соблюден ли порядок при-нятия локального акта. Так, если в компании есть профсоюзная организация, то на документе должна быть отметка о согласовании (учете мнения) с профсоюзом (ст. 372 ТК РФ).
В-четвертых, нужно выяснить, каких документов не хватает. Определить такие акты очень просто, если предварительно составить и утвердить приказом перечень документов, обязательных для конкретной организации.
Проверке подлежат не только положения, инструкции и приказы, но также все документы по учету кадров и управлению персоналом. Оценивается наличие и соответствие законодательству трудовых договоров, правильность ведения личных дел сотрудников, заполнения трудовых книжек и вкладышей в них, журналов регистрации приказов по кадрам и т. д.
Не стоит пытаться охватить весь объем работ сразу. Следует расставить приоритеты и действовать поступательно. Для удобства рекомендуется группировать типовые документы в электронные и бумажные папки.
Запомните главное
Отмечают эксперты, которые приняли участие в подготовке материала:
Александр ТИМОШЕНКО, начальник отдела кадров, юрисконсульт ЗАО «Арал Плюс» (г. Одинцово Московской обл.):
– Основополагающим документом в работе любой кадровой службы является Трудовой кодекс РФ. С учетом специфики деятельности организации от кадровика может потребоваться знание иных законных и подзаконных нормативных актов, умение отслеживать и учитывать судебную практику и актуальные изменения трудового законодательства.
Мария МАСЮТИНА, старший юрист практики трудового права кадрового холдинга «АНКОР» (Москва):
– Кадровику необходимо ознакомиться с постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. В нем содержатся шаблоны форм большинства первичных кадровых документов, которые пригодятся для оформления приказов, штатного расписания и др.
Наталья РЫЖКОВА, менеджер по работе с персоналом и кадровой документацией BDO Unicon Outsourcing (Москва):
– Таким локальным актам, как Правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, график отпусков, Положение о персональных данных, Положение о премировании (в тех случаях, если в организации существует система мотивации), присущи все признаки нормативных правовых актов. Их наличие в организации и знание обязательно.
Алена ШЕВЧЕНКО, юрист, эксперт журнала «Кадровое дело»:
– При аудите локальных актов обратите внимание на соответствие их положений действующему трудовому законодательству. Локальные нормы организации не применяются, если ущемляют права сотрудников по сравнению с Трудовым кодексом. Значит, трудовая инспекция вправе потребовать в предписании, чтобы компания исключила такие нормы из до-кумента работодателя.
Статья раскроет основные моменты, связанные с работой отдела кадров в организации. Что входит в его обязанности, каковы особенности и выполняемые функции, какова структура – далее.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Отдел кадров – обязательный структурный элемент на любом предприятии. В его обязанности входит множество функций. Каковы же особенности деятельности, что входит в обязанности?
Общие аспекты
Основные принципы кадровой политики:
- направленность на выполнение требований законодательства труда;
- учет потребностей предприятия в сотрудниках;
- обеспечение условиями для качественной работы;
- поиск сотрудников.
Организация работы имеет 2 направления — тактическое и стратегическое. В первом случае проводится анализ состояния потребности в кадрах, разрабатывается , отбирается персонал.
Второе направление деятельности отдела кадров направлено на формирование кадровой политики предприятия — требования к персоналу, различные мероприятия.
Главное направление – формирование трудовых ресурсов на предприятии. Составляющие кадровой политики:
Чтобы правильно организовать работу кадровой службы, необходимо:
- выяснить количество сотрудников;
- распределить между ними обязанности. Можно сформировать группы, которые будут заниматься определенным видом деятельности;
- на каждого сотрудника отдела кадров оформить должностные обязанности, определить их права;
- подготовить документы, которыми отдел кадров будет руководствоваться в своей работе;
- провести обучение персонала кадровой службы.
Возложение обязанностей отдела кадров на главного бухгалтера возможно лишь в том случае, если это предусмотрено в .
