Совершенствование документационного обеспечения управления в современном вузе. Совершенствование документационного обеспечения управления персонала

Подходы к организации делопроизводства и документационного обеспечения управления в России и на Западе различаются. В России предполагается централизация обработки документов с целью осуществления единого контроля их прохождения и исполнения. Документы сначала докладываются руководству организации, и при этом формируется соответствующее управленческое решение. Затем решение постепенно спускается по инстанциям - до конкретных исполнителей, все более детализируясь.
При традиционном бумажном документообороте исполнение документа, включая вынесение по нему резолюции, связано с передачей оригинала документа (его копии) одним должностным лицом другому. При этом любое перемещение документа или действие над документом фиксируется соответствующими службами (сотрудниками-делопроизводителями) путем отметок в регистрационных формах1.
Таким образом, при исполнении документа возникает два информационных потока. Первый поток связан сдвижением самого документа:
1) документ поступает в канцелярию, где его регистрируют;
2) из канцелярии документ передается руководителю для вынесения по нему резолюции;
3) после вынесения резолюции и назначения исполнителей документ и его копии рассылаются исполнителям;
4) исполненный документ списывается в дело.
Второй информационный поток замкнут на регистрационную форму, в которой фиксируются данные:
1) в момент регистрации документа: регистрационный номер, присвоенный документу, информация о корреспондентах поступившего документа, краткое содержание документа, другие данные общего характера (к примеру, состав документа, примечания и т.п.);
2) факт вынесения резолюции фиксируется путем добавления в регистрационную карточку информации об авторе резолюции, текста резолюции, фамилий исполнителей документа, срока исполнения документа, назначенного автором резолюции;
3) по исполнении документа в регистрационную карточку добавляются тексты отчетов исполнителей, фактический срок исполнения документа;
4) списание документа в дело сопровождается добавлением в регистрационную карточку номеров (наименований) дел, в которых будут храниться оригинал и копии исполненного документа.
Наличие двух информационных потоков является особенностью российского делопроизводства и иллюстрирует сложившийся порядок, когда одни сотрудники работают с документами, а другие - контролируют ход исполнения документов по формальным признакам. Это порождает ряд проблем, главная из которых - противоречие между централизованным контролем работы с документами и, по сути, децентрализованным процессом собственно исполнения документов.
В результате практически невозможно централизованно отследить движение документов в реальном масштабе времени без применения средств автоматизации: ведь это требует огромных трудозатрат не только на ведение регистрационных журналов и картотек в каждом подразделении, но и на оперативное централизованное сведение соответствующей информации в единые реестры предприятия. Отсутствие автоматизированной технологии управления документооборотом приводит, в конечном счете, к тому, что, как правило, в произвольный момент времени невозможно точно сказать, над какими документами работает учреждение, какова история и текущее состояние того или иного вопроса, чем конкретно заняты исполнители.
В связи с этим М.В. Ларин отмечает «необходимость перехода к созданию высокоэффективных систем управления всем комплексом ин-формационно-документационных ресурсов при достижении стратегических и оперативных целей управления в любых организациях, в особенности в государственном аппарате управления»1.
Западный подход к управлению характеризуется принципиально большей степенью децентрализации прав и ответственности. Это выражается в том, что должностные лица, отвечающие за решение тех или иных вопросов в организации, имеют все необходимые полномочия для работы с соответствующими документами.
К примеру, в отличие от приведенной выше схемы, документ после его получения без регистрации и занесения в картотеку будет отправлен исполнителю напрямую, и дальнейшая его судьба будет зависеть только от добросовестности сотрудника. Естественно, подобная децентрализация работы с документами существенно упрощает организацию документооборота.
Национальными службами стандартизации в рамках Международной организации по стандартизации - ИСО (International Organization for Standartization, ISO) выработаны Единые правила оформления и обработки международной документации. В настоящее время в этой организации представлены национальные органы 130 государств.
1акои подход базируется на международных стандартах - нормативных актах в сфере управления документацией, в том числе электронными документами. Прежде всего, это стандарт ISO 15489, который был принят как ISO 15489-1:2001 «Информация и документация. Оперативный учет. Часть 1: Общие принципы» и ISO 15489-2:2001 «Информация и документация. Оперативный учет. Часть 2: Отчет». Данные акты разработаны Международной организацией по стандартизации, соответствующими структурами Евросоюза, национальными комитетами по стандартизации и другими государственными организациями, а также объединениями специалистов в этой области.
Международные и зарубежные нормативные акты по управлению документацией существенно отличаются от отечественных тем, что это не предельно четкие и ясные инструкции, а описание обобщенных идей, требований и методик без определенных способов их практической реализации, которая возлагается на пользователя. Обычно для организаций они носят рекомендательный характер.
В отечественном делопроизводстве акцент традиционно делался на обработку реквизитов и форм документов. Системы документооборота реализовывали функции просто регистрации информации и формального контроля продвижения документов по исполнителям, по всей цепочке исполнения вопроса. При этом в настоящее время требования к автоматизированным системам ДОУ - это отражение содержательных этапов планирования, мотивации персонала к деятельности, учета экспертной информации, экспертных оценок и прогноза, которые все больше учитываются при принятии решений.
Стандарты ISO определяют документ как информацию, созданную, полученную и сохраняемую организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или управленческой деятельности. В отличие от устоявшейся терминологии российских стандартов, в ISO основная нагрузка в термине «документ» приходится на те функции, которые документы реализуют в деловых процессах организаций, а не на формальные признаки документа.
Под управлением документами понимают область управления, отвечающую за эффективный и систематический контроль за созданием, получением, сохранностью, использованием и определением судьбы документов, включая процессы сбора и сохранения свидетельств деятельности и информации о ней в виде документов.
К наиболее общим принципам управления документацией (создание, сбор и управление любыми документами на любых носителях) и информационными ресурсами в организации, отмеченным в ISO, относятся установление и документальное закрепление:
1) основных правил и стандартов работы с документацией в организации;
2) распределения ответственности и полномочий в области работы с документацией между сотрудниками организации;
3) делопроизводственных процессов и технологий.
В России ISO 15489 был утвержден 12.03.2007 как ГОСТ Р ИСО 15489 с целью его ускоренного внедрения в практику. Стандарт ISO:
1) регламентирует управление документами на любых носителях в любом формате и информационными ресурсами, создаваемыми, созданными или полученными организациями любой формы собственности в процессе их деятельности, а также лицами, профессиональными обязанностями которых является создание и (или) обработка документов;
2) облегчает разработку и внедрение в организациях систем управления документацией или их совершенствование;
3) требует выработки локальных (внутренних) нормативных документов организации;
4) требует от системы управления доступом к документации, чтобы надлежащее управление доступом обеспечивалось через установление статуса доступа как документам, так и пользователям;
5) указывает, что управление документами в организации должно включать создание, применение и администрирование систем управления документами, интегрированных с системами управления и управленческими процессами;
6) закрепляет наиболее важные виды работ в процессе создания автоматизированной системы документационного обеспечения управления организации: фиксация сведений о том, какие виды деловой деятельности требуют документирования; когда, как и где документы должны быть созданы;
7) определяет, что из политики управления и хранения документации должны приниматься руководством организации и распространяться на всех работников, в чьи функции входит создание документов; закрепляет ответственность за любой документ в организации на каждом уровне управления;
8) содержит рекомендации по управлению документами организации для соответствия требованиям международных стандартов управления качеством ISO;
9) не регулирует управление архивными документами в организациях (архивных учреждениях).
10) содержит рекомендации по разработке и внедрению системы документооборота в организации.
Многие положения ISO непосредственно связаны с защитой информации и ее носителей, с обеспечением безопасности самой организации, ее работников и ее внешней среды в связи с хранением и санкционированным уничтожением информации в соответствии с требованиями действующего национального законодательства. Такие положения применяются при выработке регламента системы безопасности информации в любых организациях.
Обобщая вышеизложенное, следует отметить, что разработка документационного обеспечения управления не должна быть самоцелью, а должна добавлять ценность. Цели документационного обеспечения управления как подсистемы системы управления должны соответствовать целям организации и ее управления. Документационное обеспечение управления должно отражать взаимодействие элементов системы управления и способствовать эффективности этого взаимодействия. Для этого само документационное обеспечение управления должно стать системой взаимосвязанных, взаимодействующих, взаимоподдерживающих компонентов.

Таковы основные подходы к организации документационного обеспечения управления

Конечной целью проектирования, внедрения и использования системы управления документами является повышение эффективности управленческой деятельности. Функции управления материально реализуются при помощи документов – бумажных или электронных.

Деятельность современного руководителя отражается во все возрастающих потоках управленческих документов. Рост документооборота отечественные документоведы рассматривают как неизбежную тенденцию развития системы управления на современном этапе. Однако данное утверждение не означает, что разрастание документопотоков должно протекать бесконтрольно, а само по себе наличие разнообразных документов приведет к эффективному управлению. Необходимо планомерно осуществлять работу по сокращению документооборота.

Документальный фонд организации содержит информацию, являющуюся ценным ресурсом и важным элементом деловой деятельности и позволяет организациям защищать и сохранять документы в качестве доказательства действий. Система управления документами создает информационный ресурс о деловой деятельности организации, который может поддерживать ее последующую деятельность, создавать информационную основу для принятия управленческих решений, а также обеспечивать отчетность.

Эффективное управление и обеспечивающие его документы позволяют организации осуществлять свою деятельность упорядоченно и ответственно, повышать результативность ее функционирования, а также защищать интересы ведомства, права сотрудников и всех заинтересованных сторон. Бесспорно то, что только грамотно и своевременно составленные, а также последовательно исполняемые документы помогают обеспечить эффективность управления.

Каждый руководитель должен осуществлять работу по совершенствованию делопроизводства. В соответствии с национальным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 Управление документами, ответственность и полномочия специалистов в области управления документами должны быть четко определены в организационно-правовых документах: административных регламентах, положениях об отделах, должностных регламентах (инструкциях). Эти документы позволяют жестко регламентировать ответственность за все делопроизводственные операции.

Ответственность должна быть распределена между всеми сотрудниками организации (в том числе специалистами отдела документационного обеспечения управления, специалистами смежных информационных профессий, руководителями структурных подразделений и другими лицами, для которых работа с документами входит в их должностные обязанности). Особая ответственность в области управления документами должна быть возложена на лицо, отвечающее за делопроизводство. Назначение ответственных лиц должно быть регламентировано распорядительным документом. Ответственность в области управления документами должна включать в себя следующие положения:

· ответственность руководства заключается в поддержке применения единой системы управления документами во всей организации;

· специалисты в области управления документами отвечают за все аспекты управления документами, в том числе за создание, внедрение и применение системы управления документами, а также за обучение специалистов правилам документирования и организации работы с документами в индивидуальной практической деятельности;

· все сотрудники организации ответственны за сохранение аутентичности, целостности, достоверности и пригодности для использования документов, отражающих их деятельность.

Документ является аутентичным, если он соответствует установленным правилам; был создан или отправлен лицом, уполномоченным на это; был создан или отправлен в то время, которое обозначено в документе.

Юридическая сила и аутентичность документов, а также информационная поддержка управления обеспечиваются, прежде всего, посредством соблюдения принципа унификации в управлении документами. Под унификацией понимают установление единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач, установление единых требований к процессам, средствам документирования и информационным технологиям по форме и содержанию. Унификация реализуется путем разработки и внедрения федеральными архивными органами нормативно-методических актов: стандартов, инструкций, правил в области управления документами.

В последнее время идеи и возможности формирования электронного правительства намного опережают практику. Можно перечислить множество объективных и субъективных причин и факторов, тормозящих процесс внедрения электронного документооборота в практику управления, однако основная причина кроется в недостаточной законодательной и нормативно-методической проработке данного вопроса.

В настоящее время на уровне субъекта федерации сложно найти федеральное ведомство, в котором бы электронный документооборот полностью или частично заменил бумажный. В лучшем случае наблюдается дублирование и крайне редко совмещение бумажного и электронного документооборота. Следовательно, внедрение электронного документооборота не снижает, а увеличивает трудозатраты на ведение делопроизводства со всеми вытекающими отсюда последствиями. Правила делопроизводства, утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477, подчеркивают, что каждое отдельное ведомство в инструкции по делопроизводству должно установить порядок создания, получения, обработки, хранения и использования электронных документов в условиях применения ведомственной системы электронного документооборота, а также порядок отправки, получения и регистрации электронных сообщений.

Не будем забывать о том, что российская система управления традиционно ориентированная на жесткое применение принципа единоначалия очень медленно реагирует на предписания к самостоятельным действиям. Каждому федеральному ведомству отныне дано право, по согласованию с Росархивом, устанавливать сроки хранения документов собственного информационного фонда, а также определять вид носителя (электронный или бумажный), на котором этот документ будет создаваться и храниться. Эти предписания должны быть зафиксированы в ведомственных инструкциях по делопроизводству, ведомственных перечнях с указанием сроков хранения документов и соответственно номенклатурах дел. При этом действующий ныне типовой перечень управленческих документов с указанием сроков хранения не содержит указаний или рекомендаций по поводу выбора носителя документа. Совершенно очевидно, что отдельным ведомствам будет не просто принимать верные решения и проходить процедуру согласования выше упомянутых документов. Следовательно, дальнейшая разработка типовых информационных технологий процессов и процедур управления, обеспечивающих достоверность, полноту, сохранность и защиту информации крайне необходима и в том числе для повышения оперативности внедрения информационных технологий в делопроизводство.

Инструкция по делопроизводству конкретного учреждения организует единую систему управления документами. Следовательно, она должна содержать следующие разделы: правила подготовки и оформления документов; организация документооборота и исполнения документов; поисковая система по документам; организация работы с документами в делопроизводстве; порядок передачи документов на хранение в архив. Таким образом, инструкция по делопроизводству разрабатывается и используется как комплексный документ, отражающий все технологические операции документационного обеспечения управления. Для создания единой современной системы управления документами необходимо использовать действующие нормативно-методические акты.

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти в соответствии со ст.11 Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» № 149-Ф3 от 27.07.2006 должны стать основой для регламентации делопроизводства в органах местного самоуправления в пределах их компетенции. Таким образом, основным нормативным источником для составления инструкций по делопроизводству для системы муниципального управления в настоящее время являются правила делопроизводства. Однако составители данного документа включили в него правила документирования и организации работы с документами только для федеральных органов исполнительной власти. Например, в правилах приводятся наименования реквизитов обязательных для составления документов в федеральных органах исполнительной власти. Большая часть наименований реквизитов соответствуют рекомендациям действующего стандарта ГОСТ Р 6.30 – 2003. Однако некоторые реквизиты переименованы: реквизит «резолюция» в новых правилах делопроизводства именуется «указания по исполнению документов», а реквизит «заголовок к тексту» теперь называется «наименование документа». В наименования отдельных реквизитов включено указание на принадлежность реквизита к составу документов создаваемых в федеральных органах исполнительной власти, например: «наименование федерального органа исполнительной власти», «справочные данные о федеральном органе исполнительной власти». При составлении инструкций по делопроизводству в организациях системы муниципального управления естественно будут возникать вопросы по выбору состава и наименований реквизитов, на которые в правилах и методических рекомендациях нет однозначного ответа. Указанный в стандарте ГОСТ Р 6.30 – 2003 реквизит «герб субъекта федерации или муниципального образования» вообще не приведен в данных правилах.