Если подобного пункта нет, то это запрещено делать (). Работа в сфере отдела кадров имеет преимущества и недостатки.
Первыми являются – данная профессия востребована, прямое общение с руководящими органами организации, разнообразная работа. Недостатки – постоянные стрессы, рабочий день ненормированный.
Что это такое
Главный ресурс предприятия – трудовой. Именно таким и является отдел кадров – основной состав работников организации.
Цель кадровой политики – вовремя обеспечивать предприятие персоналом с достаточной квалификацией для работы на производстве.
Кадровая служба – совокупность структурных подразделений организации, цель которых — управление работниками предприятия.
Должностными лицами являются руководители, специалисты, технический персонал. Суть ее – работа с персоналом предприятия.
Основные задачи отдела кадров делятся по направлениям:
Выполняемые функции
В обязанности кадровой службы входит:
- разработка плана укомплектования сотрудников в соответствии с деятельностью организации;
- оформление , их , на другую должность;
- ведение учета личного состава;
- ответственность за хранение трудовых книжек, их заполнение;
- ведение прочей документации;
- создание условий для работы;
- предложения по улучшению деятельности организации;
- подготовка документов и отчетностей для комиссий;
- контроль и проведение инструктажа сотрудников;
- принятие мер по трудоустройству увольняемых работников;
- ведение контроля за дисциплиной на производстве.
При выборе задач учитываются:
- размеры предприятия;
- направление деятельности;
- цели;
- на какой стадии находится развитие организации;
- численность сотрудников.
Нормативная база
Основные положения и вопросы кадровой службы регулируются Трудовым Кодексом Российской Федерации.
Производство дел в отделе кадров осуществляется на основании законов РФ, различных правил и нормативных актов.
Правовая база:
В своей работе отдел кадров руководствуется следующими нормативными актами:
- Трудовой кодекс.
- Гражданский Кодекс, 2 часть.
- Административный Кодекс.
Особенности работы в отделе кадров в 2020 году
Кадровая служба предприятия имеет свои функции и особенности, которые необходимо соблюдать.
Сотрудники отдела кадров обязаны выполнять свою работу согласно требованиям законодательства, своевременно разрабатывать план мероприятий и следить за документацией предприятия.
Действие Положения (образец)
Положение – акт правового характера, который устанавливает порядок образования, права и обязательства, организацию трудовой деятельности предприятия.
Другими словами, Положение – документ, который регламентирует все сферы деятельности организации по отдельным структурным подразделениям и предприятия в целом.
Отдел кадров – самостоятельная структура, поэтому Положение является обязательным. Разрабатывается документ для закрепления задач и функций кадровой службы.
Требования к оформлению:
- заглавие должно содержать реквизиты внутренней документации предприятия;
- название организации;
- наименование документа, дату и место его оформления;
- разделы – «Общие положения», «Основные задачи», «Функции», «Руководство», «Права и обязанности», «Структура», «Взаимоотношения. Связи».
Каждый раздел должен начинать с ново строки и нумероваться арабской цифрой. Составляет Положение руководитель организации, право подписи и утверждения документа также принадлежит ему.
В отдельный пункт стоит внести перечень документов, которыми руководствуется кадровая служба в процессе деятельности.
Каковы обязанности (номенклатура дел)
Номенклатура – обязательный список дел, формирующихся в процессе деятельности организации.
Используется для:
- установления единого порядка для формирования дел;
- учетного обеспечения;
- быстрого поиска документации;
- установления срока хранения дела.
Перечень дел будет зависеть от направления деятельности организации. При оформлении номенклатуры следует брать во внимание текущие дела и задачи, планируемые выполнить в будущем году.
Дела должны размещаться по степени их важности. При определении срока хранения дел можно руководствоваться типовым перечнем документов, принятым в 2010 году.
Единого списка документов не предусмотрено, нормативные акты устанавливают лишь отдельные из них.
Номенклатуры подразделяют на следующие виды:
При составлении номенклатуры следует высветить следующие разделы – «Индекс дела», «Заголовок», «Количество», «Сроки хранения», «Номер» и «Примечания».
Номенклатуру составляют каждый год, в последнем отчетном квартале. По окончанию года ее следует утверждать в архиве.
Разделами документа являются подразделения организации — бухгалтерия, канцелярия и прочие. Если таковых не существует, то разделами могут являться направления деятельности предприятия.
Какие должности имеются (структура)
На структуру кадровой службы влияют – направление деятельности организации и численность сотрудников. Состав и численность сотрудников отдела кадров утверждает директор организации.
Главой кадровой службы является начальник отдела кадров. Остальные (заместители, помощники, специалисты) подчиняются ему. Если отдел кадров имеет несколько подразделений, то каждое из них возглавляет начальник.
В обязанности инспектора кадров входят:
- формирование личных дел сотрудников;
- оформление приказов;
- , их заполнение;
- работа с документацией;
- оформление больничных листов;
- ведение контроля по дисциплине.
В своей структуре отдел кадров имеет такие отделы:
- организация труда;
- подбор сотрудников;
- переквалификация персонала;
- планирование продвижения;
- аттестация;
- охрана труда.
Должности могут быть следующие – инженер организации труда, табельщик, трудовой экономист и прочие.
Каждая из должностей имеет свои обязанности, которые должна строго выполнять. Инженер по трудовой организации обязан:
- разрабатывать меры для усовершенствования трудовой деятельности;
- проводить аттестацию;
- анализировать условия производственной деятельности.
К каждой должности выдвигаются требования – наличие полного высшего образования, определенный стаж работы в данной сфере.
Составление плана работы
Деятельность структурных подразделений организации необходимо планировать таким образом, чтобы она была направлена на успешное завершение дел.
План мероприятий можно составлять на месяц, квартал или год. Процесс принято делить на такие этапы:
Во время разработки плана мероприятий важно учитывать задачи и требования законодательства:
Определенные мероприятия можно планировать на конкретный месяц, например, проверка личных дел или повышение уровня квалификации.
Заключительным этапом является утверждение плана работы кадровой службы и его согласование с начальством.
Какие документы должны быть
Учредительные документы являются обязательными в любой организации. Документооборот отдела кадров состоит из:
Итак, вы пришли в новую организацию. В первую очередь…
…сделайте опись существующих кадровых документов
В идеале нужно бы провести полноценную процедуру приема-передачи дел от бывшего работника, но это происходит очень редко, даже в крупных организациях кадровые документы не передаются по акту. Больше того, новый работник часто вообще не имеет возможности пообщаться с прежним кадровиком и вынужден буквально разыскивать кадровую документацию компании.
Поэтому в первый день нужно собрать все имеющиеся папки и документы по кадрам на текущий год, составить их опись на дату вашего первого рабочего дня. Опись можно оформить в виде таблицы:
- название дела (например, «Приказы по личному составу»);
- крайние номера документов в деле (например, с 1-лс от 11.01.2014 по 26-лс от 03.09.2014);
- особенности оформления (эта колонка особенно важна, если документы оформлены с недочетами: отсутствуют подписи работников, пропущены номера приказов, неправильно заполнены унифицированные формы).
Кстати, такая опись нужна при вступлении в любую должность (бухгалтера, например), которая связна с ведением определенного массива документов.
Можно ли обойтись без описи? Да можно, конечно. Но тогда все косяки предыдущего работника не будут зафиксированы, вы не отделите их от своего периода работы. И постепенно прежние недочеты будут ассоциироваться с вами, а ваши оправдания, что «это не я» будут восприниматься негативно. Составление описи не займет много времени, но зато даст ясную картину состояния документации на момент начала вашей деятельности в компании и станет отправной точкой вашей работы.
Итак, описали все хозяйство, которое вам досталось в наследство от прежнего работника, теперь…
… определяем, что необходимо исправить в первую очередь
Я уже о кадровых документах, которые должны быть у каждого работодателя. Для удобства загляните в таблицу . Здесь собраны все документы, которые упоминаются в ТК РФ, это основной массив кадровой документации.