В результате при разработке инструкции по делопроизводству для районной или поселковой администрации специалисты не смогут найти в правилах делопроизводства в полном объеме необходимую для себя информацию и вынуждены будут пользоваться иными нормативными документами, в частности ГОСТ Р 6.30 – 2003. Но в связи с тем, что требования новых правил делопроизводства и упомянутого стандарта не совпадают даже по составу реквизитов, принцип унификации при составлении документов подвергается очередному испытанию. Документы, создаваемые в организациях разного уровня управления, будут отличаться друг от друга по составу, расположению и оформлению реквизитов. В результате вероятно возникновение проблем в информационном обмене между организациями. К сожалению, отсутствие единых требований к оформлению документов в разных ведомствах приводит к возвратному движению документов, так как юридическая сила входящих документов нередко подвергается сомнению. Заложниками подобных ситуаций становятся не только организации, но и граждане. При этом необходимо помнить, что применение нормативно-методических документов для разработки положения о службе делопроизводства, должностных инструкций, инструкции по документационному обеспечению управления должно обеспечивать высокое качество этих документов и эффективность функционирования самой системы управления документами.

Примерные предложения по созданию и совершенствованию системы управления документами в организации

1. Разработка и введение в действие распорядительным документом инструкции по делопроизводству в соответствии с требованиями действующих нормативных документов;
2. Подготовка и использование бланков для оформления документов (общий бланк, бланк распорядительного документа, бланк служебного письма);
3. Создание и применение системы смешанного документооборота, постепенное расширение доли в нем электронных документов. Разработка перечня документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов.
4. Подготовка и использование Табеля форм документов, применяемых в организации;
5. Создание Альбома унифицированных форм документов, на бумажном и электронном носителях;
6. Максимальное использование возможностей механизации и автоматизации делопроизводства;
7. Организация повышения квалификации специалистами с целью изучения правил делопроизводства, применения информационных технологий в делопроизводстве.
8. Включение в качестве критерия оценки деятельности специалистов наличие навыков составления и оформления документов.

Табель форм документов представляет собой перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности, с характеристикой их юридического статуса, этапов подготовки и оформления. Применение Табеля обеспечивает юридическую силу документов, позволяет вести оперативный поиск необходимых документов, сокращая тем самым затраты рабочего времени на составление, оформление и обработку документации, он выполняет роль справочника в практике документирования деятельности организации. Табель форм документов составляется в виде таблицы. Форма табеля определяется разработчиками: документы могут быть систематизированы по структурным подразделениям администрации или по функциям и задачам управления.

Результаты унификации форм документов закрепляются в Альбоме форм документов, что обеспечивает соблюдение единых требований в области документирования, способствует сокращению возвратного движения документов и совершенствованию документооборота. Ведение Табеля и Альбома, внесение в них изменений и контроль применения этих документов возлагается на отдел документационного обеспечения управления. Таким образом, создание рациональной системы управления документов должно способствовать повышению эффективности деятельности организации.

9. Вопросы по дисциплине «Социальное управление»

9.1. Социальное управление: сущность и структурные элементы. Этапы формирования системы социального управления в годы реформ в России

Социальное управление – управление процессами и явлениями социальной сферы общественной жизни, средство реализации социальной политики.

Его основные структурные элементы: 1) объекты социального управления; 2) субъекты и их упорядоченность; 3) система целеполагания: цели и задачи, приоритеты; функции; виды, компоненты; 4) уровни реализации; 5) система целеосуществления: методы (принципы и способы), средства, оценка эффективности.

Соотношение понятий «социальное управление» и «социальная политика»: 1) близкие понятия, но социальная политика шире социального управления; 2) социальное управление – средство социальной политики.

Социальная политика:

1) как часть политики (внешней и внутренней): совокупность взаимоотношений социальных групп (классов, слоев, общностей) по отстаиванию своих интересов и улучшению своего социального положения; связана с другими видами, направлениями политик; не должна быть асоциальной;

2) деятельность субъектов политики:

В широком смысле: по развитию социальной сферы, улучшению социального положения различных групп;

Редко в узком смысле: по поддержке уязвимых групп.

Социальное положение – ключевое понятие социальной политики.

Три этапа формирования системы социального управления в пореформенной России (по степени внимания государства к социальным проблемам и характеру решаемых задач):

I этап – начало 1990-х гг.: социальное управление направлено на последствия экономических преобразований и трансформацию институтов социальной сферы; реакция на экономические реформы, на изменение принципов финансирования социальной сферы;

II этап – с середины 1990-х гг. до 2004 г: изменилось отношение к социальному управлению и социальной политике: 1996-1997 гг.: начало обсуждения и подготовка ряда преобразований в социальной сфере; начало 2000-х: реализация замыслов – крупнейшие социальные институциональные реформы. Но социальные реформы не стали приоритетными в деятельности государства, место и роль социальных проблем в политической повестке государства принципиально не изменились.

III этап – 2005-2008 гг. по н/в: поворотный для социального управления и социальной политики – перемещение социальных проблем в эпицентр социальной политики: 2005 г.: начало реформы социальных льгот (Федеральный закон № 122); задача сокращения бедности; сент. 2005 г.: начало реализации 4-х приоритетных национальных проектов; май 2006 г.: крупномасштабная программа по преодолению демографического кризиса, меры по стимулированию рождаемости.

IV этап – 2009 г. по н/в: адаптация к глобальному экономическому кризису, стремление сохранить достигнутые позиции в социальной сфере.

9.2.Социальная сфера как объект социального управления: понятие и устройство. Этапы развития социальной сферы в годы реформ в России

Объекты социального управления в широком смысле – общество, большие и малые группы, индивиды, организация и другие социальные образования, социальные процессы.

Объект социального управления в узком смысле – социальная сфера.

Социальная сфера – совокупность отношений и условий жизнедеятельности людей (групп, общества), определяющих их интересы и влияющих на их деятельность и поведение. Включает такие компоненты, как социальная структура и социальная инфраструктура.

Три этапа трансформации социальной сферы в пореформенной России:

I этап – начало 1990-х гг.: резкое падение уровня жизни, стремительный рост социальной и доходной дифференциации, развитие открытой и скрытой безработицы, разрушение прежних социальных институтов и отсутствие новых, бурное развитие неформальных отношений; II этап – с середины до конца 1990-х гг.: драматичность демографической ситуации, неэффективность традиционных институтов социальной сферы, неблагополучные социальные процессы (особенно в сфере доходов) – тормоза экономического роста, преодоление гиперинфляции; III этап – с начала 2000-х гг. по 2008 г.: - спад напряженности на рынке труда, сокращение задолженности по оплате труда, рост реальных доходов (в первую очередь) зарплаты, снижение уровня бедности, увеличение объемов финансирования социальных отраслей, положительные сдвиги в потребительском поведении населения и др. Это результаты: 1) положительной макроэкономической динамики; 2) активизации социальной политики.

В 2009 г. вследствие глобального экономического кризиса в развитии социальной сферы России появились негативные процессы (рост безработицы, сокращение доходов населения, рост бедности и др.), однако уже в 2010 г. ситуация стабилизировалась.

Похожая информация.

3.2. Совершенствование документационного обеспечения деятельности на основе автоматизации.

Повышение эффективности работы аппарата управления может быть достигнуто за счет совершенствования его структуры, повышения квалификации кадров, улучшения организации, механизации и автоматизации выполнения наиболее трудоемких процессов управленческой деятельности. Наибольший эффект достигается при комплексном, взаимосвязанном и гармоничном развитии всех этих направлений.

На современном этапе можно отметить, что в связи с внедрением электронно-вычислительной техники значительно повысилась эффективность работы, но так как внедрение ВТ происходит постепенно (это связано с большими финансовыми, организационными и людскими затратами), то существуют участки, где работа строится традиционными методами.

Современные и перспективные направления совершенствования документационного обеспечения управления неотделимы от процесса массового внедрения достижений научно-технического прогресса. Эти достижения, связанные с созданием качественно новых видов вычислительной техники, средств связи, дают возможность перейти к принципиально иной и значительно более эффективной информационной технологии в органах управления, основанной на органичном включении комплекса технических средств в управленческий процесс.

Для такой крупной организации как ООО «ДИН», имеющей разветвленную структуру и филиалы на отдельных

территориях, наиболее эффективной формой использования стандартов и нормативных актов, регламентирующих документационное обеспечение деятельности предприятия, является создание корпоративной информационной системы. Это позволило бы все перечисленные материалы представлять в виде электронных текстов, доступ к которым может быть возможен с любого рабочего места корпоративной сети.

С вступлением в силу закона об электронной подписи , стало возможным обеспечение правовых условий для использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается юридически равнозначной собственноручной подписи человека (гражданина или индивидуального органа юридического лица) в документе на бумажном носителе.

Учитывая территориальный разброс филиалов и некоторых подразделений ООО «ДИН», создание единой корпоративной информационной системы позволило бы сократить время на передачу, согласование и подписание документов.

Система автоматизации делопроизводства и документооборота должна функционировать в локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников структурных подразделений, участвующих в технологических процессах делопроизводственной деятельности.

В число основных автоматизируемых функций, которые должна обеспечивать система входят следующие:

Регистрация всей поступающей корреспонденции, включая письма, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения;

Регистрация всей исходящей корреспонденции и ее внутренних документов;

Списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;

Осуществление контроля за исполнением поручений;

Поиск документов.

В последнее время выбор корпоративных информационных систем весьма широк, на этом рынке представлены как импортные, так и отечественные разработки.

К выбору системы электронной документации (СЭД) следует подходить исходя из потребностей организации. Для начала нужно определится со следующим набором критериев для классификации:

На каких технических платформах работает система и как это согласуется с политикой предприятия в этой области;

Какие объемы хранимой информации ориентирована система, согласуются ли эти объемы с ожидающимся потоком документов в организации;

Какова организация распределенния, хранения и обмена документами между офисами Компании, эффективность сетевого взаимодействия;

Определиться с финансовыми затратами.

При этом необходимо учитывать наличие системы защиты от доступа к информации извне, это должно непременно входить в набор корпоративной информационной системы. Поэтому при выборе системы следует обратить внимание на этот фактор и руководствоваться законом о защите информации.

Что же касается эффективности, то в качестве наилучшей ее меры выступает повышение производительности труда в результате внедрения системы. Важно отметить, что эффективность достигается не только за счет высокого быстродействия системы, но и опять же ее широких функциональных возможностей. Полнофункциональная система позволяет автоматизировать работу с документами любых типов и практически на всех стадиях жизненного цикла, начиная от задания на разработку и кончая сдачей в архив. Кроме того, данное качество дает возможность настраивать систему на различные специфические участки, будь то классическое делопроизводство (с параллельным хождением электронных и бумажных документов) или разработка проектно-конструкторской документации (с поддержкой сканирования, векторизации, распознавания и индексирования), что актуально для ООО «ДИН». Очевидно, что полнофункциональная система должна не только уметь организовывать сложные маршруты движения документов (последовательно-параллельные, с условным ветвлением, циклами и даже самостоятельным принятием управленческих решений, когда это возможно), но и контролировать их исполнение, вести аудит, оптимизировать загрузку сотрудников и делать многое другое.

Исходя из этого, система должна как минимум обеспечивать:

1. Единую регистрацию всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан, с последующим направлением документов на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения;

2. Единую регистрацию всей исходящей корреспонденции и внутренних документов организации;

3. Регистрацию движения документов (документооборота) внутри организации, включая резолюции, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов;

4. Списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;

5. Контроль своевременного исполнения поручений, обращений граждан, организаций, резолюций и указаний руководства; проверку правильности и своевременности исполнения документов;

6. Поиск документов и получение статистических отчетов по документообороту организации;

7. Формирование реестров отправки для экспедиции учреждения или отправку документов с помощью систем электронной почты.

Также система автоматизации делопроизводства и документооборота должна функционировать в локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников структурных подразделений и филиалов, участвующих в процессах делопроизводственной деятельности.

Современные корпоративные СЭД позволяют настраивать свой пользовательский интерфейс в полном соответствии с требованиями клиентов. Это относится, например, как к визуальному проектированию регистрационно-контрольных карточек - важнейшего атрибута систем автоматизации делопроизводства, так и к формализации процессов коллективной разработки сложных документов (проектов, сборок, спецификаций) с контролем исполнительской дисциплины. Такая гибкость, приобретенная благодаря модульному принципу построения СЭД (каждый модуль реализует лишь часть взаимосвязанных функций, но может слаженно функционировать вместе с другими модулями) и поддержке промышленных стандартов межпрограммного взаимодействия, гарантирует долгую жизнь информационному комплексу на базе СЭД.

Система автоматизации делопроизводства и документооборота (например, система "Дело" или «Босс-референт») также позволит:

Централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса - вплоть до работы исполнителей над документами на своих рабочих местах, систематизировать результаты контроля и тем самым выявлять «узкие места» в документообороте и работе персонала;

При переходе на работу с электронными копиями документов полностью исключить возможность их утери и свести поиск документа к запросу, выполняемому системой в течение считанных секунд. При этом даже необязательно помнить название или регистрационный номер документа - достаточно указать тематику или ключевые слова для поиска. Согласно результатам исследований, полученных западными консалтинговыми компаниями при оценке эффективности перехода от работы с бумажными к работе с электронными документами, эффективность работы только возрастает. Например, по мнению компании DELPHI – разработчика компьютерных программ, около 15% всех бумажных документов безвозвратно теряется и сотрудники тратят до 30% своего рабочего времени в попытках найти их;

Повысить рост производительности труда сотрудников за счет упорядочения технологии работы с документами, резкого сокращения времени передачи документов по локальной сети или средствами электронной почты. В порядке подтверждения можно привести результаты исследования западных консалтинговых компаний: по оценке Nortan Nolan Institute при переходе к работе с электронными документами рост производительности труда сотрудников составляет 25-50%, уменьшается время обработки одного документа более чем на 75%, а уменьшение расходов на оплату площадей для хранения документов составляет до 80%.

Итак, внедрение полноценной системы автоматизации делопроизводства предусматривает комплекс организационно-технических мероприятий, решающих большинство перечисленных выше проблем на основе внедрения единой для всех сотрудников предприятия дисциплины работы с офисной и производственной информацией. В конечном счете, при внедрении систем электронного делопроизводства достигается повышение оперативности управления ресурсами организации, выявляются ее резервы и перспективы роста для укрепления позиций на рынке.

Итак, в ходе исследования и анализа процесса организации и технологии документационного обеспечения управления, ООО «ДИН» были выявлены недостатки, которые послужили основанием для разработки предложений по совершенствованию делопроизводства. Были разработаны документы по совершенствованию и оптимизации работы с документами:

Разработаны нормативные документы для ведения делопроизводства: инструкция по делопроизводству, Положение об Общем отделе; Положение об экспертной комиссии;

Внесены предложения по оптимизации порядка регистрации документов;

Разработан список нерегистрируемой документации (Приложение №6);

Предлагается усилить контроль за соблюдением правил оформления и подготовки документов;

Разработана должностная инструкция секретаря Генерального директора;

Составлена номенклатура дел Компании с учетом сроков хранения документов в соответствии с Перечнем;

Предлагается наделить секретаря-референта Генерального управления дополнительным правом самостоятельно распределять входящую корреспонденцию;

При распределении поступающей документации подлинники передавать ответственному исполнителю;

Предлагается автоматизировать процесс документационного обеспечения управления;

При формировании дел приложения подшивать в дело вместе с документами, помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

Правильно оформлять обложки дел – указывать все необходимые реквизиты;

При составлении описи дел необходимо проставлять подпись составителя с указанием должности и отметку о согласовании с руководителем делопроизводственной службы ООО «ДИН»;

При внутренней переписке сотрудников Компании предлагается использовать только докладные записки и только по вопросам, которые невозможно решить путем устных переговоров;

Предлагается приступить к созданию архива для документов Компании.

Заключение

Более 10 лет назад был образован жилищный домостроительный кооператив, который, постепенно развиваясь, превратился в одну крупную строительную компанию Закрытое акционерное общество «Строительная Компания «Дружба».

В настоящий момент ООО «ДИН» является лидирующей строительной компанией на подмосковном рынке недвижимости. Стратегия «Дружбы» - это разработка и воплощение в производство проектов современных комфортабельных жилых домов с применением новейших технологий строительства. Это поиск новых партнеров, изучение мирового рынка строительных материалов, техники и технологий.

Современный этап развития Компании – это переход к еще более высокому уровню строительства; более основательному подходу к работе с клиентами; к увеличению производства работ, смежных со строительством. Эффективность этого перехода зависит от эффективности управленческой структуры Компании, которая основывается на производстве и использовании информации, значительная часть которой сконцентрирована на документах.

В наше время любой труд совершенствуется путем внедрения вычислительной техники. В сфере управления можно механизировать работу с документами и автоматизировать обработку информации, содержащейся в документах. Машина предъявляет жесткие требования к формату, порядку оформления, изложению текста обрабатываемых документов.

Основной целью написания данной дипломной работы является анализ организации и технологии документационного обеспечения управления Закрытого акционерного общества «Строительная Компания «Дружба» и внесение предложений по оптимизации документационного обеспечения управления.

Проведенный анализ позволил сделать ряд выводов по совершенствованию организации делопроизводственного обслуживания Компании:

1. Следует разработать все необходимые нормативные документы: инструкцию по делопроизводству, положение об Общем отделе, положение о комиссии по проведению экспертизы ценности документов, должностную инструкцию секретаря Генерального директора.

2. Внесены изменения в следующие этапы делопроизводства:

Первичная обработка поступающих документов (разработать и использовать список нерегистрируемой документации; при распределении поступающей документации подлинники передавать ответственному исполнителю; предлагается наделить секретаря-референта Генерального управления дополнительным правом самостоятельно распределять входящую корреспонденцию);

Формирование и оформление дел (необходимо все документы сформировать в дела и оформить их с учетом требований современного законодательства; при формировании дел приложения подшивать в дело вместе с документами, помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; при составлении описи дел необходимо проставлять подпись секретаря с указанием должности и отметку о согласовании с начальником Общего отдела ООО «ДИН»);

При составлении описи дел необходимо проставлять подпись секретаря с указанием должности и отметку о согласовании с руководителем делопроизводственной службы ООО «ДИН»

3. Внесены предложения по усилению контроля за соблюдением правил оформления и подготовки документов, установленных законодательством.

4. Необходимо составить номенклатура дел Компании с учетом сроков хранения документов в соответствии с Перечнем.

5. Предлагается внедрить автоматизированную систему документационного обеспечения управления.

6. Необходимо сократить количество внутренних документов (при внутренней переписке сотрудников Компании предлагается использовать только докладные записки и только по вопросам, которые невозможно решить путем устных переговоров).

7. Необходимо приступить к созданию архива для документов Компании.

8. Необходимо перейти к автоматизированной системе делопроизводства. Первоначально обработка документов в ООО «ДИН» осуществлялась традиционным способом, но расширение организационной структуры, увеличение количества филиалов и появление новых функций привело к поиску новых форм организации делопроизводственной службы и документооборота.

Оценка традиционных технологий приводит к осознанию необходимости использования для работы с документами новых методов. Основным направлением совершенствования технологии обработки документов является внедрение компьютерных систем обработки информации. Внедрение современной корпоративной системы электронного документооборота в технологию обработки документов Компании позволит коренным образом изменить всю систему делопроизводственного обслуживания ООО «ДИН», значительно повысить оперативность обработки документов, что особенно важно для такой крупной компании.

Эффективным также является применение нормативно-методических документов по документационному обеспечению управления в виде электронных текстов в корпоративной сети. Электронные сообщения являются наиболее оперативным, удобным и надежным средством документационного обеспечения управления.

Компьютерная система, предусматривающая автоматизацию не только традиционных функций делопроизводства, но и реализацию принципиально новых возможностей управления документооборотом в целом в Компании, выполнения справочно-аналитической работы, а также использование элементов электронного документооборота, позволит поднять работу Управления делами на качественно иной уровень и будет способствовать повышению ее оперативности.

Также система автоматизации делопроизводства позволит снизить трудозатраты на создание документов, их передачу, контроль исполнения, сохранение и быстрый поиск информации.

В целом, анализируя результаты внедрения вычислительной техники в организацию делопроизводственного обслуживания, можно сделать вывод о том, что соответствующий требованиям уровень обработки больших массивов информации, а также оперативность работ по делопроизводственному обслуживанию возможны только при внедрении в делопроизводственную службу современных средств вычислительной техники.

Список используемых источников и литературы

1. Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1988, 172 с.

2. Укрупненные нормативы времени на работу по делопроизводственному обслуживанию. М., Экономика, 1988, 30 с.

3. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991, 75 с.

4. ГОСТ Р 1.5-92 «Государственная система стандартизации РФ. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов». М., Издательство стандартов, 1992.

6. Основы законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах. М., Государственная архивная служба России, 1993.

7. Основы законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах. М., Государственная архивная служба России, 1993.

8. Постановление Совета Министров – Правительства РФ «О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве» 03.04.93 г. № 191.

9. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления. М., 1993, 77 с.

10. Положение об Архивном фонде РФ. Указ Президента РФ 17.12.94. № 552. 11.

11. Положение о Государственной архивной службе РФ. Указ Президента РФ 17.03.94 г. № 552.

12. Гражданский кодекс РФ. Ч. 1 и 2. М., 1994.

13. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации». 20.02.95 г. // СЗ РФ, 1995, № 8, ст. 609.

14. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93. М.: ИПК Издательство стандартов, 1995.

15. Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов). ВНИИДАД, 1996.

16. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Издательство стандартов, М., 1998.

17. Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти РФ. М., 2000.

18. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств и ведомств, других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения. Росархив. М., 2000.

19. Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10.02.2002 № 1–ФЗ. Собрание законодательства РФ. 14.01.2002. №2.

21. Устав ООО «ДИН» - М.: 2001 (машинопись)

22. Должностные инструкции сотрудников ООО «ДИН».

23. Распорядительные документы руководства ООО «ДИН»

24. Баласанян В.Э. Ресурсо-энергосберегающие проекты и технологии. Труды всероссийской научно-практической конференции 24-25 мая 2001г. Москва. http://www.eos.ru/res.html.

Литература

25. Андреева В.И. Работа с документами в делопроизводстве. Документооборот фирмы (на основе ГОСТов РФ). – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1997. – 144 с.

26. Алексеева Е.В., Афанасьева П.П., Бурова Е.М, Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: экспертиза ценности документов // Секретарское дело 1999. №1. с. 79-83.

27. Алексеева Е.В., Афанасьева П.П., Бурова Е.М, Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: организация документов и дел в пределах архива // Секретарское дело 2000. №4. С. 81-85

28. Алексеева Е.В., Афанасьева П.П., Бурова Е.М, Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: перечни документов // Секретарское дело 2001. №2. С. 90-101.

29. Алексеева Е.В., Афанасьева П.П., Бурова Е.М, Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: каталоги и другие информационно-поисковые справочники в архиве организации // Секретарское дело 2002. №1. С. 86-93.

30. Артамонова И.Л. Из опыта внедрения автоматизированной системы регистрации // Секретарское дело 1997. №3. С.23-26.

31. Бадьина А.В. Электронный документооборот фирмы // Делопроизводство 1999. №1. С. 34-39.

32. Банасюкевич В.Д. Новый типовой перечень // Делопроизводство 2001. №1. С. 32-38

33. Банасюкевич В.Д. Экспертиза ценности документов // Секретарское дело 1998. №3. С. 19-23.

34. Басакина Н.В. Организация подготовки и передачи на архивное хранение документов учреждений различных форм собственности // Секретарское дело 2000. №3.С.87-90.

35. Бобылева М.П. На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки деятельности служб документационного обеспечения управления в условиях автоматизации документооборота) // Делопроизводство 1999. №2. С. 45-49.

36. Бобылева М.П. Вопросы анализа документооборота организации в условиях использования автоматизированных систем // Делопроизводство 2001. №1. С. 36-41.

37. Бобылева М.П. и Гуськов В.А. Вопросы ведения номенклатуры дел в условиях автоматизации делопроизводства // Делопроизводство 1999. №1. С. 29-32.

38. Быкова Т.А. Правовые требования к внутренним документам фирмы: составление и оформление положений // Секретарское дело 2000. №2. С. 21-25.

39. Веселов П.В. Вы – секретарь. М.: Изд-во стандартов, 1993. – 120 с.

40. Вялова Л.М. Организация движения документов // Секретарское дело 2000. №2. С.16-20.

41. Делопроизводство: Справ. Пособие – 4-е изд., доп. – Омск: Фирма «ЛЕО», 1995. – 56 с.

42. Документы и делопроизводство: Справ. Пособие/ Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум; Сост.: М.Т. Лихачев. М.: Экономика, 1991. – 271 с.

43. Емышева Е.М. Методика составления номенклатуры дел // Секретарское дело 1996. №3. С. 31-34.

44. Еремченко В.А. О проблеме электронных документов // Секретарское дело 2001. №3. С. 23-26.

45. Ефимова О.А. Современные технологии работы с документами: автоматизация делопроизводства // Секретарское дело 1998. №3. С. 24-29.

46. Ефимова О.А. Современные системы автоматизации делопроизводства попытка анализа и классификации // Секретарское дело 2000. №4. С. 23-28.

48. Казанцев С.Ю. Новое слово в строительстве // Элитная недвижимость 2001. №3. С. 81-84.

49. Казуто А. Шесть вопросов на тему автоматизации делопроизводства // Делопроизводство 1998. №1. С. 35-39.

50. Короткий С. Современные технологии корпоративного документооборота // Компьютерный еженедельник "Компьютерра" 2000. № 3. С. 13-19.

51. Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере: Компьютерные технологии в делопроизводстве. М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел – Синтез», 2000 - 232 с.

52. Кузнецов С.Л. Применение современных технологий в работе с документами // Секретарское дело 1996. №3. С. 23-29.

53. Кузнецов С.Л. Автоматизированные системы регистрации и контроля исполнения // Секретарское дело 1996. №4. С. 24-29.

54. Кузнецов С.Л. Автоматизация делопроизводства. Первый этап // Делопроизводство 2000. №1. С. 41-46.

55. Кузнецов С.Л. Проблема выбора программного обеспечения для комплексной автоматизации работы офиса // Секретарское дело 2000. №4. С. 23-28.

56. Кузнецов С.Л. Российские программы комплексной автоматизации делопроизводства // Делопроизводство 2001. №2. С. 27-32.

57. Кузнецов С.Л. Прием и передача документов в автоматизированных системах // Секретарское дело 2000. №3. С. 33-39.

58. Кузнецов С.Л. Автоматизированный контроль исполнения – важное условие успешной работы офиса // Секретарское дело 1997. №1. С. 31-37.

59. Кузнецов С.Л. Новые программы для современного офиса // Секретарское дело 1999. №3. С. 27-31.

60. Кузнецова Т.В. Ведение контроля за сроками исполнения – важнейшая задача секретаря // Секретарское дело 1999. №4. С. 3-5.

61. Кузнецова Т.В. Для чего секретарю нужны нормативно-методические документы по делопроизводству // Секретарское дело 2002. №1. С.3-5.

62. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). М., ЗАО «Бизнес-школа «Интел – синтез» 2002 - 384 с.

63. Кузнецова Т.В. Секретарское дело. М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез» 2001 - 324 с.

64. Кузнецова Т.В. Ведение контроля за сроками исполнения – важнейшая задача секретаря // Секретарское дело 2000. №1. 3-5.

65. Кузнецова Т.В. Инструкция по делопроизводству, порядок составления //Секретарское дело 1999. №2. С. 3-6.

66. Кузнецова Т.В. Как составить должностную инструкцию секретаря // Секретарское дело 1999. №1. С. 3-5.

67. Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. М. ВНИИДАД, 1998 - 137 с.

68. Ларин М.В. Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях // Экономика и жизнь 1999. №4. С. 56-59.

69. Ларин М.В. Управление документацией в организациях (проблемы истории и методологии). Диссертация доктора исторических наук. М., 2000 - 413 с.

70. Максимович Г.Ю., Андреев А.М. Новые возможности автоматизации делопроизводства // Секретарское дело 1999. №4. С. 19-25.

71. Максимович Г.Ю., Берестова В.П. Как создать информационную документальную систему // Секретарское дело 2000. №1. С. 42-47.

72. Максимович Г.Ю., Берестова В.П. Компьютерные сети передачи данных – современное средство коммуникации // Секретарское дело 1997. №2. С. 31-35.

73. Мосягина О.В., Емышева Е.М. Современные требования к формированию и оформлению дел // Секретарское дело 1996. №4. С. 32-36.

74. Санкина Л.В. Характерные черты делопроизводства в фирмах мелкого и среднего бизнеса // Делопроизводство, 2001. №2. С. 18-23.

75. Санкина Л.В. Как составить должностную инструкцию секретаря-референта (рекомендации по составлению) // Секретарское дело 1997. №4. С. 19-24.

76. Санкина Л.В. Как составить должностную инструкцию секретаря руководителя // Секретарское дело 1998. №2. С. 30-34.

77. Санкина Л.В. Должностная инструкция: рекомендации по составлению // Трудовое право 2002. №2. С. 10-13.

78. Сокова А.Н. Электронное делопроизводство (Практический взгляд на проблему в реальных условиях) // Делопроизводство 2000. №1. С. 32-37.

79. Сокова А.Н. Электронные документы и электронные технологии в делопроизводстве // Делопроизводство 2001. №1. С. 29-34.

80. Сотов П.В., Тихомиров А.Н. Делопроизводство: образцы документов: Инструкции, ГОСТы. М.:Проспект, 2000-80 с.

81. Степанов Е.А. Контроль исполнения документов и поручений // Секретарское дело 1997. №2. С. 15-19.

82. Сравнительный анализ программных систем делопроизводства и документооборота для автоматизации российских органов государственной власти, предприятий и учреждений. Методическое пособие. М., ВНИИДАД, 1998 - 73 с.

83. Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству: М.: Издательство ПРИОР 1997 - 188 с.

84. Шатина Н.В. Составление номенклатуры дел // Секретарское дело 2000. №1. С. 18-24.

85. Шатина Н.В. Функции секретаря – помощника руководителя // Секретарское дело 1997. №4. С. 16-19.

86. Янковая В.Ф. Нормативное обеспечение делопроизводства в учреждении, организации, на предприятии // Делопроизводство 2001. №1. С. 21-25.