Определите по таблице, какие документы (дела) должны были бы присутствовать в вашей новой компании, и сравните с тем набором документов, которые вы нашли, составляя опись. Все на месте? Отлично, тогда приступаем к следующему этапу. Если вы обнаружили, что каких-то документов нет (обязательного локального акта, журнала регистрации, графиков и т.д.), то придется их оформлять и постепенно вводить.
В этой связи хочу высказать свою личную позицию, которая не совпадает с распространенными рекомендациями. Я не советую вновь принятому кадровику восстанавливать документы, которые должен был сделать, но не сделал его предшественник, задним числом. Достаточно оформить нужные бумаги в реальном времени.
Например, нет Правил внутреннего трудового распорядка. Не стоит составлять и утверждать его прошлым годом или датой приема первого работника. За этим шагом последует целая череда фальсификаций: нужно будет собрать подписи работников в листах ознакомления в том порядке, в каком они принимались, каким-то образом восстанавливать подписи уволившихся работников. Я не вижу в этом никакого смысла. Более того, работники утвердятся во мнении, что все документы составляются только «для галочки», они не являются регламентами для них, поэтому и соблюдать их не обязательно. Такой вот психологический финт.
Начните все делать правильно с того момента, когда вы приступили к работе. Возможно, что на исправление недостатков в кадровой работе потребуется некоторое время, иногда несколько недель. Это нормально, невозможно все сделать сразу.
Итак, начиная работу по оформлению недостающих обязательных документов….
… приглядитесь к проведению кадровых процедур
Наличие правильно оформленных документов – это только полдела в кадровой работе. Не менее важно проводить кадровые процедуры в соответствии с законом. Кадровых процедур много: отбор персонала, оформление приема на работу, процедуры перевода и увольнения, предоставление отпусков, предоставление гарантий и т.д. Проведение каждой процедуры регулируется трудовым законодательством и некоторыми другими федеральными законами и подзаконными актами.
Процедура оформления на работу считается одной из сложных. Мы насчитали с вами целых , которые нужно провести последовательно, в определенном порядке.
Самые запутанные и не отлаженные процедуры в компаниях – предоставление отпусков и гарантий работникам. Кто, когда и кому пишет заявления, какие документы предоставляет, в какие сроки – все эти вопросы, как правило, не продуманы, не зафиксированы, что часто приводит к нарушениям норм закона.
Самая рискованная процедура – увольнение работника. Нарушение сроков расчета и выдачи трудовой книжки, неправильное оформление документа-основания для издания приказа об увольнении может спровоцировать судебное разбирательство.
Если вы увидели, что процедуры проводятся хаотично, нарушая нормы закона, то вам придется организовывать их правильное проведение. Здесь уже недостаточно одних знаний по кадровому делу, придется включать организаторские способности, мягко и неуклонно поворачивать механизм в нужное русло.
На нашем сайте в рубрике мы очень стараемся рассказывать обо всех кадровых процедурах подробно, но при этом просто, доступно и понятно, обязательно отвечаем на вопросы читателей в комментариях к статьям. Так что не теряйтесь, приступая к работе в новой компании.
Отдел кадров - это структура в организации, которая занимается управлением персоналом в организации, то есть деятельностью людей, выполняющих на предприятии или в организации функции, способствующие наиболее эффективному использованию человеческих ресурсов для достижения первичных целей предприятии (организации).
Цель отдела кадров - это способствование достижению целей предприятия (организации) путем обеспечения ее необходимыми кадрами и эффективного использования их квалификации, опыта, мастерства, работоспособности, творческого потенциала.
Основными задачами отдела кадров являются:
- организация отбора, набора и найма персонала, необходимой квалификации и в требуемом объеме;
- создание эффективной системы штатных сотрудников;
- разработка карьерных планов сотрудников;
- разработка кадровых технологий и др.