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция устанавливает в ЗАО «Строительная Компания «Дружба» единую систему подготовки и качественного оформления документов, рациональную организацию их учета, поиска, контроля исполнения и хранения.

1.2. Выполнение требований настоящей инструкции обязательно для всех сотрудников ЗАО «Строительная Компания «Дружба».

1.3. Обеспечение сотрудников ЗАО «Строительная Компания «Дружба» техническим оборудованием и средствами осуществляет отдел информационных технологий; необходимыми блан­ками, штампами и канцелярскими принадлежностями - офис-менеджер.

2. Правила подготовки и оформления документов

2.1. Документы оформляются в соответствии с ГСДОУ и образцами документов ЗАО «Строительная Компания «Дружба».

2.2. Бланки документов.

Документы должны, как правило, оформляться на бланках и иметь строго определенный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.

Бланки документов изготавливаются двух форматов: А4 (210х297 мм), А5 (148х210 мм).

В делопроизводстве Компании устанавливаются следующие виды бланков: бланк для письма, бланк для письма Управления развития бизнеса, общий бланк для всех других видов документов (приказов, распоряжений, служебных записок и т.д.).

Исходящая корреспонденция за пределы организации оформляется на простых бланках с центрованным расположением реквизитов за подписью Генерального директора и его заместителей. Переписка между подразделениями организации ведется на бланках с центрованным расположением за подписью начальника подразделе­ния.

Успешное развитие местного самоуправления невозможно без тесного взаимоотношения органов местного самоуправления с органами государственной власти и управления. 2. Информационно-документационное обеспечение деятельности органов местного самоуправления: общая характеристика 2.1 Документирование управленческой деятельности Документирование управленческой деятельности охватывает все...

Документов заклю­чается в установлении единообразия их состава и форм. Стандартизация - это форма юридического закрепления ре­зультатов унификации. В практике совершенствования документационного обеспечения управленческой деятельности разрабатыва­ются государственные стандарты на терминологию делопроизвод­ства и архивного дела и на требования к составлению и оформле­нию управленческих...

Весь процесс управления пронизан информацией, являющейся основой принятия решений и построен на оперативной работе с документами, в которых она фиксируется. Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников.

Документационное обеспечение управления становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность. Поэтому необходимо совершенствовать организацию работы с документами.

В целях совершенствования документационного обеспечения управления в ООО «Правда» предлагается ввести ряд изменений и дополнений в организацию делопроизводства. Необходимо разработать комплекс нормативных и организационных документов.

В этот комплекс должны входить следующие документы:

• · инструкция по ведению делопроизводства;
• · график документооборота;
• · должностная инструкция секретаря - делопроизводителя;
• · номенклатура дел.

Правильная организация работы с документами - чрезвычайно важная для любой организации проблема; поэтому существенно, чтобы работник, которому поручено документационное обслуживание, не имел других функциональных обязанностей, не связанных с делопроизводством.

Основанием к унификации и разработке новых документов являются государственные стандарты на документы.

Технологический процесс обработки документов предусматривает использование новой схемы документооборота, учитывающей его объем, структуру организации, расположение структурных подразделений, оптимальное количество инстанций движения по отдельным категориям документов и операций, совершаемых на каждой из инстанций. Совершенствование документационного обеспечения в ООО «Правда» необходимо осуществить последовательно при активном участии всех руководителей и специалистов, а также работников предприятия.

Таблица 3.1

Этап проекта	Обоснование	Документ
1. Разработка инструкции по делопроизводству	Для организации документационного обеспечения управления	Инструкция по делопроизводству
2. Проект должностной инструкции секретаря-делопроизводителя	Для регламентации деятельности секретаря-делопроизводителя	Должностная инструкция секретаря-делопризводителя
3. Проект графика документооборота	Для установления рационального документооборота	График документооборота
	Для надлежащего учета и систематизации, на основе которой организуется упорядоченное хранение и перемещение информации	Номенклатура дел
5. Проектирование распределения функций документационного обеспечения управления между работниками аппарата управления	Позволит избежать параллелизм и дублирование функций в работе аппарата управления	Матрица распределения функций
6. Проектирование схемы маршрута движения документов	Для прямоточности в движении документов и однократности их обработки	Схема маршрута движения документов

1. В результате анализа ДОУ ООО «Правда» были выявлено отсутствие необходимого нормативно-методического документа, такого как инструкция по делопроизводству. Это и определило данное направление совершенствования делопроизводства.

Инструкция по делопроизводству определяет правила, приемы, процессы создания документов и порядок работы с ними, а также регулирует отдельные сферы, относящиеся к специфике деятельности предприятия. В инструкции закрепляется форма организации документооборота, определяется порядок работы с документами сотрудников предприятия как исполнителей документов, закрепляются функциональные обязанности лиц, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях Инструкция разрабатывалась на основе анализа деловой деятельности, и определяет области, в которых законодательство, нормативные акты, стандарты и практические рекомендации в наибольшей степени применимы к созданию документов связанных с деловой деятельностью.

Инструкция по ведению делопроизводства, в которой отражается политика в области управления документацией, должна регулярно пересматриваться, отражать актуальные потребности деловой деятельности.

В соответствии с национальным стандартом ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования» организации должны определить и документально зафиксировать политику в области управления документами. Целью её должно быть создание и управление достоверными и пригодными для использования документами, способными поддерживать деловую деятельность в течение установленного периода времени.

Инструкция должна состоять из следующих разделов:

• 1. Общие положения.
• 2. Правила подготовки и оформления документов.
• 3. Требования к реквизитам документов.
• 4. Организация документооборота.
• 4.1. Порядок приема, регистрации, направления и рассмотрения входящих документов.
• 4.2. Порядок подготовки и регистрации исходящих и внутренних документов.
• 4.3. Организация контроля исполнения документов.
• 5. Подготовка и оформление организационно-распорядительных документов (приказов, протоколов, служебных совещаний).
• 6. Составление номенклатуры дел.
• 7. Формирование и оформление дел.
• 8. Использование и хранение документов в текущем делопроизводстве.
• 9. Подготовка документов к последующему хранению и использованию
• 10. Передача дел в архив

Таким образом, содержание данной инструкции должно охватывать весь делопроизводственный процесс в ООО «Правда». Любой сотрудник при работе с документами сможет руководствоваться конкретными и четкими требованиями и рекомендациями по осуществлению каждой делопроизводственной операции.

Инструкция по ведению делопроизводства должна быть оформлена на общем бланке ООО «Правда» (приложение 4) и утверждена приказом директора. Её положения не должны противоречить действующему законодательству в области информации и документации. Она позволит регламентировать основные делопроизводственные этапы, что позволяет сделать работу с документами в более унифицированной, исключит возможность их утери, обеспечит оформление документов в соответствиями с требованиями современного законодательства.

2. Должностная инструкция - правовой акт, устанавливающий и регулирующий организационные стороны деятельности должностных лиц, специалистов и работников других категорий, составляющих персонал современных учреждений, организаций и предприятий.

Это документ, определяющий правовое положение работников фирмы. Она необходима секретарю-делопроизводителю для того, чтобы очертить круг его обязанностей, обеспечить права, установить взаимоотношения, взаимозаменяемость с другими работниками в случае отсутствия или в связи с временной перегрузкой.

Правильно определенные должностные обязанности - это основа эффективного управления. Руководители и специалисты должны знать, каковы их полномочия. При этом необходимо выделять обязанности, которые не могут быть делегированы другим. Круг должностных обязанностей определяется на основе типовых должностных инструкций и конкретизируется в зависимости от особенностей разделения и кооперации труда в организации.

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя оформляется на общем бланке с угловым расположением реквизитов, подписывается работником, составившим эту инструкцию, и утверждается директором фирмы. Должностная инструкция составляется в соответствии с унифицированной формой должностной инструкции, закрепленной в УСОРД.

Значение должностной инструкции как организационного документа заключается в том, что она:

• - закрепляет правовой статус и место работника в системе управления;
• - определяет его задачи, функции, права и обязанности;
• - позволяет обоснованно оценить результаты деятельности;
• - является правовой основой для аттестации работника, определения его дисциплинарной и материальной ответственности;
• - устанавливает организационные основы работы секретаря-делопроизводителя.

При написании должностной инструкции, следует пользоваться рекомендациями ГСДОУ, т. е. исходя из типового набора делопроизводственных операций и организации их выполнения.

Структура текста должностной инструкции должна включать следующие разделы:

• - Общие положения.
• - Основные задачи и функции.
• - Обязанности.
• - Права.
• - Ответственность.
• - Взаимосвязи по должности.

Общие положения определяют роль работника, его основную задачу, кем он назначается, кому подчинен и кем непосредственно руководит, какими документами пользуется в практической деятельности. Регламентируется уровень квалификации.

Функции должностного лица следует устанавливать на основе соответствующего распределения всего комплекса работ, при этом важно избегать дублирования и параллелизма.

Права вытекают из конкретных задач, законодательство устанавливает основные, общие для всех хозяйств положения. Необходимо стремиться чтобы каждый имел достаточно прав для самостоятельного решения вопросов, входящих в круг его обязанностей. В разделе фиксируются вопросы приема рабочих, специалистов и служащих на работу и их увольнения, поощрения работников и наложения на них взысканий.

Работник должен отвечать за порученный ему участок деятельности, точное и своевременное выполнение возложенных на него обязанностей, соблюдение установленного порядка.

На основе наблюдений и анализа должностных обязанностей секретаря-делопроизводителя и выполняемых операций был разработан проект должностной инструкции (приложение 5).

• 3. График документооборота - это график или схема, которые описывают движение первичных документов на предприятии от момента их создания до момента передачи на хранение. По каждому документу график документооборота содержит, как правило, следующие примерные разделы:
  • · порядок создания документа: количество экземпляров; ответственный за выписку; ответственный за оформление; ответственный за исполнение; срок исполнения;
  • · порядок проверки документа: ответственный за проверку; кто представляет на проверку; порядок представления; срок представления;
  • · порядок обработки документа: исполнитель; срок исполнения;
  • · порядок передачи документа в архив: исполнитель; срок передачи.

В обязанности всех работников организации включаются положения о создании и представлении первичных оправдательных документов, относящихся к сфере их деятельности, в строгом соответствии с графиком документооборота. Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия, учреждения. График должен устанавливать на предприятии, в учреждении рациональный документооборот, т.е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, в учреждении, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ. График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ или в виде таблицы. Проект графика документооборота представлен в приложении 6.

4. Проектирование номенклатуры дел организации

Рассматривая службу делопроизводства в ООО «Правда» следует отметить, что отсутствует архив предприятия.

Наряду с организацией документооборота в понятие «организация работы с документами» входит хранение документов и их использование в деятельности учреждения.

Учет документов обеспечивается их регистрацией - записью учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт создания документа, его отправки или получения. Наряду с функцией учета документов регистрация позволяет осуществлять контроль исполнения документов, вести поиск документов по запросам подразделений и работников учреждения.

Массив исполненной документации -- это своеобразная память организации, обращение к которой дает возможность анализировать работу коллектива, решать спорные вопросы, принимать управленческие решения.

Номенклатура дел является основным классификационным справочником любой организации и используется при построении информационно-поисковой системы. Для составления номенклатуры дел необходимо знать требования, предъявляемые нормативно-методическими документами - Государственной системой документационного обеспечения управления, Основными правилами работы ведомственных архивов, методическими материалами по разработке номенклатуры дел.

Наиболее технологически тесно с организацией систематизированного хранения документов связаны регистрация и сроки хранения документов, так как они являются основными факторами выбора и закрепления системы накопления документов в процессе оперативной работы. Закрепление сроков хранения и системы индексов для комплексов документов (дел, единиц хранения) производится в номенклатуре дел.

В номенклатуру дел должны в идеале включаться все документы, картотеки, регистрационно-справочные и документные массивы всех структурных подразделений и должностных лиц организации без исключения, независимо от вида носителя, степени конфиденциальности и способа фиксации документной информации.

Лица, ответственные в организации или структурном подразделении за ведение дел, обязаны обеспечить сохранность документов.

В целях обеспечения физической сохранности, документы подшиваются в твердые обложки или папки-регистраторы. Для предупреждения утери документов с момента их заведения и до сдачи в архив или уничтожения они должны храниться в рабочих помещениях или в специально отведенных местах.

Формирование дела в организации начинается сразу с начала года. Поэтому на каждое названное в номенклатуре дело к началу года заводится папка. На обложке указывается название организации. Затем с новой строки пишется название структурного подразделения, например, бухгалтерия. Ниже в середине обложки указывается индекс дела по номенклатуре. Внизу обложки дела указывается срок хранения дела (если дело имеет постоянный срок хранения, пишется «хранить постоянно»).

Документы постоянного и временного хранения в организации группируются в отдельные дела.

По окончании делопроизводственного года дела постоянного и временного хранения (свыше 10 лет), а также дела временного хранения (до 10 лет) по указанию руководства организации передаются в архив организации. В ряде случаев документы могут передаваться на хранение в ведомственный или государственный архивы. Процедура передачи дел, порядок использования документов, хранящихся в архивах, оговорены в нормативных документах.

Внутри дела документы будут систематизироваться в вопросно-логическом, хронологическом, алфавитном и нумерационном порядке. Систематизация отдельных категорий документов имеет свою специфику. Так распорядительные документы (приказы, распоряжения, постановления и т.п.) формируются по видам и хронологии.

На рабочих местах исполнителей документы следует хранить в папках, скоросшивателях, папках-регистраторах. В свою очередь, для их хранения служат лотки, блоки подвесные, которые устанавливаются на конторских столах или встраиваются в них. В текущих архивах подразделений, для размещения большого количества укомплектованных в деле документов, рекомендуется применять стеллажи и шкафы с подвижными и неподвижными секциями.

В архивах организации, в специальных архивах документы следует хранить в особых помещениях, обеспечивающих условия хранения, с использованием металлических стеллажей различных размеров и разной степени механизации.

Любой документ, создаваемый в обществе, входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Поэтому для надлежащего учета и систематизации, на основе которой и организуется упорядоченное хранение и перемещение документированной информации, в организации необходимо разработать специальный документ - номенклатуру дел (приложение 7).

Комплекс организационно-нормативных документов, будет способствовать более рациональному распределению функций и должностных обязанностей между сотрудниками, повышению производительности труда, снижению трудозатрат и более четкому и эффективному функционированию организации.

5. Разработка матрицы распределения функций документационного обеспечения управления (приложение 8).

Документационное обеспечение управленческой деятельности организации - важнейшая обслуживающая функция управления, от рациональной организации которой зависят скорость и качество принятия управленческих решений, эффективность работы организации в целом.

Управленческое решение - это выбор из возможных вариантов действий одного, позволяющего достичь поставленной цели, решить ту или иную проблему. Функции документационного обеспечения управления тесно связаны с выработкой управленческого решения, так как именно в документах фиксируются все важнейшие управленческие решения. В практической деятельности руководители и специалисты постоянно сталкиваются с необходимостью принимать различного рода решения. Это один из важнейших моментов их деятельности, продукт их труда.

Процесс подготовки и принятия решения состоит из нескольких этапов: определение целей с учетом конкретной ситуации и формулирование проблемы; сбор и изучение необходимой информации; разработка возможных вариантов действий.

Рассмотрим отдельные этапы выработки управленческого решения:

Определение целей и формулирование проблемы. Цель - это намеченное условие, которое служит мотивом принятия решения. Проблемы могут быть выявлены руководством организации, руководителями подразделений, рядовыми работниками. В результате получения, классификации и упорядочения информации выявляется наличие проблемы или ее отсутствие. Формулирование проблемы требует определения действительного и желаемого состояния объекта, имеющихся ограничений и критериев оптимальности решений. Выявляя проблему, руководитель ранжирует ее в ряду других проблем.

Сбор и изучение необходимой информации. На этом этапе собирается соответствующая информация о внешней и внутренней среде организации по решаемой проблеме. Однако ее может быть недостаточно для принятия решения, поэтому необходимо, чтобы как можно больше сотрудников было вовлечено в процесс сбора информации. Предоставленная информация должна быть релевантной, достоверной, своевременной, соответствующей реальным событиям. Своевременное получение необходимой информации обеспечивается эффективной системой документационного обеспечения управления. Чтобы определить, каким должно быть оптимальное решение, необходимо установить критерии, по которым будут оцениваться альтернативные варианты.

Разработка возможных вариантов действий. В идеале необходимо выделить все возможные действия, которые могли бы устранить проблему или использовать появившиеся возможности и обеспечить достижение целей.

Принятие решения. Если проблема оценена правильно и альтернативные решения тщательно оценены, сделать выбор сравнительно просто. Тем не менее, многие руководители пытаются избежать этого или переложить на другого, чтобы не брать на себя ответственность за последствия.

Необходимо отметить, что с документами работают все сотрудники организации. Документы всегда создаются исключительно в каких-либо целях: либо для закрепления информации при выполнении поставленных задач, либо по требованию контролирующих органов.

Сотрудник организации стремится к закреплению информации в документах при решении следующих задач: управление текущей работой, когда это связано с поступлением и передачей большого количества информации; управление ресурсами организации во времени и в пространстве в текущем режиме и в перспективе на будущее; управление (координация работой) подчиненного ему персонала; реализация договоренностей с внешними организациями; отражение хода мероприятий, событий; анализ различных данных, их оценка; подведение итогов работы за определенный период; планирование рабочего времени.

Таким образом, сотрудник, составляя тот или иной вид служебного документа, осуществляет определенную функцию в соответствии со своей ролью в организации, со своими должностными обязанностями. Качество и своевременность подготовки документов влияет на показатели работы, как отдельного сотрудника, так и организации в целом, а значит, повышает ее конкурентоспособность.

6. Проектирование схемы маршрута движения поступающих, отправляемых и исполняемых документов (приложение 9, 10).

Для выбора оптимальных маршрутов движения документов в организации разработаны рациональные маршрутно-технологические схемы движения и обработки документов. Схемы позволяют определить места операций по их обработке.

Документы в организации передаются из одного структурного подразделения в другое или от исполнителя к исполнителю, а с ними совершаются определенные делопроизводственные операции. Следовательно, оперативность решения вопросов, зафиксированных в документах, зависит от скорости доставки и обработки документов, что в свою очередь обусловлено организацией документооборота в организации.

Основные принципы организации документооборота: прохождение документов должно быть оперативным; каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвращение документов; порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.

Таким образом, основная задача организации документооборота -- прямоточность в движении документов и однократность их обработки.

Обработка входящих документов представляет первый этап работы с полученными документами.

Входящий документопоток составляют: документы вышестоящих организаций, документы подведомственных организаций, документы прочих организаций, жалобы и заявления граждан.

Исходящие документы в процессе обработки также проходят ряд инстанций. Работа над ними складывается из составления проекта документа, перепечатки, согласования, визирования, подписания, регистрации и обработки для отправки.

Внутренние документы проходят следующие стадии: подготовка проекта документа, перепечатка, согласование, визирование, подписание, передача адресату. Поэтому маршруты их прохождения на этапах подготовки и оформления те же, что и у исходящих документов, а на этапе исполнения совпадают с маршрутами входящих документов.

Наибольшая экономическая эффективность достигается при централизованной системе учета, т.е. при сосредоточении всех регистрационных операций в одном месте, централизация учета документов создает условия для однократной их регистрации и механизации отдельных операций. Централизованная система позволяет создать единый информационный центр организации, а также вести оперативный контроль за широким кругом документов. Структурные подразделения при этом освобождаются от многочисленных дублирующих операций.

Введение 3

1. Проблемы совершенствования систем документооборота с применением современных ИТ 7

2. Анализ и совершенствование системы ДОУ ОАО «СЗЭИ» с использованием информационных технологий 21

3. Направления совершенствования документационного обеспечения управленческой деятельности ОАО «СЗЭИ» 25

Заключение 35

Список использованных источников и литературы 40

Приложения 43

Введение

Все большее внимание в нашей стране уделяется проблеме повышения эффективности функционирования управления на основе внедрения информационно-коммуникационных технологий. В настоящее время на государственном уровне рассматриваются концепции создания электронного правительства, внедрения электронных административных регламентов, объединения государственных информационных ресурсов 1 . Информационные ресурсы составляют основу деятельности любой информационной структуры. Для эффективного построения новых и реорганизации функционирующих технологий управления, обоснования решений по автоматизации информационного и документационного сопровождения управления на предприятиях требуется соответствующее качественное научно-методическое обеспечение, отвечающее современным представлениям об организации и процессах управления и задачах по их совершенствованию, что подчеркивает актуальность выбранной темы научной работы. Потребность в изменении и постоянном совершенствовании документационного обеспечения управления обусловлена важностью роли, принадлежащей информации в системе социально-экономического управления, в которых информация, аккумулированная в различных сообщениях, сведениях, данных об отдельных событиях, явлениях, фактах в документы – формы, пригодные для использования, служит информационным ресурсом общества. 2 Целью данной работы является выявления направлений совершенствования документационного обеспечения управленческой деятельности организации с использованием информационных технологии (далее − ИТ) на примере ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий». Объектом исследования в работе является ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий», а предметом исследования: документационное обеспечение его управленческой деятельности с использованием ИТ.

Для достижения поставленной в работе цели необходимо последовательно решить ряд задач: изучить теоретические аспекты документационного обеспечения управленческой деятельности; провести анализ существующей системы документационного обеспечения управленческой деятельности ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий», предложить направления совершенствования данной системы и определить эффективности предложений.

Оценивая степень разработанности изучаемой проблемы, следует отметить, что переломный этап в понимании документа как объекта документоведения относится к 80-м годам ХХ века и связывается с принципиальным изменением способов фиксации, передачи и чтения информации 3 . Электронным документам посвящены научные работы ВНИИДАД, РГАНТД, ГАРФ. Обзор показал, что степень изученности разных проблем электронных документов неодинакова, и послужил импульсом к составлению Росархивом (ВНИИДАД) программы научных исследований на 2001-2010 гг. «Электронные документы», включающей примерный перечень направлений научных исследований, нормативно-методических и экспериментальных разработок в области электронных документов 4 . В работах Митяева К. Г., Лившица Я.З., Цикулина В. А., Кузнецовой Т. В., Соковой А. Н., Ларина М. В., Мингалева B.C., Бачило И.Л., Банасюкевича В.Д., Красавина А.С., Илюшенко М.П., Костомарова М.Н., Степанова Е.А., Додоновой М.И., Лосева В.И., Райхцаума А.Л., Андреевой В.И., Янковой В.Ф., Кузнецова С.Л., Пшенко А.В., Славко Т.И., Алексенцева А.И., Архиповой Н.И., Овчинниковой Н.В., Бобылевой М.П. и др., получили развитие исторические, теоретические и прикладные проблемы документационного обеспечения управления, документоведения, организации делопроизводства и документационного обеспечения управления, автоматизации работы с документами.

Из обширного круга различных публикаций по проблемам автоматизации процессов управления и документационного обеспечения наиболее привлекательными для темы работы представляются изданные в последнее время методические разработки по вопросам проектирования электронной документации и электронного документооборота, среди которых выделяются работы Д.А. Романова, Т.Н.Ильиной, А.Ю.Логиновой, Майкла Дж. Саттона, Н.Н. Куняева 5 . В данных работах содержатся взгляды на электронный документооборот и различные элементы системы электронного документооборота, основанные на использовании компьютерных информационных технологий, излагаются методические основы их внедрения, обобщен отечественный и зарубежных опыт постановки задач и разработки решений по управлению документацией в корпоративных системах, требующих интеграции различных информационных платформ и аппаратно-программных средств. Проведенный анализ состояния теоретического фундамента формирования и совершенствования документационного обеспечения управления свидетельствует о том, что многие стороны данной проблемы еще не нашли достаточно полного отражения в публикациях.

Основой методологии исследования, проведенного в данной работе, является системный подход к анализу развития документационного обеспечения в системе управления предприятием. Методология работы представляет собой соединение традиционных общенаучных и специальных методов. Для решения поставленных задач использовались методы: сравнительного и системно-структурного анализа, классификационный, статистический, графический. Методологический фундамент исследования составили принципы объективности и системности, диалектическое представление об процессе и возможностях его познания. Выбор структуры работы обусловлен поставленной целью и последовательностью решаемых задач: работа состоит из введения, трех разделов, заключения, списка использованных источников и литературы и приложений.

1. Проблемы совершенствования систем документооборота с применением современных ИТ

В современной социально-экономической обстановке в условиях поиска оптимальных путей информатизации общества и вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы документационного обеспечения управления, при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают нормативный или упорядоченный характер.

Многими учеными в настоящее время признаются приоритетными документоведческие, правовые, экономические, организационные, кадровые и другие аспекты документационного обеспечения управления. Исследователи констатируют нахождение в рассматриваемой проблеме как исторически унаследованных характеристик, так и новых, связанных с коренными техническими и социально-экономическими преобразованиями в сфере документации и отмечают, что недостаточная научно-теоретическая разработанность и отсутствие должного государственного внимания к созданию концептуальной базы и выработке единых подходов к организации ДОУ влекут за собой различные отрицательные последствия, в частности, отрыв от международных правил и технологий, неэффективность и недостаточную ценность сохраняемых информационных ресурсов и т.д. 1

В начале 90-х годов ХХ века появился новый класс систем документооборота, предназначенных для управления электронными документами, отличными от их образов. В основном это были файлы текстовых процессоров – так появился новый класс систем, названный системами управления документами. Развитие функциональности, добавление функций работы с образами документов привело к тому, что в современных системах управления документами кроме функций хранения и поиска, появились функции контроля жизненного цикла документа – в отличие от своих предшественников, системы управления документами предназначены для работы с динамическими документами.

Документ является основным способом представления информации, на основе которой функционирует любое предприятие. Информация бывает структурированная, предполагающая, что за ее хранение и управление отвечают базы данных и прикладные информационные системы, и неструктурированная – простые документы 2 . Существует зависимость между структурированными и неструктурированными документами, например накладная на отпуск товара и транзакция в прикладной информационной системе о списании товара со склада, причем, только накладная имеет юридическую силу в отличие от транзакции в базе данных.

Сегодня пришло понимание необходимости автоматизации хранения и обработки неструктурированной информации, так как ее объемы такие, что обрабатывать ее вручную уже не представляется возможным. Однако подходы и концепции построения систем, предназначенных для автоматизации документооборота, имеют некоторые различия. В настоящее время спектр задач систем документооборота определяются стадией жизненного цикла документа, которую необходимо поддерживать. Жизненный цикл документа состоит из двух основных стадий и представлен на рисунке 1.

Рис. 1. Жизненный цикл документа 3

Стадия разработки документа может включать: непосредственно разработка содержания документа; оформление документа; утверждение документа.

В том случае если документ находится на стадии разработки, то он считается неопубликованным, и права на документ определяются правами доступа конкретного пользователя. Стадия опубликованного документа может включать: активный доступ; архивный документ (краткосрочного хранения; долгосрочного хранения); уничтожение документа.

Когда документ переходит на вторую стадию, он считается опубликованным, тогда права на документ остаются только одни – доступ на чтение.

В качестве примера опубликованного документа можно привести шаблон стандартного бланка предприятия. Кроме права доступа на чтение могут существовать права на перевод опубликованного документа в стадию разработки. В зависимости от конкретной стадии жизненного цикла документа, с которым имеет дело система документооборота, архивы, существующие в ней для хранения документов, условно подразделяются на статистические и динамические архивы. В статистических архивах хранятся только опубликованные документы. В динамических архивах могут содержаться как опубликованные документы, так и те, что находятся в разработке.

К основным существующим проблемам документационного обеспечения управления в настоящее время, относятся: необходимость разработки единых нормативно-методических основ, принципов и правил документирования информации и работы с документированной информацией; проблемы стандартизации и унификации документов; разработка общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации; обеспечение информационной безопасности и защиты информации от несанкционированного доступа.

В связи с принятием закона об информации, а также коренными изменениями социально-экономической ситуации в стране, остро назревшей необходимостью, становится обновление всего комплекса нормативного и методического обеспечения организации работы с документированной информацией на различных уровнях государственного, общественного и экономического управления 4 .

В настоящее время многими учеными отмечается несовершенство действующей системы управления документацией, информационными ресурсами в целом, являющееся результатом, в первую очередь, неопределенности организационно-правового статуса данной функции, ее недооценки; несоответствие потребностям времени научно-методического управления документацией, базирующегося на разработках, не выходящих преимущественно за пределы начала 90-х годов ХХ века; отставание документоведческих разработок нормативного и методического характера от темпов развития информационных технологий и изменений носителей информации, при отсутствии требований к техническому оснащению органов управления и процессов документирования и продвижения документированной информации по «вертикали» и «горизонтали»; несовершенство процессов формирования, обработки, текущего и архивного хранения и использования документации органов управления; недостаточное внимание к кадровому обеспечению управления документацией в органах управления.

Все более возрастающее значение в последнее время приобретают задачи организации упорядочения и регламентации государственного и ведомственного хранения документации на нетрадиционных носителях, которые до сих пор решаются на эмпирическом уровне в отдельных учреждениях и практически не регламентируются общегосударственными нормами. По-прежнему важной задачей остается сопряжение аппаратно-программной среды, редакторских программных и других средств документирования и обработки документной информации.

Согласование и сопряжение этих систем и документов должны стать предметом самого пристального государственного внимания, так как существенно влияют на возможности и эффективность автоматизированного ДОУ. Нерешенность, в частности, вопросов электронного юридического атрибутирования документов препятствует организации электронного документирования, документооборота, хранения и защиты информации от несанкционированного доступа.

Специфика машиночитаемых данных состоит в том, что они не могут восприниматься в том физическом виде, в каком они хранятся на носителе и зависят от технологии, формата и стандарта, в рамках которых они создаются. Пройдя через ряд предусмотренных процедур, данные предстают в понятном пользователю виде (в распечатанном виде, на экране монитора и т.п.), что порождает терминологические разногласия, наблюдаемые как в среде ученых, так и в среде специалистов и практиков. В одном случае под электронным документом понимается машинный носитель информации, в другом - отдельный файл на этом носителе, в третьем - распечатка на бумаге, в четвертом - некая «матрица в памяти компьютера». Во многих случаях за документ принимается изображение на экране, в том числе полученное по электронной почте, из Интернета и других сетей.

С проблемой электронного документа тесно связана проблема электронного документооборота, автоматизации ДОУ. В настоящее время различными фирмами разработано и внедрено большое число автоматизированных систем управления документацией (АСУД), характеризующихся специфическими подходами и компьютерно - коммуникационным средствам реализации.