Структура отдела кадров
Полноценная структура отдела кадров включает в себя следующие бюро (отделы):
- организации труда;
- подбора персонала;
- обучения, продвижения квалификации и переквалификации персонала;
- исследования социально-психологического климата;
- материального стимулирования и мотивации персонала;
- планирования карьеры и продвижения;
- нормирования труда, оценки резервов и аттестации;
- охраны и безопасности труда.
Функции отдела кадров
Отдел кадров на предприятии обладает функциональной и организационной функцией.
В функциональном отношении отдел кадров занимается определением стратегии предприятия. Формированием управления персоналом на предприятии, учитывается стратегия деятельности предприятия, которую выбрал руководитель. Также он занимается планированием потребности предприятия в персонале и, конечно же, привлечением, отбором и оценкой персонала.
Для привлечения, отбора и оценки кадров отдел кадров осуществляет следующие мероприятия:
- оптимизирует соотношение внутреннего (перемещения внутри предприятия) и внешнего (прием новых сотрудников) привлечения персонала;
- разрабатывает критерии отбора персонала;
- распределяют новых работников по рабочим местам.
- планирует меры по обеспечению уровня квалификации своих работников;
- выбирает формы обучения работников при повышении квалификации;
- организует повышение квалификации и переподготовку персонала на предприятии;
- определяет принципы, формы и сроки аттестации кадров.
- анализ причин высвобождения персонала;
- выбор вариантов высвобождения персонала;
- обеспечение социальных гарантий увольняющимся работникам предприятия.
- определять содержание работ на каждом рабочем месте;
- стремиться к созданию более благоприятных условий труда;
- проводить оперативный контроль за работой персонала;
- осуществлять краткосрочное планирование профессионально-квалификационного развития персонала.
Отдел кадров должен планировать затраты на персонал, должен разрабатывать и внедрять системы заработной платы, определять особенности оплаты труда отдельных категорий работников, занятых на предприятии;
Ну и конечно, отдел кадров в организации обязан обеспечить нормальную трудовую деятельность всех работников и всех структурных подразделений на предприятии, которые несут ответственность за работу с персоналом.
Кадровое планирование
Кадровое планирование выступает основной частью общего планирования деятельности организации и представляет собой процесс обеспечения организации необходимым персоналом, на определенные должности и в конкретные временные рамки.
Кадровое планирование состоит из планирования:
- потребности в персонале;
- оптимального состава персонала;
- развития персонала;
- использования персонала;
- сохранения персонала;
- сокращения и перемещения персонала;
- набора персонала;
- затрат на персонал;
- обучения персонала.
- получить и удержать людей в коллективе;
- наилучшим образом использовать потенциал своего персонала;
- иметь возможность предвиденья проблем, которые могут возникнуть из-за нехватки персонала или его избытка;
- обеспечение предприятия необходимой рабочей силой;
- определение издержек на найм и содержание персонала.
- рабочие (в том числе квалифицированные рабочие основных профессий и вспомогательные);
- служащие (включая руководителей различных уровней);
- технический персонал.
При планировании трудовых ресурсов необходимо оценивать уже имеющиеся трудовые ресурсы, оценивать потребность в кадрах на будущее и разрабатывать проекты удовлетворения потребности в кадрах в будущем.
Методы управления персоналом
Можно выделить следующие методы управления персоналом:
- экономические методы: хозяйственный расчет, материальное стимулирование, минимальный размер оплаты труда. Величина минимального размера тарифной ставки, материальные льготы, гарантии и привилегии;
- административно-правовые методы, с помощью которых осуществляется организационное воздействие, распорядительное воздействие, дисциплинарное воздействие и дисциплинарная ответственность, административный штраф, уголовная ответственность;
- социально-психологические методы, направленные на социальное планирование, социальные исследования, психологическое планирование;
- организационные методы, заключающиеся в проектировании рабочих мест и др.
© Обращаем особое внимание коллег на необходимость ссылки на " " при цитированиии (для on-line проектов обязательна активная гиперссылка)