К сожалению, в этих разработках практически отсутствует унифицированная терминология. Продукция фирм разработчиков носит такие названия как: система автоматизации документооборота, компьютерная система автоматизации делопроизводства и документооборота, система управления делопроизводством, распределенная система управления документами, электронный архив и т.п. Разнообразие в названиях разработанных и разрабатываемых систем говорит лишь о том, что сегодня эта область информационного рынка еще не оформилась в качестве самостоятельно сегмента, и в ряде случаев продукты АСУД появляются как сопутствующие разработки или побочный продукт при решении других более сложных задач. Тем не менее, число АСУД растет достаточно быстро. Примерно 30-40 компаний регулярно участвуют в конференциях DOCFLOW и предлагают свои разработки потребителям 5 . Многие АСУД разрабатываются индивидуально для внутреннего использования и на рынок не выставляются.

В настоящее время, в этом секторе информационной индустрии, несмотря на очевидную необходимость, не отлажена система мониторинга разработок, появляющихся на рынке, нет также и четко функционирующей системы их лицензирования и сертификации 6 . Редкими являются обзоры специалистов по системам данного типа в ведущих компьютерных и информационных изданиях, не говоря уже об изданиях для делопроизводства и архивов. Ни одна из участвующих в сравнительном анализе систем не тестируется на соответствие действующим стандартам и правилам работы с документами, не сопоставляются затраты на внедрение той или иной системы с получаемыми прямыми и косвенными выгодами (не говоря уже об экономическом эффекте). Очевидно, что этой работой следует заниматься независимым экспертам, например ВНИИДАД, для более квалифицированной оценки достоинств или недостатков той или иной АСУД.

В связи с тем, что в качестве направления совершенствования документационного обеспечения управленческой деятельности ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий» в данной работе выбрано внедрение в ее деятельность комплексной автоматизированной системы документационного обеспечения управленческой деятельности, в рамках первой главы представляется значимым рассмотреть основные требования к оптимальной АСУД, для выбора из существующих в настоящее время на рынке.

Специалисты отмечают, что для создания полноценного продукта важен именно системный подход, который позволяет после внедрения АСУД говорить о комплексном решении задачи документационного обеспечения управления в организации 7 . Помимо этого, важное значение для потребителя имеет стоимость системы и масштаб организации, в которой ее можно применить, объем документооборота.

При выборе необходимой системы, прежде всего следует учесть, для какого типа управленческой структуры подбирается АСУД: сложные иерархические структуры (министерство, ведомство, корпорация, банк и т.п.); территориальные органы управления (администрации городов, субъектов федерации, муниципалитета и т.п.); коммерческие и некоммерческие организации среднего и низшего уровня 8 .

Анализ литературы по проблеме позволяет сформулировать определенные требования к современной системе управления документации в организации. АСУД должна выполнять все задачи документационного обеспечения управления в полном объеме: подготовку документов, их регистрацию, контроль за исполнением, поиск документов, их хранение и справочную работу по массиву документов. Система должна быть построена на единых методологических принципах, программно-технических и технологических решениях и в рамках действующих организационно-правовых условий в виде отечественного законодательства, государственных стандартов, инструкций и требований.

АСУД должна обеспечить полноценное использование (интегрирование) накопленного информационного ресурса и реализовывать принцип однократного ввода информации и ее многократного использования как подокументно, так и фактически. Система также должна помогать администраторам, выбирать маршруты движения документации внутри организации, обеспечивая необходимую степень защиты информации от несанкционированного доступа.

АСУД в современных условиях должна быть способна к расширению по определенным компонентам (количество технических устройств и технологий, количество документов (объем информации), количество пользователей) и уметь адаптироваться в разумных пределах к меняющимся требованиям пользователей.

Оценка эффективности является наиболее сложно формализуемым аспектом внедрения АСУД. первую очередь потому, что эта система, чаще всего не является осознанной крайней необходимостью для руководства предприятием (в отличии от, например, торговой системы для супермаркета или базы данных для реестра населения), а с другой, - требует определенных расходов на внедрение и сопровождение. Как для любой автоматизированной системы, эффект от внедрения АСУД подразделяется на две части: прямой эффект от внедрения системы, связанный с экономией средств на материалы, рабочее время сотрудников и т. д., и косвенный эффект, связанный с теми преимуществами для функционирования организации, которые дает АСУД (прозрачность управления, контроль исполнительской дисциплины, возможность накопления знаний и др.). Эффект второго типа оценить в общем случае очень сложно. Сложность заключается в том, что оценка всегда будет экспертной, а такую оценку можно очень легко поставить под сомнение. В действительности же этот эффект существенно превышает непосредственную экономию от внедрения АСУД в виде неизрасходованной бумаги или уменьшения трудозатрат.

Для расчета эффективности внедрения АСУД в организации на первом этапе необходимо определить расходы на ее внедрение. Для определения расходов необходимо рассчитать стоимость одной лицензии программного обеспечения. Ее стоимость в существенной степени зависит от числа закупаемых лицензий, то есть – от количества рабочих мест в АСУД. Далее рассчитывается стоимость дополнительной техники, необходимой для внедрения АСУД (компьютеры, принтеры, сканеры и т. д.). Далее рассчитывается полная стоимость работ по внедрению системы. Расчет проводится по формуле 9:

V=M*W + M*W*F(N), (1.1)

где: V – стоимость работ по внедрению системы;

M –количество человеко-месяцев, требуемое для осуществления работ по внедрению (обычно от 4 до 6 человеко-месяцев);

W – средняя стоимость 1 месяца работ (включающая работы по проработке требований, созданию проекта внедрения, доработке программного обеспечения, инсталляции и обучению);

F - функция характеристики размера организации, она служит «поправкой», позволяющей учесть в расходах усложнение задачи за счет величины размера организации.

Поведение этой функции приведено на графике (см. рисунок 2).

Рис. 2. Характер функции F – зависимости величины коэффициента для расчета поправки к V – стоимости работ при учете числа рабочих мест в АСУД 10 .

Стоимость работ по внедрению системы не пропорциональна размеру организации, но, естественно, находится в определенной зависимости от него. Стоимость внедрения в существенной степени зависит от того, как будет организовано внедрение, чьими силами оно будет проводиться, во сколько этапов. Еще одна статья расхода, которую необходимо учесть, это расходы на администрирование и сопровождение системы. Далее проводится расчет прогнозируемых доходов организации от внедрения АСУД.

Изначально проводится оценка прямой экономии средств. Она включает стоимость бумаги, сэкономленной при внедрении такой системы, и стоимость сэкономленного рабочего времени сотрудников. Это постоянные расходы, поэтому для оценки срока окупаемости системы достаточно рассчитать расходы за месяц. Расходы существенно варьируются в зависимости от вида деятельности организации, и расчеты будут носить существенно априорный характер усредненных оценок.

Максимальную стоимость расходуемой в месяц бумаги можно подсчитать, исходя из возможностей одного сотрудника прочитать и усвоить определенное количество страниц документов в месяц. На основе простого эксперимента можно выяснить, что в течение рабочего дня один средний сотрудник в состоянии прочесть не более 100 машинописных листов документов. С другой стороны, минимальный объем страниц, которые читает один сотрудник в течение рабочего дня, не может быть меньше одного полного документа, то есть 4-5 страниц, иначе этот сотрудник не работает с документами, а значит, не представляет интереса с точки зрения внедрения АСУД.

Разброс получается большой, поэтому для практического подсчета лучше получить данные по закупке писчей бумаги из бухгалтерии, но по данным статистики, на одного сотрудника средней организации приходится 25 страниц в день. Расчет расходов на бумагу в месяц будет проводиться по формуле 11:

R1 = D *S* P*N, (1.2)

где: P - стоимость одного листа бумаги с нанесенной информацией (ксерокс, печать);

N – количество сотрудников;

D – количество рабочих дней в месяце;

S – количество листов на 1 сотрудника в день

Стоимость сбереженного рабочего времени оценить сложнее, она складывается из следующих факторов: экономия усилий за счет повторного использования существующих документов; экономия времени на поиск нужных документов за счет систематизации в хранении документов и эффективных средств поиска информации; ускорение всех бизнес-процессов за счет их автоматизации, формализации и контроля исполнительской дисциплины.

Для перевода данных факторов в конкретные оценки необходимо сделать экспертные оценки. Так как любая организация постоянно занимается решением достаточно похожих друг на друга задач, то очевидно, что возможность повторного использования существующих документов весьма реальна. Если для одних типов документов (договоры, письма, приглашения) такое повторное использование – устоявшаяся практика в большинстве мест, то для документов типа коммерческих предложений, аналитических обзоров, предварительных проектов или даже просто переписки, к сожалению, процент повторного использования в большинстве случаев равен нулю. Практически для любого документа в достаточно давно существующей организации всегда найдется прототип. Чаще всего от прототипа можно будет «взять» от 20 до 30% (не от объема текста, а по трудозатратам на создание), остальное – специфика отдельного случая, которая требует продумывания и принятия решений, таким образом, коэффициент повторного использования будет равен 25%. Если предположить, что каждый сотрудник тратит на создание новых документов примерно 30% своего рабочего времени, то общая экономия времени сотрудников составит примерно 5% от их полного рабочего времени. Экономия времени на поиск документа достаточно хорошо измерена адептами внедрения АСУД. В рекламных целях называют цифры, доходящие до 30% рабочего времени сотрудника.

Ускорение бизнес-процессов – наиболее очевидная выгода от внедрения АСУД. Она тяжело поддается априорной оценке, но попробуем все же какую-то оценку произвести. При бумажном документообороте почта сотрудникам обычно разносится канцелярией два раза в день. Таким образом, в зависимости от списка согласования документ может проходить инстанции от трех дней до месяца и более. Любая задержка исполнения только увеличивает этот срок. Контроль задержки исполнения по отдельным документам невозможен, а комплексный контроль исполнительской дисциплины отдельного сотрудника осложняется непрозрачностью его деятельности.

При внедрении АСУД документы передаются в следующую инстанцию сразу же после исполнения. При любых задержках кем-либо из исполнителей можно видеть как сроки задержки, так и загрузку исполнителя другими работами, и соответственно можно принять меры. С учетом этого документ, который обычно исполняется не менее трех дней, может быть исполнен в один -два дня, а время исполнения документов, которые проходят через многостадийное утверждение и согласование, может быть сокращено в несколько раз.

Несмотря на проблемы внедрения, упомянутые выше, АСУД находят все более широкое применение именно потому, что эффект от них измеряется не прямой экономией ресурсов, а повышением качества работы организации.

Для коммерческих предприятий это – фактор выживания, для ведомств и государственных структур - возможность более эффективно решать государственные задачи, реализовать возможность оперативного взаимодействия с различными субъектами и между ведомствами. При условии внедрения таких систем государственное управление станет более прозрачным, информативным и оперативным. Из всего спектра технологий, применение которых в рамках структур государственного управления уже назрело, системы электронного документооборота являются одними из ключевых.

В завершение изучения проблем совершенствования систем документооборота в организации представляется возможным сделать ряд выводов.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) организации – важнейшая обслуживающая функция управления, которая имеет свои специфические задачи и должна, выполнятся самостоятельным, организационно-обособленным структурным подразделением – службой документационного обеспечения управления. ДОУ охватывает жизненный цикл документов с момента их рождения, выполнения ими соответствующих задач в управлении до уничтожения или передачи в архив. Это управление всеми системами документации в целях сокращения объема документооборота, повышения качества документов и своевременного обеспечения актуальной информацией, необходимой для принятия решений в условиях применения современной техники и новых информационных технологий. Оно основывается на принципах экономичности и эффективности и на широком использовании новых информационных технологий, обеспечивающих качественный менеджмент по отношению к документации организации как полноценному ресурсу управления.

Нормативно-методическая база ДОУ – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработку, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты. К основным проблемам документационного обеспечения управления относятся: необходимость разработки единых нормативно-методических основ, принципов и правил документирования информации и работы с документированной информацией; проблемы стандартизации и унификации документов; разработка общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации; обеспечение информационной безопасности и защиты информации от несанкционированного доступа.

2. Анализ и совершенствование системы ДОУ ОАО «СЗЭИ» с использованием информационных технологий

Самарский завод электромонтажных изделий был образован в 1961 году. В 1992 году произошло преобразование завода в открытое акционерное общество 1 . В настоящее время Самарский завод электромонтажных изделий является открытым акционерным обществом, действующим на основании устава и законодательства Российской Федерации. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления в ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий» проводится на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами отделом по делопроизводству. В целях объективного анализа системы ДОУ на изучаемом предприятии проведем сравнительный анализ фактической численности сотрудников отдела и нормативной численности 2 .

Анализ численности проводился на основе сравнительного анализа затрат на отдельные операции по работе с документами. Результаты анализа представлены в Приложении 1. Данные, необходимые для расчетов нормативной численности персонала представлены в приложении 2. В настоящее время отдел делопроизводства насчитывает 13 человек, в то время, как только по нормативам временных затрат, он должен включать 14 человек, а с учетом затрат реального времени – 15 человек. Таким образом, можно сделать вывод, что при существующем объеме работы в отделе по делопроизводству наблюдается значительная нехватка кадров. Движение документов в данной организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий». Основные операции по документообороту представлены в приложении 1.

Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними на предприятии, регламентируются инструкцией по делопроизводству, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями их работников и т.д.

Перечень документов, обязательных для хранения в ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий» изложен в Уставе данного предприятия.

В случае реорганизации предприятия все документы должны быть переданы в установленном порядке правопреемнику, а при ликвидации предприятия документы постоянного хранения, имеющие научно- историческое значение, передаются на государственное хранение в Федеральную архивную службу России, документы по личному составу (приказы, личные дела и карточки учета, лицевые счета и т.п.) передаются на хранение в соответствующий архив субъекта Российской Федерации. Передача и упорядочение документов осуществляется силами и за счет средств предприятия в соответствии с требованиями архивных органов, информация об ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий» предоставляется им в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.

Предприятие обеспечивает своим акционерам доступ к документам, с учетом ограничений, установленных законодательством Российской Федерации. К документам бухгалтерского учета имеют право доступа акционеры (акционер), имеющие в совокупности не менее 25 процентов голосующих акций предприятия. ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий» обязано по требованию лиц, имеющих право доступа к документам, предоставить им копии указанных документов. Размер платы за копирование устанавливается Генеральным директором предприятия и не может превышать стоимости расходов на изготовление копий документов. Предприятие обеспечивает своим акционерам и сотрудникам доступ к информации с соблюдением требований законодательства о государственной тайне. Система делопроизводства в ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий» носит частично-централизированный характер.

В зависимости от особенностей прохождения документов в ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий» они подразделяются на три крупные группы: входящие, исходящие, внут­ренние.

Обработка входящих документов проводится в смешанной, бумажно-электронной форме. Описание технологии обработки входящих документов представлено в приложении 3, технология обработки исходящих и внутренних документов – в приложении 4.

Одним из неотъемлемых элементов документационного обеспечения управления в ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий» является организация контроля за исполнением документов. Контролю за исполнением подлежат наиболее важные документы. Контролю подлежат документы, требующие исполнения. Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах 3 .

Практическая работа по контролю осуществляют сотрудники отдела делопроизводства по поручению руководства ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий» (за исключением бухгалтерских и кадровых документов). Для ведения контроля исполнения используется электронный журнал «Документы на контроль», который является элементом базы данных «Дело» (см. приложение 5).

Недостатком существующего порядка контроля за исполнением документов является то, что формируемые базы не сведены в одну единую и в каждом подразделении ведется своя база. Контроль исполнения документов в ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий» проводится не в полном соответствии с существующими требованиями, так как результаты исполнения должны обязательно отмечаться на документе, не только в регистрационных базах.

Также к недостаткам можно отнести то, что база данных (электронный журнал), формируемая в процессе регистрации, не используется для ведения контроля, это приводит к дублированию ввода информации документов.

Анализ существующей на предприятии ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий» системы документационного обеспечения управления в трех основных аспектах (документирование (составление, оформление, согласование и изготовление документов); организация работы с документами в процессе осуществления управления (обеспечение движения, контроля исполнения, хранения и использования документов); систематизация архива документов) позволил выявить ее основные недостатки: объем работ, выполняемых сотрудниками отдела делопроизводства, при сохранении применяемых технологий обработки документов, предполагает расширение его штатов; в связи со значительным количеством структурных подразделений существующая технология передачи документов сотрудникам достаточно трудоемка и затруднен контроль данного процесса; частичная автоматизация документационного обеспечения управления создает сложности в получении оперативной и достоверной информации о ходе исполнения документов и о выполнении поручения по входящему документу, приводит к значительным временным затратам на поиск документов по структурным подразделениям; использование сотрудниками структурных подразделения различных специализированных сложносовместимых программных продуктов при составлении документов (бухгалтерия – система 1С; кадры – база данных в MS Excel, отдел делопроизводства – БД «Дело») приводит к дублированию информации, а зачастую, к ее искажению; у руководства предприятием отсутствует необходимая степень полноты информации о качественном и количественном составе документооборота в ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий». Изложенные недостатки и отсутствие единого информационного пространства в ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий» замедляет процесс принятия и реализации управленческих решений, уменьшает эффективность управления из-за недостаточности и разобщенности информации.

3. Направления совершенствования документационного обеспечения управленческой деятельности ОАО «СЗЭИ»

Выявленные недостатки позволили определить направления совершенствования системы документационного обеспечения управления в ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий».

Повышение эффективности работы аппарата управления может быть достигнуто за счет совершенствования его структуры, повышения квалификации кадров, улучшения организации, механизации и автоматизации выполнения наиболее трудоемких процессов управленческой деятельности.

Наибольший эффект достигается при комплексном, взаимосвязанном и гармоничном развитии всех этих направлений. На современном этапе можно отметить, что в связи с развитием информационных технологий значительно повысилась эффективность работы, но их внедрение на предприятиях происходит постепенно, что связано со значительными финансовыми и организационными затратами.

Наиболее оптимальным для ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий» в аспекте совершенствования документационного обеспечения управления представляется переход к принципиально иной информационной технологии в органах управления, основанной на органичном включении комплекса технических средств в управленческий процесс – автоматизированной системе документационного обеспечения управления.

Выбор автоматизированной информационной системы документационного обеспечения управления (АИС ДОУ) является в настоящее время весьма актуальной задачей для многих отечественных организаций и предприятий. Большинство публикаций на данную тему посвящено в основном отдельным функциональным достоинствам и недостаткам различных систем электронного документооборота. В них, как правило, не рассматриваются и не учитываются в полной мере требования самого объекта автоматизации - управленческой деятельности.

Анализ существующей литературы по проблемам автоматизации ДОУ и синтез полученных результатов с выявленными в ходе данной работы недостатками существующей системы ДОУ в ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий» позволил выявить совокупность наиболее значимых факторов, которые необходимо принимать во внимание при выборе оптимальной для ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий» АИС ДОУ.

Эффективная АИС ДОУ призвана повысить эффективность управленческой деятельности организации за счет автоматизации всего комплекса работ с документами и должна решать следующие основные задачи: документирование (подготовка, оформление, согласование, утверждение и выпуск документов); обеспечение документооборота организации (регистрация и движение документов и их проектов, контроль исполнения поручений по обработке документов, списание в дело и поиск документов); архивное хранение (обеспечение поиска, выполнение правил хранения, использования и уничтожения архивных документов). Структура требований к оптимальной для ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий» АИС ДОУ, интерпретированных графически в составляющие АИС ДОУ, представлена на рисунке 3.

АИС ДОУ образует единое информационное пространство, предоставляющее пользователям средства совместной работы со всеми документами организации: поступающей и исходящей корреспонденцией, внутренними организационно-распорядительными материалами, а также с сопроводительной перепиской - в течение всего их жизненного цикла, а после завершения «активной жизни» документов система должна поддерживать их архивное хранение или фиксировать информацию об их уничтожении.

Представляется значимым при выборе оптимальной для ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий» АИС ДОУ учитывать следующие аспекты: учитывает ли система технологии ведения делопроизводства и документооборота, принятые на предприятии; поддерживает ли оборот документов, представленных как в бумажной, так и в электронной форме; обладает ли достаточной функциональной полнотой; имеет ли приемлемые эксплуатационные характеристики.

Рис. 3. Структурная схема АИС ДОУ для ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий»

На выбор АИС ДОУ так же влияет размер затрат на ее приобретение и эксплуатацию, а так же набор предлагаемых услуг по сопровождению системы.

Обзор отечественного рынка АИС ДОУ позволил выявить три основные группы данных систем: системы, разработанные российскими фирмами на базе промышленных СУБД («Дело», «LanDocs», «OPTIMA-WorkFlow», «Кодекс», «Делопроизводство» и др.); русифицированные версии популярных западных продуктов («Documentum 4», «DOCS Open», «Lotus Domino/Notes», «DocuLive» и т. д.); системы, созданные российскими фирмами на платформе Lotus Notes («CompanyMedia», «БОСС-Референт», «Эскадо» и др.).

На основании анализа существующих АИС ДОУ и выявленных проблем документационного обеспечения управления в ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий» представляется значимым обеспечение выбранной системой: единой регистрации всей входящей корреспонденции, включая письма и обращения граждан, с последующим направлением документов на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения; единой регистрации всей исходящей корреспонденции и внутренних документов организации; регистрацию движения документов (документооборота) внутри организации, включая резолюции, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов; списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел; контроль своевременного исполнения поручений, обращений граждан, организаций, резолюций и указаний руководства; проверку правильности и своевременности исполнения документов; поиск документов и получение статистических отчетов по документообороту организации; формирование реестров отправки для экспедиции учреждения или отправку документов с помощью систем электронной почты.

Также система автоматизации делопроизводства и документооборота должна функционировать в локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников структурных подразделений и филиалов, участвующих в процессах делопроизводственной деятельности.

Наиболее полно сформулированным требованиям удовлетворяет система «Летограф» – автоматизированная система документооборота и бизнес-процессов (workflow), которая интегрирована с учетной системой «1С:Предприятие 8.1», используемой в бухгалтерии ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий».

Интеграция данной АИС ДОУ с системой «1С:Предприятие 8.0» позволяет избежать двойного ввода данных (данные из учетной системы могут сразу попадать в контур документооборота) и значительно ускорить обработку информации, разделить и упорядочить функции по вводу и обработке данных в организации. За счет интеграции с учетной системой в ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий» упрощается и ускоряется документооборот. Документы вводятся в единое место хранения централизованно. Обеспечен доступ различным пользователям и информационным системам для решения разных задач. К каждому первичному документу можно прикрепить другие документы (файлы, тексты, изображения оригиналов), и собрать всю документальную базу в единой системе. Нет необходимости разрабатывать и поддерживать технические конвертеры, шлюзы и обработки интеграции с корпоративной учетной системой. Основная задача АИС ДОУ «Летограф» - автоматизация документооборота и выполнения бизнес-процессов.

Данный программный продукт позволяет решать задачи описать и оптимизировать бизнес-процессы, выполнить учет, планирование и анализ в различных областях управления.

К основным достоинствам системы «Летограф» относятся: наличие готовых схем документооборота, бизнес-процессов и методики внедрения; визуальный способ настроек, интеграция с существующей системой документооборота «Дело». Визуальная настройка (без кодирования) позволяет значительно сократить сроки внедрения, гарантировать успешность проекта. Снижаются затраты на внедрение за счет исключения целых этапов (конфигурирования и кодирования в "1С:Конфигураторе", и отладки кода).

Еще одним преимуществом является снижение затрат на последующее сопровождение и развитие: любые сделанные ранее настройки можно скопировать, сохранив исходные данные, и внести изменения.

Таким образом, данная АИС ДОУ всегда может по функциональным возможностям соответствовать уровню развития ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий», что максимально сокращает сроки и риски внедрения. «Летограф» позволяет точно настроить существующую систему бюджетирования и развивать ее вместе с ростом системы управления в техническом и методическом плане.

В состав поставки включены примеры схем бизнес-процессов, которые были успешно внедрены на других предприятиях. В «Летограф» существует «библиотека» (Интернет-репозитарий) отраслевых и специализированных бизнес-процессов, шаблонов документов и настроек. Внедрение начинается с выбора наиболее подходящей модели, с использованием уже накопленного практического опыта и знаний консультантов. Система позволяет нормализовать и оптимизировать бизнес-процессы организации, описать конкретную систему документооборота, настроив необходимые процессы и виды документов, получить управленческие отчеты по архиву документов, хранить и структурировать информацию, облегчить ее поиск, автоматизировать хранение документов в виде электронного архива (с версиями, изображениями оригиналов и т.п.), автоматизировать постановку задач и передачу информации между участниками, согласно настроенных бизнес-процессов, контролировать выполнение каждой задачи, процесса и получать отчет о состоянии задачи, документа или работы 1 . Система обеспечивает поддержку следующих бизнес-процессов, графически представленных на рисунке 4.

Работа с внутренними документами организации подразумевает: подготовку проекта документа, его согласование и визирование в электронном виде; формирование поручений по документам, передачу визированных документов на ознакомление и исполнение сотрудникам; контроль прохождения документов; регистрацию документов, контроль ознакомления с приказами, инструкциями и т. д.; управление доступом к документу; быстрый поиск нужного документа; создание и хранения шаблонов документов.

Основные процессы, поддерживаемые АИС ДОУ «Летограф»

Работа с внутренними документами

Обработка входящих и исходящих документов

Работа с договорами организации

Управление внешними контактами

Ведение бухгалтерского и управленческого учета

Организация новостных каналов и конференций

Организация и планирование мероприятий

Поддержка инженерного обеспечения хозяйственных объектов ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий»

Рис. 4. Бизнес-процессы, поддерживаемые АИС ДОУ «Летограф»

Обработка входящих и исходящих документов включает следующие операции: контроль, учет, регистрация входящей/исходящей корреспонденции; наложение резолюций; пересылка документов внутри организации по настраиваемым маршрутам; перевод документов из бумажного вида в электронный и обратно, включая потоковое сканирование; сдача (помещение) документов после исполнения в дела; формирование истории переписки по вопросу; формирование поручений по документам; контроль исполнения документов; ведение статистики и формирование отчетов; настройка структуры регистрационного номера в соответствии с номенклатурой дел; управление доступом к документу.

Управление внешними контактами включает регистрацию различных видов контактов; планирование контактов со сторонними организациями; ведение истории контактов, формирование отчетов по контактам, быстрый поиск истории контактов с конкретной организацией.

Требования к объему научной работы не позволяют детализировано рассмотреть все возможности данной АИС ДОУ, значительная часть из них представлена в руководстве пользователя, доступном на сайте разработчиков.

Возможности программы позволяют сотрудникам структурных подразделения ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий» использовать информацию из введенных документов в учетной системе и формировать документы (и другие объекты) в учетной системе, и обеспечивают получение руководством предприятия оперативной и статистической отчетности по выполнению задач в компании по различным разрезам: исполнители, функция, сроки выполнения, документы и т.п.

Для внедрения системы в техническом аспекте необходимо: наличие компьютера у каждого конечного пользователя и два сервера: сервер приложений и сервер базы данных. Компьютеры должны быть объединены в локальную сеть. Технические требования в систематизированной форме приведены в таблице 1.

Таблица 1.

Требования к оборудованию для внедрения АИС «Летограф»

Программное обеспечение	Технические характеристики компьютера
Компьютер пользователя
ОС MS Windows 98/ME или MS Windows NT 4.0/2000/XP/2008 Server; 1С: Предприятие 8.0; платформа Microsoft. NET Framework 1.1, Internet Explorer 6.0 и выше, Microsoft Office	Процессор Intel Pentium III - IV Оперативная память от 512 Мбайт (рекомендуется от 1 Гбайт). Жесткий диск не менее 20 ГБ (при установке используется около 100 Мбайт). Устройство чтения компакт-дисков (в случае локальной установки). SVGA- дисплей.
Сервер приложений
ОС MS Windows 98/ME или MS Windows NT 4.0/2000/XP/2008 Server; 1С: Предприятие 8.0; платформа Microsoft. NET Framework 1.1	Процессор Intel Pentium III 1 ГГц. Оперативную память от 2 Гбайт Устройство чтения компакт-дисков.
Сервер базы данных
Операционная система MS Windows 2000/2008 Server. Microsoft SQL Server 2000 + Service Pack 3.	Процессор Intel Pentium Xeon 2 ГГц Оперативную память 2 Гбайт. Жесткий диск SCSI или RAID система

Технические требования к оборудованию удовлетворяют существующему уровню материально-технического обеспечения рабочих мест в ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий», таким образом для внедрения системы не требуется затрат на приобретение дополнительной оргтехники.

Техническое сопровождение типового программного обеспечения «Летограф» включает в себя предоставление: доступа к новым релизам программного обеспечения; консультаций «горячей линии» по электронной почте или по телефону; доступа к Интернет-депозитарию, информации о выходе и составе обновлений.

В стоимость программного обеспечения «Летограф» входит бесплатная техническая поддержка продолжительностью 12 месяцев со дня приобретения продукта. Цена подписки (свыше первого года) на годовую техническую поддержку «Летограф» составляет 15 % от стоимости приобретенного продукта по актуальному прайс-листу на момент приобретения подписки.

С установочным комплектом программного обеспечения поставляются методические документы: «Методика постановки бюджетного управления «Пять шагов к совершенству: Бизнес-процессы»; «Руководство пользователя» (на каждые три приобретаемых рабочих места включается одно руководство пользователя), «Руководство по внедрению» (сценарий настройки программы) и «Руководство для программиста по объединению конфигурации «Летограф» с произвольной конфигурацией для «1С:Предприятие».

Внедрении данной АИС ДОУ позволяет сократить затраты на: поиск документов – за счет единой системы хранения документов сократятся затраты персонала; согласование и передачу информации – за счет автоматической постановки и контроля исполнения задач; простои, вызванные ожиданием необходимой для принятия решения информации; обучение нового персонала, т.к. новые сотрудники будут получать контекстную информацию, видеть точный перечень своих функций (при этом система будет ограждать их от многих неверных действий, которые могли бы привести к потере времени адаптирующегося сотрудника и его коллег, на выполнение ненужных, ошибочных действий); на корпоративное обучение и внедрение новых правил и бизнес-процессов за счет возможности их автоматического проектирования и донесения до работников и автоматического контроля выполнения.

Логическая причинно-следственная связь между возможностями программы и эффектами от ее внедрения представлена в приложении 6.

Предложение направлений совершенствования документационного обеспечения управления в ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий» предполагает проведение расчетов по выявлению эффективности предлагаемых направлений (см. приложение 7).

Таким образом, использование предлагаемой системы документооборота позволит экономить ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий» ежегодно порядка 7,4 млн. рублей.

Проведенный расчет показывает, что внедрение системы «Летограф» позволяет исправить выявленный недостаток – несоответствие численности персонала в отделе делопроизводства объемам работ в сфере документационного обеспечения управления.

Таким образом, при внедрении предлагаемой АИС ДОУ сокращается объем работ и нет необходимости в увеличении штата сотрудников отдела делопроизводства завода.

Заключение

В условиях прогресса рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации. Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

К основным проблемам документационного обеспечения управления на российских предприятиях относятся: необходимость разработки единых нормативно-методических основ, принципов и правил документирования информации и работы с документированной информацией; проблемы стандартизации и унификации документов; разработка общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации; обеспечение информационной безопасности и защиты информации от несанкционированного доступа.

Применение на предприятии новых систем документооборота требует определения эффективности их внедрения. Эффект от внедрения подразделяется на: прямой эффект от внедрения системы, связанный с экономией средств на материалы, рабочее время сотрудников и т. д., и косвенный эффект, связанный с теми преимуществами для функционирования организации, которые дает АСУД (прозрачность управления, контроль исполнительской дисциплины, возможность накопления знаний и др.).

В данной работе был проведен анализ документационного обеспечения управления деятельностью предприятия с использованием информационных технологий на примере открытого акционерного общества «Самарский завод электромонтажных изделий» (ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий»). Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления в ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий» проводится на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами отделом по делопроизводству, а в целом в процесс документооборота вовлечено порядка 300 сотрудников предприятия. Исследование существующей на предприятии системы документооборота позволила выявить ряд проблем: трудоемкая технология передачи документов между структурными подразделениями и затруднение контроля за данным процессом; частичная автоматизация документационного обеспечения управления приводящая к сложности в получении оперативной и достоверной информации о ходе исполнения документов и о выполнении поручения по входящему документу, к значительным временным затратам на поиск документов по структурным подразделениям; использование различных специализированных сложносовместимых программных продуктов при составлении документов приводящее к дублированию информации, а зачастую, к ее искажению; отсутствие необходимой степени полноты информации о качественном и количественном составе документооборота в ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий»» у руководства предприятием и т.д.

Выявленные проблемы замедляют процесс принятия и реализации управленческих решений, уменьшает эффективность управления из-за недостаточности и разобщенности информации.

Для такой крупной организации как ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий»», имеющей разветвленную структуру наиболее эффективной формой использования стандартов и нормативных актов, регламентирующих документационное обеспечение деятельности предприятия, является использование автоматизированной информационной системы, что позволило бы все документы представлять в виде электронных текстов, доступ к которым может быть возможен с любого рабочего места корпоративной сети.

Система автоматизации документационного обеспечения управления должна функционировать в локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников структурных подразделений, участвующих в технологических процессах делопроизводственной деятельности.

В число основных автоматизируемых функций, которые должна обеспечивать система входят следующие: регистрация всей поступающей корреспонденции, включая письма, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения; регистрация всей исходящей корреспонденции, и ее внутренних документов; списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел; осуществление контроля за исполнением поручений; поиск документов.

Выбор автоматизированной системы документационного обеспечения управления (АСУД) обусловлен потребностями организации. На первом этапе определяется набор критериев для классификации: на каких технических платформах работает система и как это согласуется с политикой предприятия в этой области, какие объемы хранимой информации ориентирована система, согласуются ли эти объемы с ожидающимся потоком документов в организации; какова организация распределения, хранения и обмена документами между структурными подразделениями, эффективность сетевого взаимодействия; определяется размер финансовых затрат. При этом необходимо учитывать наличие системы защиты от доступа к информации извне, это должно непременно входить в набор АСУД, поэтому при выборе системы следует обратить внимание на этот фактор.

В качестве меры эффективности использования АСУД выступает повышение производительности труда в результате внедрения системы. Эффективность достигается не только за счет высокого быстродействия системы, но и ее широких функциональных возможностей. Полнофункциональная система позволяет автоматизировать работу с документами любых типов и практически на всех стадиях жизненного цикла, начиная от задания на разработку и кончая сдачей в архив. Кроме того, данное качество дает возможность настраивать систему на различные специфические участки, будь то классическое делопроизводство (с параллельным хождением электронных и бумажных документов) или разработка проектно-конструкторской документации (с поддержкой сканирования, векторизации, распознавания и индексирования), что актуально для ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий»». Очевидно, что полнофункциональная система должна не только уметь организовывать сложные маршруты движения документов (последовательно-параллельные, с условным ветвлением, циклами и даже самостоятельным принятием управленческих решений, когда это возможно), но и контролировать их исполнение, вести аудит, оптимизировать загрузку сотрудников и делать многое другое.

На основе анализа российского рынка АСУД наиболее оптимальным для ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий»» представляется программный продукт «Летограф» – автоматизированная система документооборота и бизнес-процессов (workflow), которая интегрирована с учетной системой «1С:Предприятие 8.0», используемой в бухгалтерии ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий»». Интеграция данной АИС ДОУ с системой «1С:Предприятие 8.0» позволяет избежать двойного ввода данных (данные из учетной системы могут сразу попадать в контур документооборота) и значительно ускорить обработку информации, разделить и упорядочить функции по вводу и обработке данных в организации. За счет интеграции с учетной системой в ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий»» упрощается и ускоряется документооборот. Документы вводятся в единое место хранения централизованно. Обеспечен доступ различным пользователям и информационным системам для решения разных задач. К каждому первичному документу можно прикрепить другие документы (файлы, тексты, изображения оригиналов), и собрать всю документальную базу в единой системе. Нет необходимости разрабатывать и поддерживать технические конвертеры, шлюзы и обработки интеграции с корпоративной учетной системой. Данный программный продукт позволяет решать задачи описать и оптимизировать бизнес-процессы, выполнить учет, планирование и анализ в различных областях управления.

К основным достоинствам системы «Летограф» относятся: наличие готовых схем документооборота, бизнес-процессов и методики внедрения; визуальный способ настроек, интеграция с существующей системой документооборота «Дело». Визуальная настройка (без кодирования) позволяет значительно сократить сроки внедрения, гарантировать успешность проекта. Снижаются затраты на внедрение за счет исключения целых этапов (конфигурирования и кодирования в «1С:Конфигураторе», и отладки кода).

Еще одним преимуществом является снижение затрат на последующее сопровождение и развитие: любые сделанные ранее настройки можно скопировать, сохранив исходные данные, и внести изменения. Таким образом, данная АИС ДОУ всегда может по функциональным возможностям соответствовать уровню развития ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий»», что максимально сокращает сроки и риски внедрения.

Расчет эффективности внедрения программы «Летограф» показал окупаемость предлагаемых мероприятий по совершенствованию документационного обеспечения управления ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий» менее чем за год, а затраты на внедрение программного продукта значительно меньше получаемой экономии времени.

В заключении необходимо отметить, что использование систем, аналогичных «Летограф» позволяет повысить оперативность управления ресурсами организации, выявить ее резервы и перспективы роста для укрепления позиций на рынке.

Список использованных источников и литературы

Источники

Федеральный закон от 29 12.1994 г. № 77-ФЗ (в ред. от 23.07.2008) «Об обязательном экземпляре документов» // Справочно-правовая система КонсультантПлюс

Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ (в ред. от 27.07.2010) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (принят ГД ФС РФ 08.07.2006) // Справочно-правовая система КонсультантПлюс

Постановление Правительства РФ от 10.11.2008 № 677 (ред. от 02.09.2010) «Об общероссийских классификаторах технико-экономической и социальной информации в социально-экономической области» // Справочно-правовая система КонсультантПлюс

ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 № 28) // Справочно-правовая система КонсультантПлюс.

ГОСТ 6.30-2008. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов // Справочно-правовая система КонсультантПлюс.

Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения //Справочно-правовая система КонсультантПлюс.

Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 N 299) в ред. от 08.09.2010) // Справочно-правовая система КонсультантПлюс

Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2007) // Справочно-правовая система КонсультантПлюс

Описание программы «Летограф». [Электронный ресурс]–Электрон.дан.–М.,сор.2010.–Режим доступа: http://www.docflow.ru/ catalogInfo.asp?option =product&details=list.

Литература

Азбука кадровика. Все документы по работе с персоналом. – М.: Вершина, 2006. – 272 с.

Андреева В. И. Практика делопроизводства: организация и ведение. Учебно-практическое пособие / В.И.Андреева – М.: Кнорус, 2006. – 272 с.

Гавердовский А. Концепция построения систем автоматизации документооборота. – Режим доступа: http://text.marsu.ru/osp/os/2001/07-08/0597.htm

Ларин М.В., Банасюкевич В.Д., Сокова А.Н. Государство и эволюция системы документации / М.В. Ларин, В.Д. Банасюкевич, А.Н. Сокова. –М., 2000. - 35 с.

Документация в информационном обществе: современные технологии документооборота: XIII Международная научно-практическая конференция «Документация в информационном обществе: Тезисы докладов – [Электронный ресурс].–Электрон. дан. [М.], сор. 2000-2010 – Режим доступа: http://www.vniidad.ru/conference/reports.html

АрскийЮ.М. Информационное пространство новых независимых государств / Ю.М. Арский и др. - М.: ВИНИТИ. 2000.- 200 с.

Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) / Т. В. Кузнецова – М., 2009. – 480 с.

Ларин М. Управление документацией / М. Ларин. − Режим доступа: http://www.DIRECTUM-Journal.ru/docs/1631677.html

Ларин М.В. Управление документацией в организациях / М. В. Ларин – М.: Научная книга, 2008. – 288 с.

Ларин М.В., Сокова А.Н. Оформление служебных документов /М.В. Ларин, А. Н. Сокова – М.:МЦФЭР, 2006. – 112 с.

Майкл Дж. Саттон. Корпоративный документооборот: принципы, технологии, методология внедрения / Майкл Дж. Саттон –СПб.:Азбука. 2008. – 446 с.

Митина Т.Е. Использование новых технологий для сокращения документооборота в системе делопроизводства / Т. Е. Митина // Законодательство и экономика, 2006. – № 8.

Митченко О.Ю. Организационное проектирование документационного обеспечения управления /О. Ю. Митченко – Тверь: Тверской госуниверситет, 2008. – 49 с.

Новикова М.М . Документационное обеспечение управления / М.М. Новикова – М.: Ось-89, 2006. – 144 с.

Пономарева Н.Г. Как избежать ошибок в кадровом делопроизводстве / Н. Г. Пономарева –М.: Альфа-Пресс, 2009. – 345 с.

Романов Д.А. Правда об электронном документообороте / Д. А. Романов, Т. Н. Ильина, А. Ю. Логинова - М.: ДМК Пресс, 2007. – 224 с.

Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления / Л. А. Румынина – М.:Академия, 2009. – 214 с.

Славко Т.И. База данных и новые комплексы документации /Т. И. Славко // Вестник архивиста. – 2008. – № 5 (41). – С. 40-41.

Терентьева Е.В. Актуальные задачи формирования нормативной базы документационного сервиса. - Сб.: Гуманитарный сервис. 10-ая международная научная конференция «Наука-сервису». Кн. 3 / Е. В. Терентьева // ГОУ ВПО «МГУС». – М., 2009, – С. 148-159.

Терентьева Е.В. Информационные технологии в ДОУ / Е. В. Терентьева – М.:Юнити-Дана., 2008– 35 с.

Янковая В.Ф. Оптимизация текстов управленческих документов (теоретический аспект): Автореф. дис. ... канд. ист.наук. 05.25.02 / В. Ф. Янковая / ВНИИДАД. - М., 1987 – 49 с.

Приложения

2 Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (принят ГД ФС РФ 08.07.2006) // Справочно-правовая система КонсультантПлюс

3 Сокова А.Н. Документоведение как научная дисциплина: объект, предмет, основные задачи // Документирование управленческой деятельности: Сб. науч. тр. / ВНИИДАД. – М., 1986. – С. 11.

4 Электронные документы: Программа научных исследований (2001-2010 гг.) / Росархив, ВНИИДАД. – М., 2000. – 35 с. СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД, № 10595.

5 Романов Д.А., Ильина Т.Н., Логинова А.Ю. Правда об электронном документообороте. - М.: ДМК Пресс, 2004; Майкл Дж. Саттон. Корпоративный документооборот: принципы, технологии, методология внедрения. СПб.:Азбука. 2007; Куняев, Н.Н. О некоторых вопросах правового регулирования электронного документооборота. – документация в информационном обществе: законодательство и стандарты. Доклады и сообщения на Доклад на XII Международной научно-практической конференции 22-23 ноября 2009 г.// Росархив. ВНИИДАД. – 2009. –Т5. –С.63.

1 Ларин М. Управление документацией. – Режим доступа: http://www.DIRECTUM-Journal.ru/docs/1631677.html

2 Митченко О.Ю. Информационные системы // Служба кадров, 2009. – № 7. – С. 61.

3 Гавердовский А. Концепция построения систем автоматизации документооборота // Открытые системы – 2006. – №1. [Электронный ресурс]. –Электрон. Дан.–[М.]– Режим доступа: http://text.marsu.ru/osp/os/2001/07-08/0597.htm

4 Терентьева Е.В. Актуальные задачи формирования нормативной базы документационного сервиса. - Сб.: Гуманитарный сервис. 10-ая международная научная конференция «Наука-сервису». Кн. 3 // ГОУВПО «МГУС». – М., 2009, – С. 148.

5 Митченко О.Ю. Организационное проектирование документационного обеспечения управления. - Тверь: Тверской госуниверситет, 2008. - С. 32.

6 Там же. – С. 21.

7Там же. – С. 24.

8 Терентьева Е.В. Актуальные задачи формирования нормативной базы документационного сервиса. - Сб.: Гуманитарный сервис. 10-ая международная научная конференция «Наука-сервису». Кн. 3 // ГОУВПО «МГУС». – М., 2009,. – С. 151.

9 Терентьева Е.В. Информационные технологии в ДОУ. – М.:Юнити-Дана.– С. 43

10 Терентьева Е.В. Указ. соч.– С. 44

11 Терентьева Е.В.Указ. соч.. – С. 49.

1 Устав ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий». Самара. Машинопись, 2009

2 Постановление Министерства труда Российской Федерации от 25.11.1994 № 75 «Об утверждении межотраслевых укрупненных нормативов времени на работы по документационному обеспечению управления» // Справочно-правовая система КонсультантПлюс.

3 Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения./Гл. арх. Упр. при Совете Министров СССР, Всесоюз. Науч. –исслед. Ин-т документоведения и арх. Дела. – М. :[б.] ,1991. – С. 36

1Описание программного продукта «Летограф» .–[Электронный ресурс]. –Электрон. дан.–М., сор.2009. –Режим доступа: http:// http://www.docflow.ru/catalogInfo.asp

Тупиков Р.В., Самедова О.М. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИЕЙ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ // Научный электронный архив.
URL: (дата обращения: 04.01.2020).